Gli account Asana sono gratuiti e individuali e consentono di accedere a spazi di lavoro condivisi e a organizzazioni per collaborare con altri utenti Asana.
Con un unico account Asana, puoi creare o unirti a più spazi di lavoro e organizzazioni per collaborare con diversi gruppi di utenti Asana. Gli spazi di lavoro e le organizzazioni di cui fai parte sono delle entità separate, ognuna con il proprio insieme unico di persone, progetti e attività.
Poiché ogni spazio di lavoro e ogni organizzazione è un'entità separata, i tuoi colleghi non possono vedere gli spazi di lavoro e le organizzazioni di cui fai parte, così come nemmeno tu puoi vedere i loro. Scopri di più sulla privacy degli spazi di lavoro qui.
Cos' è un'organizzazione?
Le organizzazioni collegano tutti i dipendenti della tua azienda che usano Asana in un unico spazio in base al dominio aziendale email condiviso.
All'interno dell'organizzazione, tu e i tuoi colleghi potete dividervi in team per collaborare ai vostri progetti e alle vostre attività.
Se tu e la tua azienda non avete un dominio email univoco condiviso, potete collaborare in uno spazio di lavoro.
Persone nella tua organizzazione
Le organizzazioni includono diversi tipi di persone: membri, ospiti e membri con accesso limitato. I dipendenti interni saranno i membri della tua organizzazione, mentre i collaboratori esterni saranno gli ospiti.
Per esempio, michael@tuaazienda.com è un membro dell'organizzazione tuaazienda.com, mentre chiunque abbia un indirizzo email diverso (come @gmail.com o @altraazienda.com) è un ospite dell'organizzazione tuaazienda.com.
Non è possibile convertire un membro di un'organizzazione in ospite. L'appartenenza a un'organizzazione è determinata automaticamente dall'indirizzo email della persona.
Membri dell'organizzazione
L'appartenenza a un'organizzazione si basa sul dominio associato al tuo indirizzo email. Per diventare membro di un'organizzazione, devi avere un indirizzo email associato a uno dei domini email approvati dalla tua organizzazione.
Le persone che si iscrivono ad Asana con un indirizzo email associato a uno dei domini email approvati dalla tua organizzazione, diventeranno automaticamente membri della tua organizzazione.
I membri di un'organizzazione possono:
- Crea nuovi team
- Visualizzare l'elenco completo dei team ai quali può richiedere di unirsi all'interno dell'organizzazione
- Visualizzare i nomi e gli indirizzi email degli altri membri e ospiti dell'organizzazione dalle impostazioni del proprio team. Gli amministratori delle organizzazioni Premium possono anche vedere l'elenco completo dei membri e degli ospiti dalle impostazioni della propria organizzazione.
- Accedere ai progetti e alle attività che sono stati resi pubblici per l'organizzazione
I membri che si sono aggiunti automaticamente alla tua organizzazione dovranno essere invitati o richiedere di unirsi a uno dei tuoi team per poter collaborare con te ai progetti e alle attività che non hai impostato come pubblici. Scopri di più qui.
Ospiti dell'organizzazione
Puoi collaborare con clienti, collaboratori o chiunque non abbia un indirizzo email con un dominio email approvato da un'organizzazione (es. @gmail.com o @yahoo.com). Queste persone diventeranno ospiti dell'organizzazione. Gli ospiti hanno accesso limitato alla tua organizzazione e possono vedere solo quello che viene condiviso con loro.
Un ospite dell'organizzazione può unirsi ai team solo se invitato. Non può creare, visualizzare o inviare richieste per unirsi ad altri team.
Gli ospiti dell'organizzazione possono invitare altri ospiti nella tua organizzazione condividendo i progetti e le attività ai quali hanno accesso.
Identificare i membri e gli ospiti
Accanto al nome di un ospite, nei risultati di ricerca o nell'elenco dei membri, è presente un'icona a forma di globo.
Membri con accesso limitato
Ogni team ha i propri membri e progetti. Coloro che non hanno accesso a tutti i progetti di un team appariranno come membri con accesso limitato nella scheda Membri in Impostazioni del team.
I membri con accesso limitato possono vedere i progetti e le attività a cui sono stati aggiunti, ma non le conversazioni o altri progetti del team.
Se deciderai di eseguire l'upgrade di un team della tua organizzazione ad Asana Premium, dovrai inserire i membri con accesso limitato nel tuo piano.
