Regole

Puoi creare fino a 20 sottoattività.

Per modificare la regola, clicca sull'icona della matita accanto alla regola nella barra laterale. Le modifiche effettuate verranno salvate automaticamente.

Azione: rimuovi l'attività dal progetto

In precedenza era possibile utilizzare le regole per aggiungere attività a un progetto. Ora puoi anche rimuovere le attività dai progetti utilizzando l'azione Rimuovi attività dal progetto, sbloccando più opzioni per automatizzare le azioni nei tuoi progetti. 

Per utilizzare l'azione Rimuovi attività dal progetto:

1. Vai a Personalizza nell'angolo in alto a destra del tuo progetto
2. Clicca su + Aggiungi regola, quindi su Crea regola personalizzata.
3. Scegli uno o più trigger
4. Una volta scelti i trigger clicca sulla scheda Azioni 
5. Seleziona Rimuovi l'attività dal progetto, nella sezione Sposta l'attività.
   
   

Azione: impostare il titolo e la descrizione dell'attività

Ora puoi usare una regola per impostare il titolo e la descrizione di un'attività. Queste azioni delle regole sono disponibili nella scheda Azioni del generatore di regole nella sezione Cambia campo attività in….

Azione: imposta titolo dell'attività su

Impostare il titolo di un'attività

1. Vai alla scheda Azioni del generatore di regole
2. Scegli Imposta titolo dell'attività su
3. Inserisci il titolo dell'attività nella casella fornita in nome dell'attività
4. Clicca su Crea regola.

L'esempio nella schermata precedente utilizza l'attività trigger aggiunta al progetto. In questo caso, a tutte le attività aggiunte al progetto verrà assegnato automaticamente il titolo specificato in nome dell'attività durante la creazione della regola.

Azione: imposta descrizione attività su

Impostare una descrizione dell'attività

1. Vai alla scheda Azioni del generatore di regole
2. Scegli Imposta descrizione attività su
3. Inserisci la descrizione dell'attività nella casella fornita in descrizione
4. Clicca su Crea regola.

L'esempio nella schermata precedente utilizza l'attività trigger aggiunta al progetto. In questo caso, tutte le attività aggiunte al progetto riceveranno automaticamente la descrizione fornita in Descrizione durante la creazione della regola.

Nota: la descrizione fornita durante la creazione di questa regola sostituirà qualsiasi descrizione dell'attività esistente quando la regola è in esecuzione.

Aggiungere variabili quando si imposta il titolo o la descrizione di un'attività

La funzione Imposta titolo e descrizione dell'attività supporta anche valori dinamici, il che significa che è possibile fare in modo che il titolo o la descrizione dell'attività facciano riferimento a una variabile specifica come un'attività, una persona, una data o un campo personalizzato. Ad esempio: "Nuovo lavoro necessario da [Incaricato]".

Includere variabili nel titolo dell'attività

1. Scegli Imposta titolo dell'attività su come azione regola.
2. Clicca sull'icona + a destra del campo di testo.
3. Scegli tra le variabili attività, persone, date o campi personalizzati.

Includere variabili nella descrizione dell'attività

1. Scegli Imposta descrizione attività su come azione regola.
2. Clicca nel campo di testo e poi clicca l'icona + nell'angolo in basso a sinistra.
3. Seleziona Variabile e scegli tra le variabili attività, persone, date o campi personalizzati.

Aggiornamento dei campi personalizzati di testo e numerici

È inoltre possibile utilizzare le regole per aggiornare il contenuto di un campo personalizzato di testo o di un campo personalizzato numerico. Ciò significa che è possibile selezionare i valori per un campo personalizzato di testo o un campo personalizzato numerico in base a un trigger precedente.

Campo personalizzato di testo: 

Quando il trigger dell'attività spostata in una sezione è impostato su Da pianificare, puoi aggiungere l'azione di impostare il campo personalizzato Canale contenuto su "Blog".

Campo personalizzato numerico:

Quando il trigger Fase contenuto (QGEC) è impostato su In attesa, è possibile impostare l'azione per selezionare il tempo stimato.

Tipi di regole

Il numero massimo di regole per progetto è fissato a 50, indipendentemente dalle dimensioni del piano o dal livello.

Regole personalizzate

Trigger

• Puoi aggiungere fino a 20 trigger per regola personalizzata.
• Puoi selezionare il trigger più di una volta.
• Non è possibile scegliere la data di scadenza che si sta avvicinando o i trigger di attività scadute per le sottoattività. Per utilizzare uno di questi trigger, è necessario modificare la regola in Esegue per le attività.

Azioni multiple

• Quando si attivano uno o più trigger, puoi selezionare fino a cinque azioni da eseguire.
• Non puoi aggiungere la stessa azione più di una volta.

Trigger basati su
colonne o sezioni

I trigger basati su colonna o sezione si applicano ai progetti con vista bacheche o ai progetti che sono stati aggiornati per usare le nuove sezioni a scomparsa.

Regole dei campi personalizzati

Le regole dei campi personalizzati sono disponibili per tutti i progetti con campi personalizzati. Sono supportati anche i campi personalizzati relativi alle persone.

