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I campi personalizzati ti permettono di aggiungere informazioni addizionali alle attività dei tuoi progetti Asana. Puoi creare un campo per fase, priorità, costo o qualsiasi altro valore che sia importante per il tuo flusso di lavoro, il tuo team e la tua azienda. Questo consente ai membri del team di sapere con chiarezza come procede il lavoro all'interno della loro organizzazione.
Con Asana puoi creare due tipi di campi personalizzati:
- I campi personalizzati locali sono specifici per un singolo progetto o portfolio.
- I campi personalizzati globali vengono aggiunti alla raccolta dei campi della tua organizzazione, in modo da poterli riutilizzare.
Partecipa al nostro corso di formazione virtuale su Asana e scopri come monitorare, classificare e filtrare il lavoro utilizzando i campi personalizzati. Registrati ora.
I campi personalizzati sono il modo migliore per contrassegnare, ordinare e filtrare le attività. Scopri come funzionano con una prova gratuita di Asana di 30 giorni. Prova gratuitamente
Creare un campo personalizzato globale riutilizzabile da tutta l'organizzazione
Per creare un campo personalizzato globale clicca sul pulsante Aggiungi campi se non hai ancora aggiunto dei campi al progetto.
Dalla scheda Aggiungi campo personalizzato puoi:
- Aggiungere il titolo del campo
- Selezionare il tipo di campo
- Aggiungi una descrizione
- Aggiungere il campo alla raccolta dei campi della tua organizzazione per renderlo riutilizzabile (globale)
Creare un campo personalizzato locale per un progetto o portfolio specifico
Per creare un campo personalizzato locale, clicca sull'icona + nell'angolo in alto a destra se non hai ancora aggiunto campi al progetto.
Dalla scheda Aggiungi campo personalizzato puoi:
- Aggiungere il titolo del campo
- Selezionare il tipo di campo
- Aggiungi una descrizione
- Non aggiungere il campo alla raccolta della tua organizzazione per renderlo specifico per il tuo progetto (locale)
- Eliminare il campo
- Salva le modifiche
Tipi di campo e limitazioni
Esistono diversi tipi di campi tra cui scegliere, alcuni dei quali includono opzioni aggiuntive.
| Campo | Opzione aggiuntiva |
|---|---|
| Selezione singola | Elementi a discesa, selezione singola per campo |
| Selezione multipla | Elementi a discesa, è possibile effettuare selezioni multiple per campo |
| Testo | |
| Data | Scegli una data diversa da quella di scadenza dell'attività |
| Collaboratori | Scegli una persona all'interno dell'organizzazione (questo la aggiungerà anche come collaboratore) |
| Numero | Decimali |
| Percentuale | Decimali |
| Valuta | Decimali |
| Scegli un'opzione dalla raccolta | Visualizza i campi recenti nella tua organizzazione |
- Attualmente è possibile inserire fino a 100 campi in un singolo progetto.
- Puoi inserire fino a 60 campi per attività (collegando più progetti a una singola attività).
- Un campo personalizzato a discesa può includere fino a 500 opzioni.
- Le regole possono anche essere utilizzate per aggiornare il contenuto di un campo personalizzato di testo o di un campo personalizzato numerico.
I campi personalizzati a selezione multipla consentono di selezionare più valori diversi alla volta per un unico campo personalizzato. Scegliendo questo tipo di campo, tutte le opzioni pertinenti verranno aggiunte nel pannello di modifica del campo. Per utilizzare un campo personalizzato a selezione multipla in un progetto, scorri fino al campo che desideri modificare e seleziona tutte le opzioni applicabili.
Scegli un campo esistente dalla tua raccolta
Puoi rendere disponibili i campi personalizzati in tutta l'organizzazione, in modo che i tuoi colleghi possano utilizzare un campo personalizzato in più progetti. Inoltre, puoi creare campi locali per un singolo progetto o portfolio.
Puoi scegliere i campi personalizzati globali dalla raccolta dei campi della tua organizzazione.
Vai al menu Personalizza nella barra degli strumenti e fai clic su Aggiungi campo.
Da qui:
- Clicca su Scegli dalla raccolta.
