Quando gli utenti di Asana scoprono che possono collegare il lavoro su tutta la piattaforma e visualizzarlo in posti diversi senza dover duplicare nulla o perdersi il contesto, si rendono conto della potenza di Asana.
Contattare i colleghi del team e fare riferimento ad altri lavori con le @menzioni
Per @menzionare:
Digita @, quindi inizia a digitare il nome di un'attività, un progetto, un messaggio o una persona.
Le @menzioni creano un collegamento a progetti, messaggi, colleghi del team o attività da qualsiasi campo per la descrizione o per i commenti su Asana.
Quando utilizzare le @menzioni
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Collegare informazioni di background:@menziona un'altra attività, un altro progetto o un altro messaggio in modo che la cronologia e il contesto del lavoro precedenti siano immediatamente accessibili. I colleghi del team non dovranno più cercare queste informazioni.
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Fare riferimento ad attività collegate: se un'attività è collegata a un'altra, è possibile @menzionarla in un commento o nella descrizione di un'attività per far sapere ai colleghi del team quale altro lavoro si sta svolgendo.
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Indirizzare un commento a un particolare collega del team:@menziona un collega in un'attività o in una conversazione per aggiungerlo come follower. Riceverà una notifica e potrà rivolgere la sua attenzione al tuo commento.
Evitare di duplicare il lavoro aggiungendo la stessa attività a più progetti
Premi Tab + P e usa il pulsante + che appare per aggiungere l'attività a tutti i progetti che desideri. Se un'attività viene aggiornata, le modifiche appariranno in entrambi i progetti (poiché si tratta della stessa attività ma elencata in due progetti diversi).
Quando aggiungere attività a più progetti
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Vuoi discutere un'attività in una riunione:aggiungi l'attività al progetto della riunione e mantienila nel progetto originale. In questo modo non ti scorderai di discuterne e potrai visualizzarla nel suo contesto con il relativo lavoro in fase di svolgimento.
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L'attività riguarda più di un progetto: aggiungi attività che richiedono un passaggio di consegne o il lavoro di due team per entrambi i progetti. In questo modo tutti potranno monitorare l'avanzamento, senza duplicare informazioni o discussioni relative all'attività.
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L'attività riguarda un obiettivo o un traguardo di alto livello:monitora gli obiettivi di un progetto col tuo team o con la tua azienda. Quando hai a disposizione un progetto che monitora i passaggi seguiti per raggiungere quell' obiettivo, potrai mantenere l'attività obiettivo nel tuo progetto obiettivo, oltre al progetto che monitora la tua iniziativa.
Assicurarsi che il lavoro inizi al momento giusto e ordinarlo con le dipendenze
Per avere passaggi di consegne più chiari e fluidi, contrassegna le attività come dipendenti una dall'altra. I colleghi del team sapranno chi potrebbero bloccare o chi stanno aspettando. Potrai impostarli nell'attività o trascinarli nella vista Cronologia.
Se la data di scadenza viene modificata nella prima attività, riceverai una notifica per aggiornarla nell'attività dipendente.
Quando usare le dipendenze
- Lancio prodotti: “Lancio per tutti gli utenti” è in attesa di “Aggiungere il feedback dei beta tester”
- Calendario editoriale: “Finalizzare il blog per lo staging” è in attesa di “Integrare le revisioni”
- Pianificazione eventi: “Prenotare la sede” è in attesa di “Approvare il budget”
- Monitoraggio dei bug: “Definire le priorità delle correzioni” è in attesa di “Riprodurre bug”
- Revisioni dei design: “Iniziare a creare i design” è in attesa di “Selezionare palette dei colori”
- Onboarding di neoassunti: “Scegliere i vantaggi” è in attesa di “Ottenere dati di accesso da IT”
Filtrare, ordinare e monitorare dettagli specifici con i campi personalizzati
L'aggiunta di campi personalizzati a un progetto consente di monitorare più informazioni in ogni attività. Crea diversi tipi di campi personalizzati per acquisire informazioni strutturate e monitorare più facilmente l'avanzamento, lo stato, i costi, il carico di lavoro, la priorità e molti altri dati sui progetti e sul lavoro della tua organizzazione.
Quando usare i campi personalizzati
Usa i campi personalizzati se:
- Vuoi aggiungere dati specifici a tutte le attività di un progetto
- Hai informazioni standard che hai bisogno di monitorare nelle attività dei progetti (per esempio, livello di priorità, costi di tempo, fase di lavoro)
- Vuoi assicurarti che i tuoi colleghi del team compilino informazioni specifiche per ogni attività di progetto
- Hai bisogno di cercare campi dati specifici (ad esempio priorità, ore, fase, ecc.) o di creare resoconti relativi a essi
Usare i moduli per raccogliere i brief dei progetti e richiedere dettagli per intervenire più rapidamente
Il tuo team potrebbe essere abituato a fare richieste e a definire i requisiti del progetto in documenti e email. Tuttavia, queste informazioni sono spesso disorganizzate e incomplete, e sono la causa di confusione e rallentamenti, oppure semplicemente, possono venire tralasciate. I moduli, invece, consentono di standardizzare il processo di gestione delle richieste. Quando vengono inviati, i moduli si collegano a un progetto specifico per acquisire le informazioni di cui hai bisogno in anticipo e monitorarle facilmente in un unico posto.
I moduli possono essere inviati da chiunque, anche se non usa Asana, inviando il relativo link. Una volta inviato, i dettagli del modulo si trasformano in un'attività del progetto per consentire di definirne la priorità.
Collegare il lavoro tra gli strumenti e le email con le integrazioni
Asana ti aiuta a gestire e coordinare il lavoro, ma probabilmente utilizzi diversi strumenti per portarlo a termine sulle app G Suite, Microsoft, Slack, Adobe Creative Cloud e altro ancora.
Per questo motivo Asana si integra con gli strumenti e le app principali per mantenere tutto collegato, ridurre il lavoro duplicato e rendere la collaborazione più fluida. Le integrazioni con le email e gli strumenti di messaggistica sono particolarmente potenti e consentono di trasformare le conversazioni in azione. Con il componente aggiuntivo di Gmail, l'app Outlook o le integrazioni Slack, potrai convertire le conversazioni in attività senza dover passare da uno strumento all'altro. Per i creativi, l'integrazione Adobe Creative Cloud consente di visualizzare e intervenire sulle attività Asana direttamente su Illustrator, Photoshop o InDesign.
Visualizza tutte le integrazioni di Asana nella pagina delle app.