Ogni team usa Asana in modo diverso per gestire i progetti, ma questi suggerimenti sono un ottimo punto di partenza per apprendere i concetti di base e, allo stesso tempo, ti daranno un'idea di quello che puoi fare quando verrà il momento di occuparti di un progetto.

Creare un progetto, un'attività o una sottoattività?

Sappiamo che i clienti, quando aggiungono del lavoro su Asana, si domandano se creare un progetto, un'attività o una sottoattività. Ecco un grafico per aiutarti a decidere più velocemente:

• Crea un progetto per i tuoi grandi sforzi coordinati con molti passaggi e stakeholder e la necessità di vederli attraverso diverse viste (come una campagna, un lancio/evento, o un calendario/pipeline editoriale).
• Crea un'attività se desideri creare una singola attività da assegnare a una persona che richiede pochi minuti o giorni di lavoro (come scrivere un post per il blog o correggere un bug) e che vuoi visualizzare in viste differenti.
• Crea una sottoattività per suddividere un'attività in parti più piccole o dividere il lavoro (come una sottoattività per verificare le parole chiave SEO del blog o la frequenza dei bug) e averne bisogno solo nella visualizzazione delle attività. (Ma fai attenzione se hai più di 5 sottoattività o più livelli di sottoattività!)

Leggi altri suggerimenti qui per una spiegazione più approfondita di questo schema.

1. Crea un progetto

Imparare a creare e gestire un progetto su Asana è fondamentale: sarà una svolta importante per il tuo team che non dovrà più ricorrere a fogli di calcolo ormai obsoleti, scambi di email inconcludenti e delle lunghe riunioni per recuperare le informazioni.

• Creare un progetto. I progetti consentono di gestire una serie di attività correlate all'interno di un team in Asana. Puoi usarli per ciò che preferisci, dalle iniziative con una scadenza (come un lancio), ai processi in corso (come la gestione di un calendario editoriale) o al monitoraggio delle informazioni (come le richieste di design). Puoi scegliere tra la vista Elenco, la vista Bacheca, la vista Cronologia e la vista Calendario in qualsiasi momento.
• Risparmia tempo con i modelli. I modelli di Asana si basano su flussi di lavoro collaudati. Forniscono suggerimenti su come impostare un progetto e spostare le attività attraverso il flusso di lavoro. Puoi persino crearne di personalizzati.

2. Organizza il tuo progetto

Dopo aver creato il progetto, strutturalo. In questo modo sarà ben organizzato e facile da consultare.

• Raggruppa le attività correlate in sezioni. Puoi organizzare le sezioni per scadenza, fase del lavoro, periodo di tempo, tipo di attività e altro ancora.
• Rendi chiare le responsabilità assegnando le attività e le date di scadenza. In questo modo, tutti sapranno di cosa devono occuparsi ed entro quando.
• Acquisisci più dettagli sulle attività con i campi personalizzati. Pensa ai campi personalizzati come alle colonne di un foglio di calcolo. Monitora i dettagli di ogni attività e ti consente di filtrarle e ordinarle. Puoi creare campi per lo stato, la priorità, il costo e quant' altro.
• Ordina, filtra e salva la vista del tuo progetto. Non vuoi visualizzare le attività completate nel tuo elenco progetti? Vuoi passare alla vista Calendario ogni volta che apri un progetto? Usa la barra degli strumenti del progetto per filtrare, ordinare e salvare.

3. Crea un programma del progetto

Ora che il tuo progetto è stato creato, Asana può aiutarti a creare un programma e un flusso di lavoro del progetto in modo che il tuo team possa spostare il lavoro dall'inizio alla fine in modo chiaro e senza intoppi.