- Seleziona il campo che vuoi aggiungere al tuo progetto dai risultati del completamento automatico
Campi personalizzati creati da Asana
Puoi accedere a un elenco di campi personalizzati configurati da Asana qui.
Questi campi saranno aggiunti alla tua organizzazione se crei un progetto usando un modello di Asana che contiene quel campo.
Visualizzare i campi personalizzati in un progetto
Puoi visualizzare i campi personalizzati come colonne di un progetto:
Dalla vista Elenco del tuo progetto:
I campi personalizzati saranno visualizzati come colonne nella tua lista delle attività del pannello principale.
Puoi anche visualizzare i campi personalizzati da un'attività:
I campi personalizzati verranno visualizzati nel pannello dei dettagli dell'attività sulla destra.
Se un'attività fa parte di più progetti che hanno campi personalizzati diversi, tutti i campi appariranno nel pannello dei dettagli dell'attività.
Visualizza campi a livello
I campi a livello di visualizzazione ti consentono di visualizzare diversi campi personalizzati per le viste Bacheca ed Elenco dello stesso progetto.
Facendo clic sul menu a discesa Mostra campi per la visualizzazione elenco o bacheca, puoi trascinare i campi personalizzati per riorganizzarli all'interno di quel menu e attivare e disattivare la visibilità dei campi.
Queste modifiche verranno salvate automaticamente solo per quella vista, il che significa che è possibile visualizzare campi diversi per la vista elenco e la vista bacheca dello stesso progetto. Puoi modificare i campi di una vista senza influire sull'altra.
Le schermate seguenti mostrano in che modo l'elenco dei campi personalizzati differisce tra la vista elenco e la vista bacheca dello stesso progetto.
Vista Elenco
Vista Bacheca
Facendo clic su Gestisci campi personalizzati si accede al menu Personalizza del progetto, in cui è possibile aggiungere campi personalizzati, modificare l'ordine di visualizzazione dei campi nel riquadro attività e altro ancora.
Modifica campi
Puoi modificare un campo personalizzato dalla barra degli strumenti o dall'intestazione della colonna.
Clicca sull'icona della matita accanto al nome del campo per modificarlo.
Puoi anche modificare un campo personalizzato usando l' intestazione della colonna. Clicca sulla freccia a discesa accanto al campo personalizzato e seleziona Modifica campo.
Per i campi personalizzati globali della tua organizzazione, le modifiche apportate verranno applicate a tutti i progetti nei quali è presente il campo.
Come eliminare un campo definitivamente
Per eliminare definitivamente un campo:
- Clicca sull'icona della matita accanto al nome del campo
- Fai clic su Elimina il campo
- Inserisci il nome del campo
- Clicca su Elimina
Modifica i campi a tendina
Quando modifichi un campo a tendina puoi:
- Modificare il colore dell'opzione del campo
- Rimuovere un'opzione dal campo
- Aggiungere una nuova opzione al campo
- Eliminare completamente il campo
Riorganizzare le opzioni dell'elenco a discesa
Trascina le opzioni dell'elenco a discesa per riorganizzarle nel tuo campo personalizzato.
Se rimuovi un valore a discesa dalle opzioni del campo, non verrà eliminato dalle attività in cui viene utilizzato. Il valore del campo può quindi essere modificato, ma non è possibile ripristinare nel campo un valore eliminato.
Modifica numero dei campi
Quando modifichi un campo numerico, puoi:
- Modifica il campo in base a valuta, numero, percentuale, etichetta personalizzata o nessuna formattazione.
- Modifica il numero di cifre decimali visualizzate
- Eliminare completamente il campo
Riducendo le cifre decimali del tuo campo manterrai tutti i valori attuali, ma saranno arrotondati per eccesso o per difetto. Aumenta le cifre decimali del tuo campo e il valore originale apparirà di nuovo.
Rimuovi i campi personalizzati da un progetto
Rimuovi il tuo campo da un progetto se non è più necessario o applicabile.
Puoi anche selezionare l'opzione Rimuovi campo dal progetto cliccando sulla freccia a discesa accanto al nome del campo personalizzato nell'intestazione della colonna.
Se si rimuove un campo, lo si rimuove solo dal progetto corrente e non definitivamente. Il campo rimarrà negli altri progetti dell'organizzazione nei quali è già presente e potrà ancora essere aggiunto ad altri progetti dell'organizzazione.
