I volontari sono una forza trainante fondamentale, grazie ai quali tante organizzazioni non-profit possono realizzare la propria mission. Con Asana puoi assicurarti di fornire loro le informazioni e l'onboarding di cui hanno bisogno per lavorare efficacemente, e allo stesso tempo dare al tuo team interno le informazioni relative al loro avanzamento e ai loro progetti.
Questo articolo spiega come creare e gestire due tipi di progetti di volontariato: uno per la gestione delle candidature dei volontari e un altro per il loro onboarding. Successivamente daremo alcuni suggerimenti generici per gestire i volontari e il loro lavoro in modo efficace.
Revisione e approvazione delle candidature dei volontari su Asana
Prima che una persona inizi a fare volontariato, solitamente deve presentare una candidatura, che va approvata. Con un progetto relativo all'ammissione dei volontari, puoi creare un modulo per la candidatura, approvare le candidature e controllare la pipeline dei volontari, tutto in un unico posto.
Inizia creando un progetto da zero o importando un foglio di calcolo in cui stai monitorando queste attività. Crea delle colonne in una bacheca per "Nuove candidature", "In fase di revisione" e "Respinte".Questo rende più facile spostare i candidati durante il processo e visualizzare lo stato della loro candidatura.
Aggiungi una colonna per "Segnalazione di candidati" in modo che chiunque all'interno della tua organizzazione possa aggiungere all'elenco un volontario che potrebbe essere adatto. Puoi anche spostare le candidature rifiutate in questa colonna, nel caso in cui la persona potrebbe essere adatta in futuro ma non questa volta.
1. Facilita il monitoraggio di più dettagli e organizzali con i campi personalizzati
Le esigenze relative al volontariato possono variare, quindi aggiungendo campi personalizzati al tuo progetto, puoi monitorare le abilità specifiche, gli interessi e la disponibilità dei candidati per far sì che soddisfino le esigenze della tua organizzazione.
Per esempio, puoi creare un campo relativo alle "abilità" con opzioni basate sulle necessità, ad esempio graphic design, social media, raccolta fondi, ecc... Potresti creare un altro campo relativo alle ore di volontariato che possono offrire ogni settimana per definire in anticipo il loro calendario.
Questi campi corrisponderanno ai campi che userai nel modulo di candidatura dei volontari nel prossimo passaggio.
2. Crea un modulo per l'invio delle candidature da parte dei volontari
Per iniziare a monitorare le candidature dei volontari, crea un modulo da compilare. In questo modo, avrai a disposizione tutte le informazioni che ti servono per valutare la loro candidatura.
- Vai alla scheda Moduli nella parte superiore del progetto.
- Personalizza il tuo modulo per includere tutti i campi creati nell'ultimo passaggio e creane altri per valutare se i volontari sono adatti. Per esempio, potresti volere un campo per gli allegati, in modo che possano caricare il curriculum o una lettera di motivazione. Puoi inoltre includere un campo con un selettore di date per stimare i loro giorni di disponibilità.
- Quando il modulo è pronto, impostalo su attivo e condividi il link con i candidati o sul tuo sito. Tutti possono inviare un modulo tramite Asana, anche se non dispongono di un account.
- Una volta inviato, il modulo si trasformerà in un'attività nel progetto relativo all'ammissione dei volontari.
- Ora è compito del tuo team valutare e approvare la candidatura. Assegna l'attività alla persona responsabile e dalle una scadenza. Assicurati che l'attività venga spostata nella colonna giusta, in modo che sia chiaro a che punto della valutazione si trova.
Prova a impostare delle regole per automatizzare alcune parti della procedura di invio delle candidature. Per esempio, puoi auto-assegnare a un collega del team la valutazione di tutte le nuove candidature. Oppure, se un candidato indica i social media tra le proprie abilità, puoi spostare automaticamente l'attività relativa alla sua candidatura in quel progetto, così che possa essere preso in considerazione da quel team.
Una volta che la candidatura di un volontario viene approvata, puoi aiutarlo nell'onboarding. Continua a leggere.
Come effettuare l'onboarding dei volontari
1. Usa un modello per l'onboarding dei volontari
Per lavorare in maniera efficace, i volontari hanno bisogno di un gran numero di informazioni. Impostando un modello per l'onboarding, potrai semplificare e adattare questo processo. Invita i volontari come ospiti all'interno del tuo dominio in modo che abbiano tutto ciò che serve per iniziare e si sentano supportati fin dal primo giorno.
Dai il via al tuo progetto con il nostro modello per l'onboarding, personalizzalo secondo le tue esigenze e salvalo come tuo modello personalizzato.
2. Sostituisci l'email e condividi le notizie usando le conversazioni
Con l'invio generalizzato di email a tutti i volontari si può creare confusione rapidamente e si possono perdere facilmente le informazioni fondamentali, senza parlare del tempo perso dal tuo team a duplicare le comunicazioni e rispondere alle email. Scegli invece di usare le conversazioni e gli stati su Asana.
- Le conversazioni sono un ottimo metodo per comunicare gli annunci a un team, celebrare i traguardi più importanti o parlare di più progetti contemporaneamente.
- Gli aggiornamenti di stato informano le persone di come stanno andando le cose, mettendo in evidenza le attività già completate, le attività in programma o i traguardi, oltre a eventuali ostacoli. Puoi inoltre usarli per congratularti coi colleghi. Ti basterà @menzionarli.
Questi aggiornamenti verranno visualizzati nella posta in arrivo, dove tutti possono rispondere. Inoltre, puoi fissare in cima alla discussione tutti i commenti importanti, in modo che le informazioni fondamentali siano facili da trovare.
3. Insegna ai tuoi volontari le funzionalità base di Asana
Molte organizzazioni hanno le proprie convenzioni e procedure di onboarding ma, se questo non è il tuo caso, potrebbe essere utile far iscrivere i nuovi volontari a un webinar di formazione dal vivo, in modo che possano integrarsi più rapidamente.
Possono inoltre guardare brevi video tutorial o consultare la guida di Asana (dove ti trovi in questo momento) per apprendere con calma.
Gestire l'impegno e la disponibilità dei volontari
Ora che hai portato i volontari su Asana, puoi controllare i progetti di volontariato in un unico posto.
I portfolio offrono un punto di riferimento centrale in cui organizzare e monitorare le attività relative a più progetti. Con i portfolio, puoi inoltre avere un chiaro senso della disponibilità del team tramite la funzionalità Gestione delle risorse. Inizia creando un portfolio, quindi aggiungi i progetti che desideri raggruppare insieme.
Questo è il motivo per cui prendere l' abitudine di pubblicare aggiornamenti di stato regolari è importante. Gli aggiornamenti di stato verranno mostrati in questa sezione in una visualizzazione unica, in modo che tu possa tenere tutto sotto controllo più facilmente e accorgerti se c' è qualcosa che non funziona.