Asana per Agile e Scrum

Sebbene abbia radici nello sviluppo del software, Agile è ora un modo di lavorare di molti team e persino intere organizzazioni. I team Agile sono adatti a lavorare rapidamente in condizioni mutevoli, aiutando le organizzazioni a entrare più rapidamente sul mercato con un lavoro di qualità superiore. Ma questo succede solo se i team possono tenere tutti aggiornati su quale lavoro devono affrontare e come. Asana è uno strumento flessibile, attrezzato per aiutarti a costruire velocemente ed effettuare rilasci frequenti. Ecco come tradurre il tuo lavoro Agile in Asana.

Se non conosci Asana, ti consigliamo di leggere il nostro tutorial, in modo da comprenderne al meglio i concetti e tradurli più facilmente in framework Agile.

In che modo Asana può aiutare i team Agile?

Gli strumenti specifici della metodologia Agile non sempre si rivelano utili per intere organizzazioni o i team interfunzionali. Possono generare complessità non necessarie ai team che non usano questo framework. I team di marketing e prodotto possono eseguire processi Agile, ma il modo in cui lo fanno può variare notevolmente. Invece, i team possono fare affidamento su Asana per personalizzare in base al tipo di team Agile e mantenere flessibile il lavoro che potrebbe non seguire i processi Agile.

I concetti Agile e Scrum in termini Asana

Uno dei framework Agile più popolari è Scrum. Ecco come i concetti comuni di Scrum si traducono in Asana e alcuni esempi utili.

Come creare epiche

Un'epica è l'impegno complessivo per il raggiungimento di un obiettivo specifico, che può essere suddiviso in parti più piccole. In Asana, ciò si traduce in progetti e attività rispettivamente per funzionalità e storie. Occasioni come i grandi lanci potrebbero essere epiche, così come una serie di eventi o campagne per conseguire un obiettivo più ampio (come più contatti di vendita o maggiore fatturato).

Per creare un'esperienza epica su Asana, creerai un portfolio. I portfolio consentono di raggruppare progetti correlati e di monitorarli simultaneamente. Puoi vedere lo stato dell'epica a colpo d'occhio e vedere facilmente gli aggiornamenti sullo stato delle funzionalità che ti aiutano a conseguirla.

Creare un Epic (portfolio)

1. Apri la barra laterale e clicca su Portfolio in alto a sinistra.
2. Clicca su Nuovo portfolio.

Cliccando su uno dei tuoi portfolio, otterrai una visione globale di tutti i progetti contenuti al suo interno.

Ora puoi creare funzionalità per la tua epopea.

Come creare funzionalità e backlog

Le funzionalità documentano le attività più ampie che ti aiuteranno a raggiungere i tuoi obiettivi epici, mentre i backlog ti aiutano a monitorare il lavoro a cui non hai ancora assegnato la priorità. In Asana, sia le funzionalità che i backlog possono essere creati come progetti, ma puoi anche includere il tuo backlog come sezione di un progetto.

Quindi, per un'epica sul più grande lancio di prodotto dell'anno, potresti creare progetti di ricerca e feedback, sviluppo e lancio del marketing o piani di vendita.

Per creare funzionalità e backlog (progetti Asana):

1. Assicurati di aver creato un team in Asana, in modo da avere un posto dove ospitare le funzionalità che verranno create come progetti.
2. Clicca sul pulsante arancione + nella barra in alto per creare un progetto per ciascuna funzionalità. Per iniziare velocemente, puoi cliccare sulla scheda Modelli per vedere se ci sono dei modelli predefiniti di Asana che corrispondono al lavoro nella tua funzionalità.
3. Successivamente, aggiungi campi personalizzati al tuo progetto in modo da monitorare aspetti come le dimensioni della funzionalità, il costo, il tempo di completamento, l'obiettivo aziendale o l'epica. Aggiungi i campi cliccando sul link blu Aggiungi campi personalizzati nella parte superiore di qualsiasi progetto.
4. Ora che hai creato le tue funzionalità, puoi decidere di mantenere il tuo backlog in una sezione del progetto delle funzionalità o creare un progetto separato per gli elementi del backlog in generale. Segui la stessa procedura di creazione del progetto riportato sopra.