Valori conservati
Se rimuovi un campo dal progetto, i valori del campo non saranno eliminati dalle attività del progetto.
Se il tuo campo è popolato, il campo personalizzato e il suo valore appariranno ancora nel pannello destro dei dettagli della tua attività.
Se il tuo campo è vuoto, il campo personalizzato sparirà dal pannello destro dei dettagli della tua attività.
Nascondere un campo personalizzato
Puoi nascondere un campo personalizzato cliccando sulla scheda Personalizza nella barra degli strumenti e poi sull'icona Attiva/disattiva.
Ordinare per campi personalizzati
Dalla tua barra degli strumenti del progetto
Ordina il tuo progetto per campo personalizzato dalla vista Elenco.
Per ordinare il progetto in base al campo personalizzato:
- Clicca su Ordina nella barra degli strumenti del progetto.
- Seleziona il tuo campo personalizzato
Se vuoi salvarla come vista predefinita, clicca sulla freccia a discesa accanto all'intestazione del progetto e seleziona "Salva layout come predefinito".
Per ordinare usa il cursore dell'intestazione della colonna
Puoi anche ordinare per campo personalizzato usando il cursore nell'intestazione del progetto.
Quando si modifica il valore del campo personalizzato di un' attività, il progetto verrà automaticamente riordinato.
Visualizzazioni del campo personalizzato e della ricerca
Usa le viste ricerca per cercare attività usando lo stesso campo personalizzato in più progetti.
Inizia cliccando sulla barra di ricerca per accedere alle opzioni di ricerca avanzata. Da qui, clicca su Aggiungi filtro, quindi seleziona Aggiungi campo personalizzato.
Il campo personalizzato deve essere aggiunto alla raccolta dei campi della tua organizzazione per apparire nelle opzioni di ricerca avanzata.
Etichette dei campi valuta e percentuale
Puoi creare un campo personalizzato numerico per la valuta o la percentuale.
Dalla vista a griglia del tuo progetto:
- Clicca sull'icona Personalizza nella barra degli strumenti
- Clicca su Aggiungi campo
Dalla scheda Aggiungi campo personalizzato:
- Aggiungi titolo campo
- Aggiungi tipo di campo
- Aggiungi unità, decimali o anteprima
- Scegli l'accesso per la modifica del tuo campo
- Crea campo
Calcolare media e totale
Cliccando su Somma alla fine della colonna, è possibile calcolare:
- La somma
- La media
- Valori minimi
- Valori massimi
- Numero di sommatorie
Autorizzazioni
Chi può modificare i campi personalizzati di un progetto
In un team, una divisione o un'organizzazione AsanaStarter, Advanced, azienda ed Enterprise+, chiunque abbia accesso a un progetto può aggiungere, modificare o rimuovere i relativi campi personalizzati, a condizione che abbia accesso all'editor e non al commentatore all'interno del progetto. Ciò valeva anche per gli utenti con un team, una divisione o un'organizzazione su livelli legacy Premium, azienda ed Enterprise legacy.
Nei progetti privati: il titolare del progetto e i membri del progetto possono visualizzare e modificare i campi del progetto.
Progetti pubblici in una richiesta per unirsi o team privati: il titolare del progetto, i membri del progetto e i membri del team del progetto possono visualizzare e modificare i campi del progetto.
Progetti pubblici in un team pubblico: il titolare del progetto, i membri del progetto, i membri del team del progetto e tutti i membri dell'organizzazione possono visualizzare e modificare i campi del progetto.
Gli ospiti dell'organizzazione (quelli che non hanno un indirizzo email aziendale) non possono creare, modificare o eliminare i campi personalizzati. Né possono cercarli usando lo strumento di ricerca avanzata. Potranno solo inserire o modificare i valori dei campi personalizzati esistenti.
Blocco dei campi personalizzati
I clienti dei livelli Asana Advanced, azienda ed Enterprise+, nonché degli e piani legacy azienda ed Enterprise legacy, possono scegliere se bloccare i campi personalizzati al momento della creazione o della modifica di un campo esistente.
