La posta elettronica consente alle persone di comunicare in un'organizzazione (e persino nel mondo), ma non è stata progettata per la gestione di attività, progetti e lavoro. Noi di Asana non usiamo la posta elettronica per comunicazioni interne. E anche se ciò potrebbe non essere fattibile per il tuo team, questo articolo ti mostrerà come fare a meno della posta elettronica, fornendoti al contempo suggerimenti per quelle situazioni nelle quali potresti ancora averne bisogno.
Aiuta il tuo team a inviare meno email
Ormai, siamo quasi tutti abituati alle email e può essere difficile abbandonare le vecchie abitudini. Ma è importante che il tuo team capisca quando usare Asana e quando usare la posta elettronica, e rispetti le regole che hai impostato, altrimenti ti troverai ad affrontare sempre gli stessi problemi. I nostri suggerimenti sulle convenzioni e i flussi di lavoro di esempio qui di seguito possono aiutarti ad avviare il processo di spostamento delle attività dalla posta elettronica ad Asana.
Per apprendere rapidamente come collegare i tuoi account di posta elettronica ad Asana, guarda il video Come usare Asana.
Il modo più semplice per spostare il lavoro in Asana è trasformare le email in attività, specialmente se comunichi con qualcuno al di fuori della tua organizzazione (come un collaboratore esterno, un'agenzia o un cliente). In questo modo, puoi continuare a usare la tua casella di posta elettronica per la corrispondenza e utilizzare Asana per gestire e dare priorità al lavoro. Tutto ciò è facile e veloce con le nostre integrazioni per gli account di posta elettronica.
Prova le app di Asana per Gmail o Outlook
Se utilizzi Gmail e Outlook, prova il componente aggiuntivo Asana per Gmail o l'app Asana per Outlook per trasformare le email direttamente in attività e assegnarle ai membri del team, definire le date di scadenza e aggiungere un'attività a un progetto, senza uscire dalla tua casella di posta elettronica. Ciò rende il tuo flusso di lavoro velocissimo.
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Trasforma le email in attività Asana
Se non utilizzi Gmail o Outlook, puoi comunque inoltrare qualsiasi email a x@mail.asana.com e questa verrà automaticamente indirizzata a Le mie attività. Per istruzioni più dettagliate, consulta il nostro articolo della guida su come inoltrare le email ad Asana.
Puoi anche provare altre integrazioni per la posta elettronica come Newton.
Gestire le email da Asana
Asana può anche inviarti email sulle nuove notifiche. Ti consigliamo di abilitare questa funzione finché non prendi l'abitudine di usare Asana e controllare la tua casella di posta ogni giorno. È anche utile se lavori molto con la posta elettronica, perché puoi intervenire sulle attività dalla tua casella di posta. Le email di notifica di Asana ti consentono di:
- Contrassegnare le attività come completate: rispondi con
Completata - Commentare l'attività: rispondi con il tuo commento nel corpo dell'email
- Assegnare l'attività: rispondi con l'indirizzo email del tuo collega del team nel campo A:
- Aggiungere un follower all'attività: rispondi con l'indirizzo email del tuo collega del team nel campo CC:
Se stai ricevendo troppe notifiche email o non ne hai più bisogno, disattivale in Impostazioni personali.
Esempi di flussi di lavoro tra Asana e la posta elettronica
Ora che sai come Asana e le email possono funzionare insieme, ecco alcuni modi per aumentare la produttività.
Suggerimenti generici
- Invece di inviare richieste o domande ai colleghi del team via email, prova ad assegnare loro delle attività. Metti in copia chiunque vorresti come collaboratore di quella attività, in modo che siano sempre aggiornati.
- Usa i commenti alle attività invece di scrivere e rispondere alle email. In questo modo, tutte le informazioni relative al lavoro rimangono nel giusto ambito. Usa il pollice in alto per ringraziare o mostrare di aver visto un commento.
- Gli allegati possono essere difficili da trovare e gestire nelle email. Allegandoli alle attività di Asana, saranno conservati all'interno del tuo strumento di lavoro e facilmente reperibili quando serviranno.
- Se hai bisogno di dare seguito a un'email, usa un'integrazione per la posta elettronica o inoltra l'email per creare un'attività di promemoria in Asana, invece di monitorarla altrove.
Comunicazioni
- Invita ospiti: se hai scambi di email continui e costanti con qualcuno al di fuori del tuo dominio Asana, è meglio invitarlo in Asana come ospite, per rendere le comunicazioni e le attività da svolgere più immediate e rintracciabili.
- Comunicazioni private: usa i messaggi per comunicare direttamente con una persona o un team in privato, @menzionandoli.
- Aggiornamenti di stato: puoi @menzionare colleghi, attività e progetti all'interno di Asana nel tuo aggiornamento. I colleghi del team possono commentare l'aggiornamento, invece di avviare lunghi scambi di email, durante i quali gli allegati e le risposte possono sfuggire.
Progetti specifici
- Pianificazione di una campagna: se lavori con un'agenzia, puoi trasformare le email in attività di approvazione, in modo che il revisore sappia cosa fare e sia ben chiaro quando vengono approvate.
- Richieste di creatività: se qualcuno della tua organizzazione ti invia un'email chiedendoti di progettare o disegnare qualcosa, usa le integrazioni o l'inoltro per trasformare quella richiesta in un'attività e monitorala insieme alle altre attività del tuo progetto di richieste. Potrai così assegnare la giusta priorità a ogni attività ed evitare che la stessa venga svolta due volte, cosa che non puoi fare con le email.
- Pianificazione di un evento: se un fornitore ti invia un preventivo o le specifiche dell'evento, puoi trasformare l'email in un'attività di Asana nel progetto degli eventi per discuterne con il tuo team.
- Commenti alle grafiche: invece di dare e ricevere feedback via email, puoi usare le correzioni per lasciare commenti direttamente su un'immagine, contestualizzandoli e rendendoli facili da consultare per l'autore.
Il modo in cui ogni team utilizza Asana e le email insieme varia, ma la speranza è che Asana possa aiutare a ridurre il numero di email che invii al tuo team. E con tutte le email che invii e ricevi, puoi facilmente passare da Asana alla casella di posta elettronica, per essere sempre aggiornato e produttivo.
Non è un segreto: Asana offre prove gratuite di 30 giorni. Inizia il tuo oggi stesso. Prova gratuitamente