Di seguito, apprenderai a suddividere le funzionalità in storie.

Come creare storie e aggiungerle al tuo sprint

Una storia ti aiuta a scomporre una funzionalità in attività più piccole. In Asana, ciò si realizza aggiungendo attività ai progetti. Quindi, per un'epopea su un restyling, potresti avere una funzionalità per il lancio di un sito web con storie come "Bozza del contenuto web" e "Ottimizzazione per dispositivi mobili".

Creare storie (attività Asana)

1. Aggiungi storie alla tua funzionalità creando attività nel tuo progetto. Devi solo indicare che cosa deve essere fatto nel titolo dell'attività e premere Invio.
2. Nella descrizione dell'attività, puoi aggiungere i criteri di accettazione e qualsiasi altro dettaglio rilevante.
3. Compila tutti i campi personalizzati che hai aggiunto al tuo progetto per chiarire aspetti come dimensioni e tempo.
4. Assegna l'attività alla persona responsabile di portare a termine il lavoro. Imposta data di inizio e di scadenza, in modo che possa organizzarsi di conseguenza.
5. Dopo aver creato le tue storie come attività, puoi continuare a suddividerle in attività, che in Asana sono considerate sottoattività. Le sottoattività consentono di suddividere il lavoro in parti ancora più piccole e distribuire le responsabilità.

Una volta create le storie, puoi creare un progetto di pianificazione dello sprint nel quale riportare le attività che affronterai in uno sprint. Dai un'occhiata al nostro blog sulla pianificazione degli sprint, per scoprire come creare e gestire la pianificazione degli sprint.

A questo punto, hai creato un framework Scrum di base con Asana.

Sappiamo che non c'è un solo modo di eseguire i processi Agile. Se ti interessa sapere come fanno gli altri team o vuoi personalizzare il processo che abbiamo descritto qui, fai una domanda alla community di Asana per avviare una discussione, ottenere risposte ed entrare in contatto con altri team.

Gestire il lavoro Agile con Asana

Ora che hai costruito la tua struttura Scrum di base e hai aggiunto attività al tuo progetto di sprint, ti daremo suggerimenti su come puoi gestire il lavoro in Asana.

Gestire il tuo backlog

Con le sezioni o i progetti del backlog in Asana, puoi avere una lista aperta e aggiornata di tutte le attività del backlog. Utilizzando i campi personalizzati, puoi filtrare le attività nel backlog per decidere a cosa dare la priorità. Inoltre, puoi facilmente aggiungere o rimuovere le attività.

Aggiungere nuove attività al backlog

1. Per aggiungere facilmente attività al backlog, puoi creare un'attività modello di backlog. In questo modo, ogni attività del backlog ha lo stesso livello di informazioni prima di essere aggiunta. Quando decidi di dedicarti a un'attività, avrai il contesto di cui hai bisogno.
2. Usa la descrizione dell'attività per specificare le informazioni che devono essere fornite prima di aggiungere un'attività al backlog.

• Il modello di attività può essere copiato cliccando sul pulsante... nell'angolo in alto a destra dell'attività e selezionando Duplica attività...

3. Quando un'attività è pronta per essere svolta durante lo sprint, aggiungila al tuo progetto di sprint cliccando sul pulsante.... Seguendo questa procedura, avrai i dati da cui iniziare ogni volta senza creare lavoro extra!

Decidere a cosa dare la priorità nel backlog

1. Aggiungere campi personalizzati come priorità, dimensione, ore per il completamento, ecc. al tuo progetto di backlog può aiutarti a ordinarlo meglio in seguito, per individuare il lavoro a cui dare la priorità.
2. Clicca su Filtra nell'angolo in alto a destra del progetto e ordina in base al campo personalizzato desiderato.

• Ad esempio, se sapessi di avere un po' di tempo disponibile per attività di natura tecnica nel tuo prossimo sprint, potresti cercare quelle attività ad alta priorità che rientrano nella categoria "Tempo di esecuzione" assegnato.

Come gestire il tuo sprint Agile

Una volta che il tuo progetto di pianificazione dello sprint è stato creato, puoi iniziare ad aggiungervi le tue attività di sprint e gestirle in Asana. Ecco alcuni suggerimenti su come portare avanti il tuo lavoro e tenere aggiornate le parti interessate.