Quando accedi alle impostazioni di un campo personalizzato, puoi scegliere se renderlo modificabile da tutti i membri o solo da te.
Il blocco del campo personalizzato può essere annullato dal membro che lo ha bloccato o da un amministratore di Asana in qualsiasi momento. Per sbloccare un campo personalizzato come amministratore, contatta il nostro team di assistenza.
Usare i campi personalizzati
I campi personalizzati ti aiutano a monitorare il lavoro in base alle esigenze del tuo team. Il nome e il valore di qualsiasi campo dipende da te, e le possibilità sono quasi infinite. Ecco alcuni esempi che mostrano i tipi di campo in diversi flussi di lavoro:
I campi personalizzati sono il modo migliore per contrassegnare, ordinare e filtrare le attività. Scopri come funzionano con una prova gratuita di Asana di 30 giorni. Prova gratuitamente
Priorità
Puoi usare i campi personalizzati per indicare il livello di priorità di un'attività. Per esempio, un team di sviluppo che usa Asana per il monitoraggio dei bug, può creare un campo a discesa per impostare il livello di priorità (basso, medio, alto) del bug.
Una volta implementato, puoi filtrare le attività nella vista elenco per concentrarti solo su quelle con un valore specifico. Fai clic su Filtro nella parte superiore dell'elenco delle attività, quindi su Filtro personalizzato. Ciò ti consentirà di visualizzare solo le attività con priorità "alta", ad esempio.
Usa i colori per distinguere le opzioni dei campi a discesa. Il rosso può significare “alta priorità”, per esempio.
Approvazioni
Le approvazioni sono disponibili sui livelli Asana Advanced, azienda ed Enterprise+, nonché sui livelli azienda ed Enterprise legacy. Visita la pagina dei prezzi per ulteriori informazioni.
Si tratta di un processo che velocizza il ciclo del flusso di lavoro. Il responsabile delle approvazioni può eseguire una delle seguenti operazioni: approvare, richiedere modifiche o rifiutare.
Come creare un'approvazione
- Clicca sull'icona con tre puntini dal tuo pannello delle attività
- Clicca su Contrassegna come approvazione.
Puoi anche consultare la sezione Come completare un'approvazione e identificare un'approvazione
Cerca
Se vuoi individuare solo le attività contrassegnate con un campo specifico in diversi progetti, puoi effettuare una ricerca avanzata con il nome di quel campo. Per esempio, un content marketing manager potrebbe effettuare una ricerca avanzata solo per le attività contrassegnate come "Redazione in corso", per scoprire quanti nuovi contenuti sono in preparazione nell'intero team.
Valutazione dei costi
Un altro modo di usare i campi personalizzati è quello di monitorare le richieste di lavoro e il costo del tempo. Un team di design potrebbe avere un'attività modello per le richieste di progettazione. Potrebbero usare un campo personalizzato numerico per il richiedente che indicherà di quanto tempo necessita per terminare il lavoro. I designer possono dare priorità alle ore e sapere quanto stanno lavorando prima di decidere se accettare o meno altro lavoro.
Per selezionare più attività con campi numerici e aggiungere la somma:
Dopo aver selezionato più attività con i campi numerici che si desidera aggiungere, nella parte inferiore dello schermo verrà visualizzato il riquadro seguente che mostra il numero di attività selezionate e i campi numerici inclusi. Comprenderà anche la possibilità di:
- Sposta le attività in un'altra sezione
- Modifica un progetto o una sezione
- Copia link delle attività
- Elimina attività
- Clicca sull'icona con tre puntini per ulteriori azioni
Monitoraggio delle informazioni
Se usi Asana per il monitoraggio dei candidati o degli account, puoi usare un campo di testo per inserire informazioni specifiche come un indirizzo email, un numero di telefono, una società o un indirizzo.
Usare le etichette o i campi personalizzati
Le etichette e i campi personalizzati ti permettono di categorizzare, filtrare e identificare le informazioni su Asana. In generale, i campi personalizzati sono l'ideale per un uso standard in tutta l'organizzazione, mentre le etichette si prestano a un uso più informale. Noi ti consigliamo di usare i campi personalizzati, che sono più affidabili e visibili delle etichette. A seconda del tuo flusso di lavoro, potrai scoprire che il tuo team li usa in modi diversi, ma ecco alcuni esempi per aiutarti a decidere.