Per sbloccare queste regole, devi prima aggiungere un campo personalizzato al tuo progetto.

Attivare una regola

Puoi attivare una regola ovunque (web, dispositivo mobile, integrazioni esterne). Se aggiorni un dato in un'attività, controlliamo se quell' attività fa parte di qualche progetto con regole impostate e se la tua azione è il trigger di una di queste regole.

Progetti a cui non puoi accedere

Puoi attivare le regole per progetti ai quali non puoi accedere, ma non verrà mostrata l'icona gialla a forma di fulmine per indicare che una regola è in esecuzione.

Chiunque può attivare una regola, compresi gli ospiti.

Alcune considerazioni sulle
autorizzazioni

Per impostazione predefinita, le regole, proprio come i campi personalizzati, ora sono modificabili da altri membri del progetto. Inoltre, le regole che collegano attività a progetti diversi adesso sono visibili nel menu Personalizza. Queste regole possono essere messe in pausa direttamente dal progetto del quale fanno parte.

• Ora è disponibile un'opzione che consente di modificare le regole ad altre persone che hanno l'autorizzazione. Ora, per impostazione predefinita, le regole create saranno modificabili.
• Una regola può essere eliminata solo dal titolare.
• Quando si aggiornano le regole all'interno dei progetti e dei modelli, chi effettua le modifiche deve avere le giuste autorizzazioni affinché tutte le regole vengano salvate. Per esempio, se una regola aggiunge attività a un altro progetto, la persona che effettua le modifiche deve disporre dell'autorizzazione per modificare anche l'altro progetto.
• Quando una regola viene duplicata come conseguenza della duplicazione di un progetto, l'utente responsabile ne diventa il titolare con privilegi insufficienti. In questo caso, la regola sarà disabilitata, ma il titolare potrà comunque modificarla.
• Le regole sono progettate per continuare a funzionare anche quando le autorizzazioni per il controllo degli accessi del titolare vengono modificate. Per esempio, se una regola viene creata per aggiungere attività a un progetto e perdi l'accesso a quel progetto, la regola continuerà a funzionare.
• Quando una regola viene copiata o duplicata tramite i modelli di progetto (versioni nuove e legacy), l'utente del modello diventerà il titolare della regola. In questo caso, la regola verrà disattivata solo se la persona che ha duplicato il modello non ha autorizzazioni sufficienti per il controllo degli accessi alla regola. Per esempio, non puoi modificare il progetto al quale la regola vuole aggiungere delle attività.
• Se un utente abbandona un progetto, la regola non si interromperà. Tuttavia, se non ci sono utenti che interagiscono all'interno del progetto, la regola verrà disattivata.

Chi può attivare o disattivare una regola?

Qualsiasi utente con accesso di modifica a un progetto in cui una regola è in esecuzione, potrà attivare o disattivare una regola creata da un'altra persona.

Gli utenti con accesso di modifica sono anche gli unici che possono visualizzare la cronologia delle modifiche.

Un utente con accesso in modifica può mettere in pausa o attivare una regola, ma solo il titolare può modificare i trigger e le azioni di una regola.

Il titolare della regola è ancora l' unica persona che può modificare o cancellare una regola.

Deprovisioning

Quando effettui il deprovisioning di qualcuno che ha impostato delle regole, queste saranno messe in pausa e verranno trasferite al titolare del progetto.

Se il progetto non ha un titolare, la responsabilità passerà all'amministratore che ha effettuato il deprovisioning dell'utente. Solo il nuovo titolare di una regola può riattivarla.

Quando il titolare di una regola viene disattivato e il nuovo titolare ha le autorizzazioni necessarie, ciò significa che la regola continuerà a funzionare e che il nuovo titolare potrà modificarla.

Aggiornamenti sulle regole non configurate correttamente

Se una regola non viene configurata correttamente (esempio: “Contrassegnata come completata” > Sposta nella colonna “Fatto”, e qualcuno cancella la colonna), invieremo un'email al titolare della regola per informarlo dell'errore.

• Ti invieremo un'email la prima volta che una regola non può essere attivata a causa di un'errata configurazione. Ti invieremo un'altra email solo quando sarà stata corretta ed eseguita con successo almeno una volta prima di essere configurata di nuovo in modo errato.

• Tutti gli utenti con accesso in sola lettura alla regola in questione possono visualizzarne lo stato corretto.

• Una volta che avrai modificato la regola configurandola correttamente e salvato gli aggiornamenti, questi avvisi spariranno.

Regole per le integrazioni

Le regole sono una parte importante di molti flussi di lavoro, al pari delle integrazioni con servizi di terze parti (ad esempio, Slack). Adesso è possibile utilizzarle per integrare in Asana gli strumenti preferiti dal team, e lasciare quindi che siano le regole a occuparsi automaticamente di tutte le attività più impegnative. Puoi impostare trigger specifici nei tuoi progetti Asana e fare affidamento sulle regole per automatizzare il flusso di lavoro quando vengono soddisfatti i criteri selezionati.

