Prima di creare un flusso di lavoro su Asana, è importante impostarne le basi in modo che funzioni correttamente. Questo articolo è la seconda parte di una serie di tre. Per consultare il primo articolo della serie, clicca qui.
Creare gli elementi costitutivi del flusso di lavoro
Organizzazione
Le organizzazioni collegano tutti i dipendenti della tua azienda che usano Asana in un unico spazio in base al dominio aziendale email condiviso.
Team
All'interno dell'organizzazione, tu e i tuoi colleghi vi dividete in team per collaborare ai vostri progetti e alle vostre attività. Ogni utente della tua organizzazione fa parte di almeno un team, ma può far parte di più team.
Progetti
I progetti ti permettono di organizzare tutte le attività relative a specifiche iniziative, obiettivi o un lavoro particolarmente grande. All'interno dei progetti, utilizzerai le sezioni per organizzare le tue attività.
Attività
Le attività sono l'unità di base con cui si gestiscono le azioni su Asana.
Sottoattività
Crea sottoattività per suddividere un'attività in compiti più piccoli o per distribuire il lavoro tra più persone.
Commenti
Commenta un'attività per fare una domanda o fornire informazioni aggiuntive o approfondimenti.
Decisioni sull'impostazione del flusso di lavoro
Successivamente, per assicurarti che il tuo flusso di lavoro funzioni correttamente, dovrai prendere una serie di decisioni chiave.
Decisione 1: progetto o attività
La domanda più comune che i team si pongono è se ospitano o meno il loro flusso di lavoro all'interno di un progetto o di un'attività.
Inizia creando un progetto con cui gestire l'intero flusso di lavoro.
Un progetto ti offre un luogo centrale in cui coordinarti con le parti interessate. Aggiungi attività e sottoattività per rappresentare un lavoro attuabile. Attività troppo vaghe, come "Promozione", sono difficili da eseguire. Dividi il lavoro in modo che le attività siano realizzabili.
Seconda decisione: come utilizzare le sezioni
Per decidere come utilizzare le sezioni di un progetto, è importante comprendere le due modalità di avanzamento di un'attività lungo il flusso di lavoro: in sequenze e in fasi.
Sequenze
Le sequenze sono come liste di controllo: il lavoro viene completato in un ordine specifico, fino al risultato finale. La pianificazione di un evento o dell'onboarding di un neoassunto sono esempi ideali di flussi di lavoro sequenziali. In questi casi suggeriamo di impostare il progetto in vista Elenco e di usare le sezioni per raggruppare le attività per categoria o periodo di tempo.
Fase
Le fasi sono come delle pipeline: un singolo risultato avanza attraverso una serie di fasi fino al completamento. Le procedure di richiesta o lo sviluppo di un prodotto sono esempi ideali di un flusso di lavoro a fasi. In questi casi suggeriamo di impostare il progetto in vista Bacheca e di usare le sezioni per rappresentare ciascuna fase. Le tue attività rappresentano i singoli risultati, che verranno spostati da una sezione all'altra man mano che avanzano lungo ciascuna fase.
Terza decisione: quali campi personalizzati aggiungere
Pensa subito ai campi personalizzati da utilizzare. Il modo in cui organizzi, automatizzi e crei resoconti sul flusso di lavoro dipende dai campi che hai aggiunto.
Organizza
Come devono essere organizzate le attività nel tuo flusso di lavoro? Crea campi per categorie specifiche.
Automatizza
Come desideri automatizzare il tuo flusso di lavoro? Puoi creare delle regole personalizzate in base ai campi che hai aggiunto.
Resoconto
Cosa devi segnalare nel tuo flusso di lavoro? I grafici disponibili nella dashboard del progetto dipendono dai tuoi campi personalizzati.
Quarta decisione: quando utilizzare le sottoattività
A volte, un'attività o un risultato finale devono essere suddividi in sequenze di passaggi più piccoli. In questi casi, utilizza le sottoattività.
Presta attenzione quando crei interi flussi di lavoro basati solo su attività e sottoattività. In futuro potrebbero sorgere dei problemi se desideri aggiungere automazioni, utilizzare la vista Cronologia o creare resoconti sulle attività.
Utilizzi comuni per le sottoattività
Se l'attività principale è una richiesta, suddividila in sottoattività per identificare i passi successivi.
Quando più persone devono approvare un'attività principale, aggiungi le richieste di approvazione come sottoattività.
In alcuni flussi di lavoro, le azioni sono subordinate al verificarsi di certe condizioni. Per esempio, un team che gestisce le richieste potrebbe in certe condizioni aver bisogno di più informazioni per spostare la richiesta in "In corso". In questi casi, utilizza la regola per aggiungere sottoattività quando un'attività avanza fino a quella determinata fase.
Sapevi che puoi aggiungere sezioni alle sottoattività? Utilizza la scelta rapida da tastiera "tab + N".
Come regola generale, se stai aggiungendo più di dieci sottoattività potresti invece prendere in considerazione l'utilizzo di un progetto con le relative attività.
Quinta decisione: uno o più progetti?
A volte un flusso di lavoro è così grande da poter coinvolgere più progetti.
Quando utilizzare più progetti.
Il tuo flusso di lavoro si interseca con quello di un altro team che sta già utilizzando un suo progetto. Per esempio, un team potrebbe monitorare la storia delle sue pubblicazioni in un progetto, mentre un altro team potrebbe dover discutere dello stesso argomento in una riunione futura. I team decidono quindi di aggiungere le attività pertinenti a entrambi i progetti.
Le fasi del tuo flusso di lavoro richiedono un volume così elevato di attività che potrebbe essere controproducente lasciarle tutte nello stesso progetto. Per esempio, un team potrebbe utilizzare un progetto per la gestione della posta in arrivo relativa alle richieste, ma i volumi sono troppo elevati. Viene quindi deciso di creare un progetto separato per gestire le richieste quando sono in corso. Per automatizzare il processo vengono utilizzate regole personalizzate.
Sesta decisione: come impostare le autorizzazioni di un progetto?
La modalità di impostazione delle autorizzazioni influisce sulle funzionalità del tuo flusso di lavoro. I membri del progetto possono essere autorizzati a modificare o commentare solo le autorizzazioni. In quest' ultimo caso, i membri del team possono visualizzare o commentare i progetti, ma non accesso in modifica.
Le autorizzazioni di solo commento sono disponibili solo per i team e le organizzazioni con Asana Premium.
Scopri di più
La maggior parte dei flussi di lavoro richiede di dare ai membri del progetto le autorizzazioni per modificare, in modo che possano svolgere le proprie attività. Le autorizzazioni di solo commento sono consigliate quando: un progetto deve essere visibile a molti stakeholder che non sono responsabili di nessuna attività. I progetti contengono informazioni sensibili e devi evitare modifiche accidentali o non necessarie.
Clicca qui per informazioni più approfondite sulle autorizzazioni.
Una volta impostato il tuo flusso di lavoro, è ora di aggiungere movimento. Consulta il prossimo articolo di questa serie