Dare movimento al tuo flusso di lavoro

 

Una volta che hai impostato il tuo flusso di lavoro, come aggiungi i passaggi di consegne e le automazioni per farlo partire? Come fai a far "fluire" il tuo flusso di lavoro?

Questo articolo è il terzo di una serie di tre articoli. Se non hai letto i primi due, puoi trovarli qui: Articolo 1 Articolo 2

Generatore di flussi di lavoro

Inizia usando il generatore di flussi di lavoro.

builder

Puoi trovare il generatore di flussi di lavoro tra le schede del tuo progetto. Questa funzionalità ti aiuta a creare i passaggi da seguire dall'inizio alla fine. Il generatore di flussi di lavoro ti aiuta a creare un flusso di lavoro, ma non a eseguirlo. Una volta che hai creato il flusso di lavoro nel generatore di flussi di lavoro, usa una delle altre viste Progetto.

Quattro tipi di movimento

Che tu usi il generatore di flussi di lavoro o meno, cerca quattro tipi diversi di movimento e collegali alle funzionalità giuste su Asana.

1. Avvio

local field

Ogni flusso di lavoro ha un punto di avvio in cui il lavoro prende il via. A seconda del tuo flusso di lavoro, potrai iniziare a lavorare in uno dei seguenti modi:

Manualmente: in alcuni casi, il tuo team avvia manualmente il lavoro, come quando pubblichi un nuovo post sul blog per un lancio imminente. In questi casi crei un nuovo progetto o un'attività.

  1. Con un modulo: alcuni flussi di lavoro implicano un processo di ricezione, in cui il lavoro da svolgere viene avviato dall'input di altri, come una richiesta. I processi di ricezione sono un caso d'uso ideale per i moduli, che consentono di snellire e standardizzare le richieste di lavoro.
  2. Con un modello di attività: i team che eseguono più volte la stessa serie di passaggi nel loro flusso di lavoro utilizzano i modelli di attività. Si tratta di un caso d'uso ideale quando vuoi pre-costruire un'attività con collegamenti a informazioni pertinenti e una serie di sottoattività, ad esempio quando monitori i candidati.

2. Passaggi di consegne

In molti flussi di lavoro, le attività passano da una persona all'altra finché non si raggiunge il traguardo. Di seguito elenchiamo le pratiche comuni che i team seguono per i passaggi di consegne.

local field

Riassegna manualmente

Assicurati che le attività siano realizzabili assegnando un incaricato. In alcuni flussi di lavoro, un collega diverso è incaricato dell'attività in diverse fasi.

Per esempio, quando un creativo passa a un designer un compito relativo a una richiesta. In questi casi, riassegna l'attività.

local field

Aggiungi sottoattività

Quando devi suddividere un'attività in passaggi più piccoli per trasferire aspetti del flusso di lavoro, aggiungi sottoattività.
Per esempio, un team che gestisce le richieste monitora ogni deliverable come attività nel proprio progetto. Aggiungono sottoattività per organizzare i passaggi tra ogni fase del loro flusso di lavoro.

local field

Aggiungi dipendenze

In alcuni casi, un'attività impedisce a un'altra di avanzare. In questi casi, usa le dipendenze. Le dipendenze ti consentono di mostrare che un'attività viene bloccata da un'altra.

Ad esempio, un team che gestisce il feedback sui prodotti dei clienti deve attendere che il team di sviluppo elabori il lavoro prima di tornare al team che ha inviato il feedback. Quindi aggiungono una dipendenza per mostrare che un'attività è bloccata dall'altra.

local field

Approvazioni d'uso

Molti passaggi di consegne necessitano di approvazione prima di poter procedere. Questi casi sono ottimi per usare le approvazioni. Le approvazioni sono un tipo di attività che dà all'incaricato la possibilità di "approvare", "richiedere modifiche" o "rifiutare". Per esempio, un designer ha bisogno che diversi stakeholder verifichino e approvino una risorsa prima di completare il deliverable.

3. Intersezioni

In alcuni flussi di lavoro, il tuo lavoro si interseca con un altro team o strumento. Quando ti trovi davanti a un'intersezione, prendi in considerazione le seguenti opzioni.

local field

Multihoming

In Su Asana, puoi aggiungere attività a più progetti senza duplicarle. Gli aggiornamenti relativi all'attività appariranno in entrambi i progetti. Questo è chiamato multihoming.

Usa il multihoming per creare una visibilità condivisa relativa alla stessa attività su più progetti e team su Asana.

local field

Integrazioni

Se il tuo lavoro si interseca con un altro strumento, verifica se esiste un'integrazione. In tal caso, puoi collegare il tuo flusso di lavoro tra gli strumenti.

Consulta il nostro elenco delle integrazioni qui

4. Ripetizione

local field

In molti flussi di lavoro, ti ritroverai a eseguire la stessa azione più volte per far avanzare il lavoro. In questi casi puoi aggiungere le regole: semplici automazioni che ottimizzano i passaggi manuali. Le regole sono una funzionalità a pagamento. Scopri di più sulle regole qui.

local field

Con il generatore di flussi di lavoro, puoi facilmente creare regole all'interno di qualsiasi fase del tuo flusso di lavoro.

Di fatto, puoi automatizzare ognuno dei movimenti già discussi in questo articolo, come puoi vedere dagli esempi qui sotto.

Trigger e azioni

Avvio → Quando una nuova attività viene aggiunta a un progetto tramite l'invio di un modulo... → Aggiungi sottoattività all'attività per un follow-up immediato

Passaggi di consegne → Quando un campo personalizzato viene aggiornato... → Riassegna l'attività a un collega specifico

Intersezioni → Quando un'attività viene spostata in una sezione specifica... → Aggiungi l'attività al progetto di un altro team

Altre regole comuni per i flussi di lavoro

Trigger Azioni
(Quando vuoi spostare tutte le nuove attività in una sezione specifica) Quando una nuova attività viene aggiunta a un progetto... Sposta l'attività in una sezione specifica
(Quando vuoi che le attività vengano contrassegnate automaticamente come completate quando le sposti nella sezione attività completate) Quando un'attività viene spostata in una sezione di attività completate... Contrassegna l'attività come completata.
(Quando vuoi chiedere un aggiornamento relativo alle attività in programma) Quando si avvicina una data di scadenza... Aggiungi un commento all'attività.
(Quando vuoi fare far far far far far partecipare un incaricato a un'attività di progetto) Quando un'attività viene spostata in una sezione specifica... Aggiungi un commento all'attività @menzionando il modello del progetto nel testo.
(Quando hai bisogno di un'approvazione per passare a una fase diversa in base alla risposta dell'approvatore) Quando un'attività di approvazione viene contrassegnata come "approvata", "modifiche richieste" o "rifiutata" Sposta l'attività nella sezione apposita.