Unirsi a un'organizzazione esistente
Ci sono doversi modi per unirsi a un'organizzazione creata da qualcuno della tua azienda:
- Iscriviti ad Asana con l'indirizzo email della tua azienda. Potrai unirti automaticamente all'organizzazione.
- Chiedi a un membro dell'organizzazione di invitarti a far parte di un team.
- Se già usi Asana con un altro indirizzo email, aggiungi l'indirizzo email della tua azienda al tuo account Asana e verrai aggiunto automaticamente all'organizzazione.
Crea un'organizzazione
Crea un'organizzazione su Asana in uno dei seguenti modi. Alcuni utenti dovranno contattarci per ricevere assistenza utilizzando l'opzione Contattaci.
La creazione di un'organizzazione interesserà tutti coloro che usano un indirizzo email corrispondente al tuo dominio email aziendale.
Iscriviti ad Asana prima dei tuoi colleghi
Crea un nuovo account Asana con l'indirizzo email della tua azienda e creeremo automaticamente un'organizzazione per te. Questo si basa sul tuo dominio email.
In alcuni casi potresti iscriverti in questo modo e finire per creare uno spazio di lavoro invece di un'organizzazione. In tal caso, puoi convertire il tuo spazio di lavoro in un'organizzazione.
Creare organizzazioni aggiuntive
È possibile creare e unirsi a più di un'organizzazione da un solo account. Se hai un indirizzo email aziendale, aggiungilo al tuo account e segui questi passaggi per creare una nuova organizzazione.
Ogni organizzazione deve essere associata a un solo dominio email. Solo gli utenti con un account Asana associato al dominio email della tua azienda diventeranno membri dell'organizzazione.
Aggiungere o modificare il dominio email della tua organizzazione
Se vuoi aggiungere il nuovo dominio email della tua organizzazione (per esempio, se sostituirete acme.com con acmestaff.com), aggiungi il tuo nuovo indirizzo email al tuo account Asana prima di contattare il nostro team di assistenza.
Prima aggiungi il tuo nuovo indirizzo email aziendale al tuo account, poi usa questo modulo di assistenza per consentirci di aiutarti ad apportare le rispettive modifiche alla tua organizzazione.
La maggior parte delle richieste viene elaborata entro tre giorni lavorativi. Un membro del nostro team ti contatterà una volta aggiornata la tua organizzazione o se abbiamo bisogno di ulteriori informazioni.
Contattaci prima di cambiare il dominio email. È più facile apportare le modifiche quando il vecchio dominio email e quello nuovo sono entrambi attivi.
Invitare le persone a unirsi alla tua organizzazione
Puoi aggiungere un utente alla tua organizzazione invitandolo a entrare a far parte di uno dei tuoi team.
Link di invito condivisibili
I link di invito consentono di invitare più persone a far parte di un team o di un progetto con facilità. Gli utenti possono condividere il link attraverso diversi canali (email, Slack, messaggi, ecc.). Possono persino pubblicarlo nel wiki di onboarding del proprio team o in un documento di Google.
Il link di invito condivisibile dovrebbe essere usato per i membri, mentre l'email per gli ospiti.
Invitare una persona a unirsi un progetto tramite link
Per condividere un progetto:
- Clicca sull'icona Condividi dal progetto.
- Copia link
Quando una persona si unisce a un progetto tramite un link di invito condivisibile, le verranno assegnate le autorizzazioni predefinite per apportare modifiche e/o commentare.
Invitare una persona unirsi a un progetto tramite link
Invitare un utente a far parte di un team:
- Clicca sul pulsante + Crea aggiunta rapida e seleziona Invita
- Vai alla scheda Invita tramite link
- Seleziona un team dall'elenco a discesa.
- Clicca su Copia link per invitare le persone a unirsi al tuo team condividendo il link con loro.
Invitare gli ospiti
Per invitare gli ospiti a unirsi al tuo progetto/team, usa l'opzione Invita tramite email.
Gli ospiti dell'organizzazione non possono unirsi ai team o ai progetti usando i link di invito condivisibili: possono farlo solo i membri dell'organizzazione con un indirizzo email che corrisponde al dominio dell'organizzazione. Per invitare gli ospiti scegli Invita tramite email.
Disattiva link
Cliccando su Disattiva, il link sarà disattivato definitivamente. Nessuno sarà in grado di utilizzare di nuovo il link.
