Generatore di flussi di lavoro

Disponibile sui livelli Asana StarterAdvancedEnterprise + e Premium, oltre che sui livelli legacy, Business ed Enterprise legacy. 

Visita la pagina dei prezzi per ulteriori informazioni.

Il generatore di flusso di lavoro aiuta a coordinare il lavoro tra i team automatizzando i processi per far sì che il lavoro continui a fluire. Il generatore di flusso di lavoro è progettato per creare flussi di lavoro più efficienti usando uno strumento visivo per collegare i team, organizzare le attività e semplificare i progetti in un unico posto. All'interno dei flussi di lavoro puoi collegare le persone giuste alle informazioni giuste al momento giusto, il che significa che il tuo team può concentrarsi sul lavoro che conta. 

 

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work flow

Creare un flusso di lavoro con il generatore di flussi di lavoro

create


In Workflow Builder puoi scegliere come aggiungere le attività al tuo progetto. Puoi scegliere più fonti di assunzione o nessuna.

Tieni presente che chiunque abbia accesso al progetto può anche aggiungere attività manualmente.

  1. Invio moduli: crea un modulo che trasforma i moduli inviati in attività.
  2. Modelli di attività: crea un modello per uniformare facilmente le attività.
  3. Da altre app: autorizza un'altra app ad aggiungere attività a questo progetto.

Seleziona una fonte di aspirazione cliccando sul menu a tendina sulla scheda di aspirazione.

Per scoprire di più su come configurare i moduli come fonte di ricezione, leggi l'articolo della nostra guida sulla creazione di moduli. Per maggiori dettagli su come configurare i modelli di attività, leggi l'articolo della nostra guida sulla creazione di modelli di attività.

Sezioni

Usa le sezioni come fasi come ProntoIn corsoFatto per monitorare un flusso di lavoro specifico. Le sezioni visualizzate nel generatore di flusso di lavoro corrispondono alle sezioni delle attività (visibili nelle viste elenco e bacheca). Ti consigliamo di creare sezioni che corrispondono a fasi di lavoro sequenziali all'interno del tuo progetto, come TriageIn corsoApprovazione necessariaCompletata. Ciò consente a ciascun membro del progetto di vedere facilmente in quale fase si trova un'attività.

sections


Crea una nuova sezione

Fai clic sul pulsante + per aggiungere un'altra sezione. Puoi quindi aggiungere regole per questa sezione e assegnare trigger per queste regole. Dovrai creare regole per due istanze automatiche all'interno di una sezione:

Trigger: quando o cosa causa lo spostamento automatico di un'attività in questa sezione. È possibile scegliere questa regola di transizione da un elenco di opzioni nel riquadro di destra. Ad esempio: "Quando una data di scadenza si sta avvicinando → passa a In programma" o "Quando un'attività è stata completata → passa a Completata"

Azioni: Dovrai anche decidere cosa succede automaticamente quando le attività vengono spostate in questa sezione. Per esempio: se dovessero essere aggiunti dei collaboratori, se l'attività dovesse avere un determinato incaricato, se dovesse essere aggiunto un commento e così via. Come sopra, puoi selezionare dall'elenco delle regole consigliate o creare una regola personalizzata utilizzando il pulsante Altre azioni.

Per saperne di più su come impostare le regole in Asana, leggi il nostro articolo.


Gestire le sezioni esistenti

existingPer modificare il nome di una sezione, aggiungere regole o rimuoverla, clicca sull'icona con tre puntini a destra del titolo della sezione.
Reportistica del flusso di lavoro
dashboard

Nella visualizzazione Dashboard, puoi anche visualizzare i metadati delle sezioni del tuo progetto, come il numero di attività non completate in quella sezione, e tenerli sotto controllo nel tempo.

Trascinare attività e sezioni

drag and drop

Puoi trascinare sezioni per riorganizzare il tuo lavoro o spostarlo da una fase all'altra. I membri del progetto possono riorganizzare le sezioni secondo necessità.

Pannello Personalizza

dashboard

Aggiungi elementi del flusso di lavoro globale tramite il pannello Personalizza sulla destra dello schermo, tra cui:

  1. Campi personalizzati
  2. Regole globali che si applicano oltre una particolare sezione del flusso di lavoro
  3. App (ad es. Slack o Microsoft team)
  4. Moduli
  5. Modelli di attività

Integrare le app nel generatore di flussi di lavoro

Aggiungi app esterne per creare attività su Asana.

add app


Per aggiungere un'app come fonte di acquisizione nel tuo flusso di lavoro:

  • Clicca su Da altre app

app list

Dall'elenco, clicca sull'app che desideri configurare.

Le app già configurate come fonti di acquisizione nei progetti o nelle app non consentite dall'amministratore non verranno visualizzate.


asana for salesforce


Potresti essere indirizzato al sito dell'app per completare l'installazione.

finish setting up app

Per terminare l'installazione, è necessario completare i seguenti passaggi nell'app esterna:

  1. Configura l'integrazione di Asana su [Nome dell'app]
  2. Utilizza l'app per aggiungere attività al [progetto]

Una volta terminati questi passaggi, l'app verrà visualizzata nel generatore di flussi di lavoro.

app added

Se i passaggi precedenti non sono stati completati, verrà visualizzato il seguente messaggio: Termina la configurazione.

incomplete

Puoi aggiungere le app anche cliccando sul pulsante App nel menu Personalizza.

Tutte le app esterne che aggiungono nuove attività ad Asana appariranno qui, anche se sono state configurate senza usare la funzionalità di acquisizione delle app.

customize menu

Metriche del flusso di lavoro Tempo nella fase


Con le metriche Tempo nella fase, ora puoi facilmente creare resoconti sul tempo impiegato dalle tue attività per spostarsi attraverso le fasi del flusso di lavoro. Queste metriche del flusso di lavoro aiutano a identificare i colli di bottiglia e forniscono chiarezza sul tempo necessario per lo svolgimento del tuo lavoro. Se le attività restano troppo tempo in una particolare fase, lo noterai e potrai riadattare i tuoi processi di conseguenza.

Ci sono due modi diversi di usare i resoconti e le dashboard per visualizzare i dati sulle metriche del flusso di lavoro: Tempo nella sezioneTempo nel campo personalizzato

Tempo nella sezione

Se il tuo flusso di lavoro richiede che le attività si spostino attraverso diverse sezioni all'interno del tuo progetto Asana, creare resoconti sul tempo trascorso nella sezione ti aiuterà a determinare il ritmo con cui le attività passano da una sezione all'altra prima di essere completate.

workflow metrics section


Questo grafico mostra quanto tempo le attività restano in ciascuna sezione del progetto. In questo esempio, le attività sono rimaste sei giorni e tre ore nella sezione Pianificazione. È anche possibile filtrare i dati per vari parametri, tra cui incaricato o data di scadenza.

Tempo nel campo personalizzato

Alcuni flussi di lavoro utilizzano i campi personalizzati per indicare che il lavoro è pronto per passare a una nuova fase di completamento. Il resoconto sul tempo nel campo personalizzato quantifica il tempo trascorso da un'attività in una fase specifica, in base ai valori del campo personalizzato selezionati.

workflow metrics cf


A titolo di esempio, il grafico qui sopra riporta un progetto che contiene un campo personalizzato denominato Fase di completamento


workflow metrics cf2

Il campo personalizzato Fase di completamento è stato impostato con 4 possibili valori: Non ancora iniziataIn corsoBloccataCompletata. Il grafico riporta il tempo totale trascorso dalle attività contrassegnate dal valore del campo personalizzato Bloccate.

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