Gestire il tuo programma di sprint

Gestire il tuo programma di sprint con la cronologia significa che non devi utilizzare fogli di calcolo e strumenti separati per pianificare e gestire lo sprint.

1. Per ogni funzionalità, storia e/o attività aggiunte al tuo piano di sprint, assicurati che abbiano date di inizio e di scadenza per vedere nella cronologia come si incastrano le varie parti del tuo programma. Clicca sulla scheda Cronologia nella parte superiore di ogni progetto Asana. (È possibile farlo anche per i progetti di funzionalità.)
2. Nella cronologia, puoi vedere tutte le tue attività di sprint in una vista in stile Gantt, impostare facilmente le dipendenze e trascinare le attività per spostarle secondo necessità.

Rimanere aggiornati sugli sprint

Invece di cercare di aggiornare un foglio di calcolo separato o di contattare i colleghi del team per sapere a che punto è il lavoro, basta cliccare sul progetto del tuo piano di sprint.

1. Man mano che il lavoro procede nel tuo sprint, assicurati che i colleghi del team contrassegnino le attività delle storie e delle attività come completate e riportino le informazioni pertinenti all'attività completata, in modo che sia chiaro che il lavoro è terminato e altri colleghi possano accedere ai risultati.
2. Mostra l'avanzamento delle attività di rilievo delle storie trascinandole nella colonna appropriata del tuo progetto di sprint. In questo modo, chiunque abbia bisogno di sapere a che punto è il lavoro può semplicemente cliccare nel progetto.
3. Aggiungi le parti interessate o i responsabili pertinenti come membri del tuo progetto di pianificazione dello sprint. Clicca sulla sezione dell'intestazione del progetto con i volti e aggiungi chiunque sia necessario. Puoi fornire loro l'accesso in solo commento in modo che non possano modificare nulla.
4. Usa la vista Avanzamento per comunicare regolarmente gli aggiornamenti durante lo sprint. Usa le @menzioni per menzionare le attività e i progetti attinenti, o i colleghi del team per complimentarti o per far sapere agli altri chi è il titolare di un certo progetto e a chi possono rivolgersi per eventuali domande.
5. Per le riunioni stand-up quotidiane, le persone possono utilizzare la sezione Le mie attività per visualizzare le attività del giorno e quelle che hanno completato, e identificare eventuali punti critici.
6. Se qualcuno non riesce a proseguire con la propria attività, i colleghi del team possono usare i commenti per contattarlo e chiedere informazioni o offrire assistenza. Possono anche aggiungere follower all'attività per la necessaria visibilità.

Condurre una retrospettiva efficace in Asana

Le retrospettive sono una parte importante del processo Agile. Danno ai team tempo di riflettere su quanto è stato fatto, cosa può essere migliorato e cosa può essere ripetuto in futuro. Ecco come puoi utilizzare Asana per migliorare le tue retrospettive e ricavarne dati preziosi su cui agire.

1. Alla fine di uno sprint, usa il tuo progetto di pianificazione dello sprint per vedere cosa è stato realizzato e cosa resta da fare.

• Calcola quante funzionalità sono state completate per pianificare lo sprint successivo. Puoi utilizzare il campo personalizzato "Tempo per l'esecuzione", che lo calcola facilmente per te!
• Sposta le funzionalità e le storie che non sono state completate nel backlog o aggiungile al tuo prossimo sprint se è il caso.

2. Usa la vista Avanzamento per pubblicare un aggiornamento sullo stato con i risultati dello sprint finale e condividere i risultati raggiunti.
3. Se un feedback sulla retrospettiva può essere implementato, crea un'attività e assegnala alla persona che valuterà se occuparsi dell'implementazione o se sottoporlo ad altri team.
4. Archivia i progetti di sprint, in modo che venga fatto riferimento solo a quello in corso. Potrai comunque accedervi in Asana.
5. Crea un nuovo progetto di sprint e ripeti il processo!

Sebbene ci siano molte sfaccettature ed elementi del lavoro Agile che contribuiscono al successo dei team, la possibilità di monitorare, gestire e pianificare facilmente questo tipo di lavoro in un unico posto aiuta indubbiamente a conseguire i risultati.