Abbandona un'organizzazione
Per abbandonare un'organizzazione:
- Clicca sulla tua foto profilo
- Nel menu a tendina, passa il cursore su Altro
- Seleziona Rimuovimi da questa organizzazione
Una volta abbandonata l'organizzazione, non potrai più accedere ai relativi progetti e attività.
Se sei un membro dell'organizzazione, questa azione rimuoverà il tuo indirizzo email associato all'organizzazione dal tuo account Asana. Prima di abbandonarla, assicurati di aggiungere un indirizzo email personale al tuo account per continuare ad accedere al tuo account Asana.
Rimuovendo un indirizzo email aziendale dal tuo account, verrai automaticamente rimosso dall'organizzazione.
Rimuovere qualcuno da un'organizzazione
Puoi rimuovere qualsiasi utente dalla tua organizzazione in modo che non possa accedervi e non possa visualizzare i relativi progetti e attività.
Quando una persona viene rimossa dalla tua organizzazione, le attività, i progetti, i messaggi, i file e i commenti che aveva creato vengono conservati, ma le attività che le erano state assegnate non avranno più un incaricato.
Per assicurarti che nessuna attività vada persa, ti consigliamo di andare alla sezione Le mie attività della persona e riassegnarle prima della rimozione.
Tieni presente che effettuando il deprovisioning di un utente dalla tua organizzazione, il suo indirizzo email aziendale verrà rimosso dal suo account; se l'indirizzo viene aggiunto nuovamente al suo account, riapparirà nella tua organizzazione. Inoltre, se l'utente non ha un indirizzo email alternativo associato al suo account utente Asana, rimuovendolo dall'organizzazione non potrà accedere ad Asana.
Per rimuovere qualcuno da un'organizzazione, devono essere rispettate le seguenti condizioni:
- Devi essere membro di un'organizzazione.
- Tu e la persona che vuoi rimuovere dovete far parte dello stesso team.
Se non fai parte dello stesso team o hai già rimosso un utente dal team, invita la persona a unirsi al team al solo scopo di rimuoverla dalla tua organizzazione subito dopo.
Segui queste istruzioni per rimuovere il membro del tuo team dall'organizzazione:
- Passa il mouse sopra il nome del team nella barra laterale
- Clicca sull'icona della freccia
- Seleziona Invita colleghi del team.
- Vai alla scheda Membri
- Clicca sulla freccia a discesa accanto a Membro accanto al nome dell'utente che desideri rimuovere
- Seleziona Rimuovi dal team (questo pulsante apparirà anche come Annulla invito se l'utente non ha ancora accettato il suo invito)
- Seleziona Rimuovi accesso per rimuoverlo dal team.
- Clicca su Deprovisioning per rimuoverli dall'organizzazione.
Nelle organizzazioni Premium, solo gli amministratori posso rimuovere i membri.
Termini di utilizzo accettabili per gli ospiti
Gli ospiti sono soggetti alla clausola 2.4(b) (Termini di utilizzo accettabili) dei Termini di abbonamento di Asana. Gli account ospiti sono intesi per essere utilizzati per collaborare con partner esterni, ad esempio clienti o fornitori. Ai clienti che utilizzano il servizio di Asana non è consentito fornire ai propri dipendenti, o ai dipendenti delle sue affiliate, l'accesso al servizio di Asana in qualità di ospiti, invece che acquistare un abbonamento da utente finale per questi dipendenti.
Organizzazioni per le università e le istituzioni educative
Attualmente non è possibile creare un'organizzazione con un indirizzo email universitario. Per creare un'organizzazione, è necessario un indirizzo email aziendale univoco o appartenente a un sottodominio. Poiché l'appartenenza a un'organizzazione è determinata dal dominio di posta elettronica, creando un'organizzazione con un dominio universitario generico, tutti gli studenti, gli insegnanti, gli impiegati amministrativi, ecc. che si iscrivono ad Asana verrebbero aggiunti all'organizzazione. Tuttavia, puoi creare un'organizzazione se è disponibile un sottodominio universitario per un dipartimento specifico (ad esempio @staff.domain.edu).
Console di amministrazione
Gli utenti con un abbonamento a pagamento possono accedere alla console di amministrazione per apportare modifiche al proprio abbonamento, gestire la fatturazione, ottenere approfondimenti sull'organizzazione e gestire i membri.
Aggiorna la tua organizzazione per accedere alla console di amministrazione.