Asana per i team operativi

I team operativi possono fare affidamento su Asana per creare, adattare e ottimizzare i loro progetti e i loro processi. Questo articolo si rivolge ai team che già conoscono le basi della pianificazione dei progetti su Asana, ma che vorrebbero diventare più efficienti e provare le funzionalità a pagamento. Utilizza i collegamenti rapidi qui sopra per passare direttamente ai casi d'uso specifici oppure inizia con i suggerimenti generali indicati di seguito.

Se è la prima volta che utilizzi i progetti di Asana, inizia con un modello di progetto operativo per avere un'idea di come organizzarli. Oppure, importa un foglio di calcolo che già utilizzi per la pianificazione delle operazioni per definire rapidamente il tuo progetto su Asana.

Suggerimenti generali per i progetti operativi

Questi suggerimenti sono utili per diversi tipi di progetti operativi. Possono aiutarti a gestire più facilmente piani di progetto, cronologie, aggiornamenti di stato e priorità.

Gestire e monitorare gruppi di progetti, cronologie e disponibilità del team con i portfolio

• I portfolio ti aiutano a monitorare lo stato di gruppi di progetti, per comprendere cosa richiede la tua attenzione. Per esempio, potresti creare un portfolio di tutte le implementazioni software per vedere come procedono.
• Accertati che i project manager e i team leader pubblichino regolarmente gli aggiornamenti di stato in modo che siano visualizzabili nel portfolio.
• Se desideri visualizzare i programmi di progetto su una cronologia, aggiungili a un portfolio e quindi utilizza la scheda Cronologia per evitare che si sovrappongano. Puoi anche utilizzarla come calendario operativo principale per il trimestre o l'anno intero.
• Gestisci la disponibilità del team e prendi decisioni consapevoli sul personale aggiungendo i progetti attivi del tuo team a un portfolio. Con la scheda Gestione delle risorse potrai visualizzare le diverse programmazioni.

Definire le priorità e organizzare le attività

• I campi personalizzati ti aiutano ad acquisire uniformemente tutte le informazioni relative a ciascuna attività, utilizzando i campi a discesa, numerici o di testo. Per esempio, puoi creare dei campi per monitorare stato di avanzamento, costi o priorità di un progetto.
• Ordina i progetti per campi personalizzati per raggruppare le attività per campo (come quando si ordinano le colonne di un foglio di calcolo) o utilizza i campi per creare relazioni che ti aiuteranno a riconoscere eventuali aree di rischio.
• Le dipendenze garantiscono che le attività vengano svolte nella sequenza corretta, in modo che nessuno ne salti una o continui a chiedersi quando può iniziare con il suo lavoro.
• Imposta regole in ogni progetto per automatizzare le attività. Per esempio, puoi impostare una regola per dare la priorità alle nuove attività aggiunte a una richiesta di progetto o per aggiungere follower quando un'attività raggiunge una determinata fase.

Suggerimenti per le proposte o le richieste di progetto

Il tuo team riceve molte richieste, domande e proposte di lavoro da altri team? Questi suggerimenti ti aiutano a reagire più velocemente, iniziando a lavorare con tutti i dati già disponibili e semplificando i processi di approvazione finali.

• Standardizza le richieste con i moduli. Invece di perdere tempo tra richieste e dettagli correlati, crea un modulo che tutti possono compilare, in modo che tutti i dettagli siano disponibili al tuo team.
• Salvaguarda il tempo del tuo team assegnando ai colleghi richieste complete di data di scadenza e impostando un campo personalizzato per la priorità solo quando viene stabilità la priorità di una richiesta. Così il tuo team non verrà bombardato di richieste e domande casuali e spontanee, con meno confusione sulle attività che hanno la priorità.

Suggerimenti per l'onboarding dei fornitori

Se il tuo team operativo è responsabile della selezione o dell'onboarding di un nuovo fornitore, può prendersi carico di tutte le attività, dall'approvazione del fornitore alla sua implementazione in Asana. Scopriamo insieme come.

• Trasforma le email in attività concrete durante il processo di selezione e onboarding del venditore, utilizzando le integrazioni di Asana per Gmail o Outlook, per non lasciarti sfuggire nulla.
• Crea un progetto di onboarding per consentire al tuo team di creare un piano di implementazione ben definito. Puoi utilizzare il progetto per le comunicazioni e le domande, e mantenere tutto in un unico posto.
• Invita i fornitori come ospiti su Asana, così potranno visualizzare le cose da fare e rispondere alle domande del tuo team direttamente dal progetto di onboarding.

Suggerimenti per la pianificazione degli obiettivi

I team operativi spesso sono responsabili della pianificazione degli scopi e degli obiettivi aziendali o del team. Semplifica la pianificazione interfunzionale con questo flusso per la pianificazione degli obiettivi, su base trimestrale o annuale.

• Risparmia tempo con i modelli. Gli scopi e gli obiettivi di solito vengono definiti a intervalli regolari. Inizia più rapidamente con tutte le fasi di cui hai bisogno con un modello creato da Asana o salvando il tuo modello personalizzato.
• Aumenta la trasparenza e semplificazione del processo di approvazione creando un'attività di approvazione. L'approvatore può lasciare il suo feedback sull'attività. Una volta completata, avrai una panoramica chiara di cosa è stato approvato (o meno) e perché.
• Una volta definiti i tuoi obiettivi, crea un portfolio da cui monitorare i progetti più importanti per il raggiungimento degli obiettivi, tenendo sotto controllo stato di avanzamento e cronologie. Accertati che i project manager e i team leader aggiornino regolarmente lo stato degli obiettivi di cui sono responsabili.

Come creare un'attività di approvazione su Asana.

Ulteriori risorse per i team delle operazioni

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