Supporta il tuo team nell'adozione di Asana

Introdurre un nuovo strumento nella tua organizzazione può essere impegnativo, ma può anche presentare opportunità entusiasmanti. L'utilizzo di Asana è più efficace quando si ottiene il consenso dell'intero team, quindi creare un quadro positivo sull'adozione di questi progressi digitali è essenziale per una transizione fluida e un'esperienza positiva.

Annunciare il lancio di Asana è un'opportunità di crescita e collaborazione, che migliora l'efficienza e semplifica i processi. Scopri di più sull'Il cambiamento secondo Asana qui sotto per garantire un'implementazione fluida e coinvolgere il tuo team.    

1. Definisci il tuo "Perché?"

Prima di integrare i tuoi team, avrai bisogno di una risposta chiara e convincente a questa domanda: quali punti critici risolverà l'implementazione di Asana e come? Dovrai anche immaginare come sarà il successo e considerare cosa sarà possibile fare in futuro utilizzando Asana, cosa che ora non è possibile fare. 

Riunisci la tua rete di cambiamento

Le implementazioni di successo richiedono l'aiuto di persone che hanno acquistato Asana come te. Identificare una coalizione di persone per sostenere il lancio. La tua rete di cambiamento dovrebbe includere persone motivate a garantire il successo, avere una rappresentanza diversificata in team importanti, conoscere i processi dei loro team e poter influenzare il cambiamento. Punta a un numero di persone compreso tra 3 e 10, sii strategico. 

2. Analizza la tua situazione attuale 

Valuta i processi attuali e come Asana si integrerà con gli altri strumenti che il tuo team sta già utilizzando. La maggior parte dei team dispone di strumenti per creare e gestire il lavoro, nonché per inviare messaggi e comunicare con i colleghi. Asana collega contenuti e comunicazioni, coordinando e monitorando chi sta facendo cosa e per quando. Sviluppa una struttura del team per gettare le basi per invitare i colleghi del team e creare progetti. Quando imposti le strutture del tuo team, chiediti: "Chi deve essere in grado di vedere e cercare questo lavoro?". 

3. Progetta i tuoi flussi di lavoro

Identifica il processo dei passaggi per portare a termine il lavoro nella tua organizzazione. La creazione di un flusso di lavoro contribuirà a definire lo standard per il modo in cui le persone lavorano su Asana. Quando si considera il primo flusso di lavoro, deve avere determinate caratteristiche:

Altamente collaborativo: cerca processi che richiedono molta collaborazione, coinvolgendo il maggior numero di persone. Asana migliorerà rapidamente la visibilità e il coordinamento. 

Facilmente modellabile: identifica i progetti che utilizzi regolarmente. Puoi creare modelli di progetto per semplificare il tuo flusso di lavoro e far risparmiare tempo al tuo team.

Interrotto: qualsiasi processo interrotto o disperso tra vari strumenti è un ottimo candidato perché Asana può rendere il flusso di lavoro più efficace. L'utilizzo di un processo interrotto risolverà immediatamente i punti critici ed evidenzierà come Asana può aiutarti a lavorare in modo più efficiente. 

Criticità per l'azienda: spostare un processo che influisce sugli obiettivi del team su Asana può mostrare un impatto immediato.

Motiva l'utilizzo di Asana: uno dei tuoi obiettivi principali con il lancio di Asana è ottenere regolarmente una massa critica utilizzando Asana. Cerca un flusso di lavoro che permetta alle persone di utilizzare Asana in anticipo e spesso, come un progetto di richiesta o riunioni settimanali. 

4. Supporta il tuo team e celebra i successi 

La creazione di un piano di comunicazione e formazione è un ottimo modo per evitare le insidie comuni dell'implementazione della tecnologia. 

  1.  Imposta una data di lancio per il tuo lancio. Costruisci lo slancio e pianificalo come un evento entusiasmante.
  2. Invia aggiornamenti regolari mentre fai il conto alla rovescia per la tua data di "go live".
  3. Usa il materiale che hai creato quando definisci il tuo "perché Asana". Scopri perché Asana è importante e perché ora. Senza l'urgenza, i compagni di squadra non vedranno la necessità di cambiare il loro modo di lavorare. 
  4. Parla di come questo sia stato uno sforzo del team da parte di tutte le persone della rete di cambiamento. Aiuta i compagni di squadra a vedere come sono stati rappresentati.
  5.  Non inviare solo poche e-mail. Considera diversi mezzi come video o canali di chat in modo che le persone abbiano diversi modi per conoscere il lancio.

5. Preparati al successo

Impostare le convenzioni è fondamentale per evitare che Asana diventi ingestibile. Alcune convenzioni comuni sono: 

Quando creare cosa:

  • Se hai un gruppo di persone nuove su Asana che si impegneranno più volte, crea un nuovo team (questo dovrebbe essere piuttosto raro)
  • Se hai un grande sforzo (almeno 10 cose da fare più grandi) che coinvolge un sottoinsieme di un team esistente o l'intero team, crea un nuovo progetto all'interno di quel team
  • Se hai uno sforzo minore che si inserisce logicamente in un progetto esistente, aggiungi quell' attività
  • Per suddividere un'attività in passaggi più piccoli, utilizza le sottoattività

Assegnazione del lavoro 

Uno dei maggiori ostacoli per le persone che entrano in Asana è l'assegnazione del lavoro a un altro utente. Dagli un nome e normalizzalo; le attività possono essere richieste, idee, ecc. È utile che i manager lo accettino e richiedano ai loro subordinati diretti di assegnare loro delle attività. 

Convenzione di denominazione

Nomina le attività con parole d'azione e descrivi ciò che l'incaricato deve fare usando queste parole d'azione. 

Date di scadenza

Il contratto collettivo sulle convenzioni sulle date di scadenza garantirà che il lavoro non venga trascurato. L'assegnante deve sempre impostare una data di scadenza e annotare se questa data di scadenza è flessibile nella descrizione dell'attività. Mantieni aggiornate le date di scadenza; se una data di scadenza sta per essere persa, annotalo nei commenti e aggiorna l'attività. Ciò aiuta a evitare che le persone tornino alle loro vecchie abitudini.

Reattività

Rendi Asana un luogo ricco e pertinente per la comunicazione e affermala come unica fonte di riferimento. Stabilisci le aspettative sulla frequenza con cui le persone dovrebbero controllare Asana. Incoraggiare il riconoscimento e la comunicazione che le notifiche sono state viste. 

6. Misura i risultati e promuovi l'utilizzo.

Parla con il tuo team per verificare cosa funziona e cosa no. Controlla le tue metriche di successo per chiarire i successi e le opportunità di ulteriori miglioramenti. Non dimenticare di festeggiare il successo del tuo team e di condividerlo con gli stakeholder. 

Alcuni modi comuni per misurare il successo: 

1. Monitoraggio dell'attività: scopri quante persone usano Asana e con quale frequenza. 

2. Soddisfazione: raccogli feedback, pubblica sondaggi e scopri come funziona Asana per le persone, oltre a scoprire cosa non funziona. 

3. Dimostrare un impatto tangibile: come è migliorata la collaborazione dopo aver implementato Asana? 

Ulteriori risorse

 

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