Ecco alcuni suggerimenti:

• Definisci i piani del progetto con la Cronologia per una visualizzazione in stile Gantt che ti aiuti a pianificare e visualizzare ogni fase del tuo progetto. Puoi vedere facilmente la durata, la scadenza e le dipendenze di ogni attività per cambiare facilmente le cose ed evitare sovrapposizioni e conflitti.
• Assicurati che il lavoro inizi al momento giusto con le dipendenze delle attività. Se stai aspettando che un collega del team finisca il suo lavoro, Asana può aiutarti a monitorare il suo stato in modo da poter iniziare la tua parte al momento giusto. Ciò significa anche che trascorri meno tempo a controllare l'attività o a non renderti conto quando era pronta. Imposta facilmente le dipendenze delle attività con la Cronologia.
• Suddividi il lavoro in sottoattività (se necessario). Molti clienti chiedono perché le attività possono avere un solo incaricato. Questo per assicurarci che le responsabilità siano chiare. Ma se un'attività comporta attività preliminari, passaggi aggiuntivi o hai bisogno di una rapida richiesta da parte di un altro collega del team per completarla, le sottoattività ti aiutano a suddividerla in parti più gestibili e a mostrarne la proprietà nel processo.
• Crea una panoramica del progetto in modo da poter condividere il brief del progetto con il tuo team proprio dove si trovano i piani e le attività e chiarire i ruoli del progetto per una facile consultazione in qualsiasi momento.

4. Fai avanzare il lavoro

Man mano che il tuo team inizia a collaborare, Asana diventa ancora più potente per la gestione dei progetti. Puoi facilmente fornire aggiornamenti di stato nel contesto del lavoro che sta svolgendo il tuo team. Riceverai solo notifiche su ciò che conta di più per te.

Ecco alcuni suggerimenti:

• Mentre le attività avanzano (o subiscono rallentamenti) aggiungi dei commenti alle attività per mantenere aggiornati i tuoi collaboratori sullo stato di avanzamento del lavoro o rispondere a domande e fornire feedback.
• Fornisci aggiornamenti sullo stato usando i dati del progetto per creare grafici burn-up e di avanzamento. Puoi anche @menzionare i colleghi del team, le attività e i progetti nell'aggiornamento per facilitarne la consultazione o esprimere apprezzamento. Tutti i membri del progetto riceveranno una notifica e potranno aggiungere un commento.
• Crea i traguardi delle attività per contrassegnare gli obiettivi principali e le fasi importanti dell'avanzamento del progetto. In questo modo, il tuo team saprà quali obiettivi deve raggiungere e i project manager potranno monitorare lo stato dell'avanzamento con più facilità.
• Semplifica le revisioni e le approvazioni con il nostro flusso di lavoro delle approvazioni. Se il tuo progetto include risorse grafiche, semplifica il monitoraggio dei feedback con le correzioni.
• Aggiungi le regole per automatizzare i passaggi manuali come assegnare le attività, aggiornare i campi personalizzati, spostare le attività completate e altro ancora. Risparmierai tempo e avrai la certezza di seguire la procedura corretta.
• Monitora gli aggiornamenti di più progetti con i portfolio. I portfolio sono ideali per chiunque voglia gestire più progetti o monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento di iniziative specifiche in un'unica vista.

5. Prepararsi per il prossimo progetto

Evviva! Hai gestito con successo un progetto su Asana. Ma prima di passare al prossimo progetto, prenditi un momento per riflettere su questo.

Ecco alcuni suggerimenti:

• Tieni presente che mentre Asana continua a lanciare nuove funzionalità e a migliorare l'app, anche il tuo team farà nuove scoperte e troverà nuovi modi di usare Asana. È normale, anzi, è l'ideale!
• Raccogli in un modello tutto quello che hai appreso dal progetto. In questo modo, eviterai di ripetere gli stessi errori e renderai il tuo piano ancora più efficace per la prossima volta.
• Archivia il progetto. Ora che hai portato a termine il progetto, archivialo in modo da poterti concentrare sulle priorità. Archiviare un progetto non elimina nessuna informazione, lo rimuove solo dalla lista dei progetti.
• Festeggia con il tuo team. Ci sono molti piccoli modi per esprimere gratitudine su Asana con apprezzamenti e Mi piace.

Risorse per la gestione dei progetti

Hai bisogno di altri suggerimenti? Impari meglio guardando? O vuoi vedere come i clienti come te gestiscono i loro progetti? Dai un'occhiata a queste risorse: