ServiceNow e Asana

Disponibile sui livelli Asana AdvancedEnterprise + ed Enterprise, nonché sui livelli azienda e Enterprise legacy.  

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L'integrazione tra gli spoke di ServiceNow e Asana consente alle organizzazioni di integrare facilmente i flussi di lavoro tra più strumenti e riduce le attività manuali richieste per collaborare in modo efficace.

I team IT e operativi che utilizzano ServiceNow per automatizzare i flussi di lavoro possono creare un flusso in grado di attivare un'attività, un progetto o un'approvazione all'interno di Asana. I trigger possono includere l'inoltro delle richieste dei clienti al team di supporto interessato, la creazione di attività per il monitoraggio delle richieste ai reparti Risorse umane o IT, o le richieste di approvazione al reparto Finanze o Risorse umane per problemi di budget o salariali.

Prerequisiti per l'installazione dell'integrazione per ServiceNow

L'integrazione di ServiceNow richiede un account Asana Advanced o un'azienda di livello legacy che fornisca accesso a tutti i progetti che devono essere utilizzati nelle azioni di Asana. Tutte le richieste ad Asana verranno effettuate nell'ambito di questo account.

Passaggi per installare l'integrazione con ServiceNow

  1. In ServiceNow, trova e installa Asana Spoke dallo store ServiceNow.
  2. Su Su Asana, crea una nuova applicazione OAuth seguendo i passaggi riportati di seguito. Puoi trovare passaggi più dettagliati qui.
  • Crea una nuova applicazione OAuth facendo clic sulla tua immagine del profilo, quindi vai a Impostazioni personali > App > Gestisci le app degli sviluppatori > b
  • Fornire un nome dell'app (ad esempio, ServiceNow) e accettare i termini e le condizioni dell'API.
  • Clicca su Crea app e annota l'ID cliente, il segreto del cliente e l'input degli URL di reindirizzamento.
  • Aggiungi il link di reindirizzamento dell'istanza di ServiceNow al campo URL di reindirizzamento nel seguente formato: https://{instance-name-here}/oauth_redirect.do e fai clic su Aggiungi
  1. In ServiceNow, vai a System OAuth (OAuth di sistema) > Application Registry (Registro di applicazione).
  • Trova il record Asana OAuth Provider e aprilo.
  • Sostituisci {instance-name-here} nel campo URL di autorizzazione con il nome dell'istanza ServiceNow.
  • Nel campo ID cliente, sostituisci {asana-application-client-id-here} con l'ID cliente della tua app Asana creato nel passaggio 2.
  • Nel campo Segreto cliente, sostituisci {asana-application-client-secret-here} con il Segreto cliente della tua app Asana, anch' esso creato in precedenza nel passaggio 2.
  1. All'interno di ServiceNow, vai a System Web Services (Servizi web di sistema) > Outbound (In uscita) >Rest
  • Trova il record di Asana e aprilo
  • Clicca sul link Ottieni token OAuth per ricevere i token con successo

Connessione impianti esterni

Componenti di integrazione richiesti: servizi web

Passaggi per creare un utente di integrazione dedicato (amministratore dell'integrazione)

Assegnare il ruolo x_asana_asana.asana_integration_admin all'utente. Assicurarsi che l'utente abbia anche i seguenti tre ruoli di sistema:

  • flow_designer: l'utente dovrebbe essere in grado di creare e modificare i flussi per utilizzare le azioni di Asana
  • web_service_admin: l'utente dovrebbe essere in grado di aprire Outbound Integrations Asana REST Message per ricevere token
  • oauth_admin: l'utente dovrebbe essere in grado di aggiungere credenziali e collegamenti al provider Asana OAuth e fare clic sul pulsante Ottieni token OAuth in Integrazioni in uscita Asana REST

Passaggi per gli utenti abituali

L'amministratore dell'integrazione di Asana deve impostare Esegui come: utente di sistema nelle proprietà del flusso/flusso secondario se deve essere eseguito per gli utenti normali che non hanno accesso alla tabella delle credenziali di OAuth.

Se il flusso/sottoflusso deve essere eseguito nel contesto dell'utente corrente regolare:

  1. Un amministratore di ServiceNow deve passare a Tabelle/Credenziali OAuth/Controlli e abilitare le regole di sicurezza (ACL).
  2. Creare un ruolo che fornisca l'accesso in lettura alla tabella delle credenziali OAuth.
  3. L'amministratore dell'integrazione di Asana deve quindi impostare Esegui con ruolo/i: il ruolo creato con accesso in lettura alla tabella Credenziali OAuth in Proprietà flusso.

Verifica della configurazione

  1. Per verificare la connessione e garantire una configurazione corretta, l'utente dell'integrazione di Asana può creare un sotto-flusso in Progettazione flusso.
  2. Aggiungi l'azione Ottieni dati attività dall'applicazione Asana e inserisci un ID attività Asana valido.
  3. Fare clic su Fine e test.
  4. Nella finestra modale, clicca su Esegui test.
  5. Al termine dell'esecuzione del test, fare clic su Il test è terminato. Visualizzare i dettagli di esecuzione del sub-flusso.

I dettagli di esecuzione del flusso secondario dovrebbero contenere la fase Ottieni dati attivitàI dati di output della fase Ottieni dati attività devono restituire il nome e la descrizione corretti dell'attività. Lo stato deve essere uguale a 200 e il messaggio di errore deve essere vuoto.

Azioni supportate

supported actions

A installazione terminata, le azioni supportate sono disponibili cercando Asana nel generatore di flusso. È quindi possibile selezionare un'azione tra un elenco di azioni predefinite.

Nel Flow Builder saranno disponibili le seguenti azioni Asana:

Attività:

  • Crea attività
  • Aggiorna attività
  • Ottieni dati attività
  • Duplica attività

Progetti:

  • Duplica progetto (in base all'ID del progetto)
  • Ottieni dati progetto

Per duplicare i progetti non è possibile utilizzare project_template_id.

Approvazioni:

  • Crea approvazione
  • Elimina approvazione
  • Aggiorna approvazione

Allegati:

  • Aggiungi allegato a un'attività o approvazione
  • Ottieni allegati da un'attività o approvazione

Casi d'uso

SeviceNow è una piattaforma flessibile e di conseguenza l'elenco non è completo ma indica alcuni casi d'uso più comuni:

Assegnare automaticamente un'attività in caso di incidente

Ogni volta che si verificano incidenti di un certo livello di gravità, i team di gestione dei servizi IT che utilizzano ServiceNow per automatizzare la gestione degli incidenti possono creare un flusso in grado di attivare un'attività in Asana per i team a contatto con i clienti. Quindi, se l'IT registra un serio problema di prestazioni in ServiceNow, attiverà automaticamente un'attività Asana per il reparto Marketing, al fine di monitorare le opinioni dei clienti e preparare comunicazioni tempestive.

Inoltrare richieste che richiedono attività al di fuori di ServiceNow

I team di assistenza interni che utilizzano ServiceNow per monitorare e gestire i ticket dei dipendenti spesso ricevono richieste che richiedono azioni al di fuori di ServiceNow, per esempio soddisfare richieste hardware o gestire richieste relative al posto di lavoro.

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