Usa i campi personalizzati se:
- Vuoi aggiungere dati specifici a tutte le attività di un progetto
- Devi fornire un contesto aggiuntivo per raggruppare attività simili per una facile visualizzazione, in maniera più informale e senza lo stesso livello di granularità consentito dai campi personalizzati
- Hai informazioni standard che hai bisogno di monitorare nelle attività dei progetti (per esempio, livello di priorità, costi di tempo, fase di lavoro)
- Vuoi assicurarti che i tuoi colleghi del team compilino informazioni specifiche per ogni attività di progetto
- Vuoi ordinare o cercare per campi di dati specifici
Usa le etichette se:
- Hai bisogno di un'etichettatura ad-hoc, hai opzioni illimitate, o non hai la sicurezza di quello che deve essere etichettato al momento della creazione
- Vuoi vedere l'etichetta dalla sezione Le mie attività
- Devi contrassegnare solo alcune attività di un progetto
- Vuoi contrassegnare le attività modello
Usare i campi personalizzati nelle sottoattività
Anche se puoi vedere il nome del progetto principale in alto nel pannello dei dettagli della sottoattività, tieni presente che le sottoattività non ereditano automaticamente l'associazione al progetto, l'etichetta, l'incaricato o i collaboratori delle relative attività principali.
Il primo livello di sottoattività erediterà automaticamente i campi personalizzati dell'attività principale. Per poter estrarre le informazioni del campo personalizzato, il livello successivo delle sottoattività (sottoattività) dovrà essere aggiunto al progetto utilizzando scheda+P per aprire il campo del progetto o facendo clic sui tre punti nell'angolo superiore destro del riquadro delle sottoattività e selezionando Aggiungi al progetto.
Monitorare i link usando i campi personalizzati
Puoi monitorare i link nei campi personalizzati usando un campo di testo. Se inserisci un URL nel campo di testo, puoi poi accedere al link direttamente dal pannello dell'attività. Dopo aver cliccato su un link da un campo personalizzato, la pagina si aprirà in una nuova finestra o scheda.
Per monitorare un link URL usando un campo di testo:
- Inserisci l'URL nel campo di testo
- Clicca sull'icona Visita link direttamente dal pannello principale o dal pannello dell'attività sulla destra.
Le notifiche del campo personalizzato mantengono aggiornati tutti i collaboratori del tuo progetto sullo stato di avanzamento delle attività e sul prossimo passo da fare. Ottimizzano il processo di approvazione affinché tu possa far avanzare velocemente il lavoro tra le varie fasi e garantire il rispetto delle scadenze.
L' utente che modifica un campo personalizzato non riceverà nessuna notifica.
Notifiche sul campo personalizzato
Puoi attivare le notifiche in qualsiasi momento, sia per i campi a discesa nuovi che per quelli esistenti.
Seleziona la casella Notifiche quando crei un nuovo campo a discesa in modo che i collaboratori dell'attività ricevano una notifica quando il valore del campo viene modificato.
Per attivare le notifiche per un campo esistente:
- Clicca su Personalizza file.
- Clicca sulla scheda Campi.
- Clicca sull'icona della matita per modificare le impostazioni del campo e seleziona la casella Notifiche
Le notifiche del campo personalizzato non sono disponibili per i campi a discesa.
Se sei il collaboratore di un'attività, riceverai una notifica nella posta in arrivo ogni volta che il valore di un campo viene modificato.
Chi riceverà le notifiche dei campi personalizzati?
Se un campo personalizzato è pubblico per la tua organizzazione o team e un utente seleziona la casella delle notifiche, chiunque usi quel campo in quel momento riceverà una notifica ogni volta che il relativo valore viene modificato. Se vuoi ricevere una notifica quando il valore di un campo viene modificato per un'attività specifica, devi essere un collaboratore di quell' attività.
I membri del progetto riceveranno notifiche relative ai campi personalizzati solo se seguono l'attività nella quale è presente il campo il cui valore è stato modificato.
Desideri saperne di più? Scopri tutte le funzionalità dei campi personalizzati di Asana.