Per esempio, la regola per l'integrazione Slack + Asana ti consente di inviare un messaggio su Slack a un collega del team, attivata dal completamento di un'attività o di un progetto.

Puoi creare una regola in grado di eseguire il ping di uno specifico canale di Microsoft team, in base a criteri quali la modifica del valore di un campo personalizzato.

Oppure creare nuovi ticket su Jira Cloud e Jira Server quando un'attività viene aggiunta a una specifica sezione del progetto.

Le regole per le integrazioni introdotte di recente supportano anche le azioni su Gmail, PagerDuty e Twilio. Scopri di più sulla configurazione delle regole per le integrazioni qui.

Le regole che utilizzano le integrazioni richiedono adeguate impostazioni di gestione delle app e l'autenticazione dell'utente con i servizi di terze parti.

Attivare azioni all'interno delle app

Per le regole sono disponibili tre tipi di trigger, e lo stesso vale anche per l'attivazione di azioni con le regole per le integrazioni.

Trigger attivati dall'aggiunta di attività

• Attività aggiunta a una sezione
• Attività aggiunta al progetto

Trigger attivati dall'aggiornamento dell'attività

• In base allo stato di approvazione
• In base allo stato di completamento
• In base all'incaricato
• In base alla data di scadenza
• In base all'aggiunta di allegati
• In base all'aggiunta di commenti

Trigger attivati dalle tempistiche dell'attività

• L'attività non è più bloccata
• La data di scadenza si sta avvicinando
• L'attività è scaduta

Moduli

Quando le attività vengono create dai moduli, possono attivare uno dei seguenti trigger:

Aggiunta di un'
attività a un progetto

Questo trigger si applica a tutte le attività che vengono aggiunte a un progetto e non solo a quelle aggiunte dai moduli.

Campo personalizzato impostato

Per ogni campo personalizzato a discesa del progetto, vedrai un trigger e un'azione. In questo modo, se il progetto include i campi personalizzati "Priorità" e "Fase", vedrai "Priorità impostata" e "Fase impostata" come trigger. Puoi scegliere per quale valore di un determinato campo personalizzato attivare una regola.

Esempio: se il tuo modulo include un campo personalizzato a discesa per Tipo di richiesta con le opzioni "Blog" e "Sito web", puoi impostare una regola per il progetto come "Quando Tipo di richiesta è impostato su Blog", l'attività sarà aggiunta al progetto Richieste del blog.

Questa opzione funziona solo per i campi personalizzati a discesa. Alcuni campi a discesa dei moduli non sono campi personalizzati.

Trigger
di invio dei moduli

Con i trigger di invio dei moduli, puoi spostare automaticamente i moduli in un nuovo processo senza doverli classificare manualmente. I trigger di invio dei moduli possono aiutarti a uniformare il processo di acquisizione e automatizzare i moduli nei tuoi flussi di lavoro.

Per impostare il trigger di invio di un modulo:

1. Dalla scheda Trigger, fai clic su In un progetto
2. Scegli Moduli inviati come origine
3. Scegli un modulo
4. Scegli un'azione

Dopo aver impostato il trigger, la tua regola comparirà nel menu Personalizza.

Ogni volta che viene inviato un modulo, riceverai una notifica. Puoi anche monitorare la cronologia dell'invio del modulo tramite il riquadro dei dettagli dell'attività.

Autorizzazioni dell'ospite

Gli ospiti non possono creare o essere titolari di regole, ma possono attivarle.

Prezzi

Le regole, incluso il generatore di regole personalizzate, sono disponibili nei livelli Asana Starter, Advanced, Enterprise+  ed Enterprise legacy.

Per i clienti del livello precedente Premium, è disponibile un sottoinsieme di regole:

• Sposta nella colonna/sezione > Contrassegna come completata
• Contrassegna come completata > Sposta nella colonna/sezione
• Campo personalizzato modificato > Sposta nella colonna/sezione
• Sposta nella colonna/sezione > Imposta campo personalizzato
• Il campo personalizzato è stato modificato > Contrassegna come completata
• Contrassegna come completata > Imposta campo personalizzato

Azioni inverse per le regole

Le azioni inverse sono disponibili sui livelli Asana Starter , Advanced, azienda ed Enterprise+, nonché sui livelli azienda ed Enterprise legacy

Le azioni inverse sono un complemento alle regole esistenti, in quanto forniscono l'opzione di ripristinare o rimuovere i dati. Offrendo questa opzione, abbiamo creato un motore di regole più robusto che rappresenta meglio la struttura, la qualità e l'efficienza dei flussi di lavoro dei clienti.

Azioni inverse disponibili:

• Annulla l'assegnazione dell'attività
• Sposta l'attività in un altro progetto
• Cancella la data di scadenza
• Contrassegna l'attività come non completata
• Rimuovi collaboratori

Le capacità di azione inversa supportano la riassegnazione, il ripristino o lo spostamento delle attività da un progetto a un altro.

Variabili nelle regole

Le variabili ti consentono di creare regole dinamiche e flessibili per adattarle al tuo flusso di lavoro. Consulta il nostro articolo dedicato alle variabili nelle regole per saperne di più.