プロジェクトでは、特定のイニシアチブ、目標、大型案件に関連するすべてのタスクを、リスト、ボード、タイムライン、ガントチャートなどのさまざまなビューに整理できます。
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プロジェクトを作成
プロジェクトを作成するには、次のことを行います。
- クイック追加ボタンをクリックします。
- プロジェクトを選択
新しい画面に遷移し、「空のプロジェクト」を作成する、「テンプレートを使用」する、または「スプレッドシートをインポート」する3つのオプションが表示されます。
空白のプロジェクトから開始するには、「空のプロジェクト」の「+」をクリックします。
組織でプロジェクトを作成するには、チームに所属している必要があります。
新規プロジェクトをセットアップする
「空のプロジェクト」をクリックすると、プロジェクト詳細の入力、レイアウト、プロジェクトのカラーとアイコンの選択、プライバシー設定の選択ができます。
カスタムプロジェクトアイコンでプロジェクトをパーソナライズすることもできます。 新しいアイコンのjpgまたはpngファイルをアップロードして、デフォルトのプロジェクトアイコンの代わりに表示できます。 これらのカスタムアイコンは、サイドバー、ホーム、ポートフォリオ、チームページに表示されるため、プロジェクトを見つけやすくなります。
「プロジェクトの詳細」画面では、次のことができます。
組織 では、「プロジェクトを作成」ボタンを押すと自動的にサイドバーの最上部にあるチームにプロジェクトが作成されます。 作成先のチームを手動で選択するには、該当のチームフィールドをクリックします。
フィールドに必要事項を入力して「プロジェクトを作成」ボタンをクリックしたら、新規プロジェクトがメインウィンドウに読み込まれ、サイドバーにも表示されます。
プロジェクトのアクション
Asanaのプロジェクトでは、さまざまなアクションを実行できます。 下記に表示されているアクションはプロジェクトのものですが、検索ビューとマイタスクでもこれに似たアクションを実行できます。
ドロップダウンアイコンをクリックすると、次のオプションが表示されます。
- プロジェクトの詳細を編集-プロジェクトの名前や説明を変更します
- カラーとアイコンを設定-プロジェクトの色を変更します
- プロジェクトのリンクをコピー
- レイアウトをデフォルトとして保存
- 複製-プロジェクトを複製します
- テンプレートに変換
- ポートフォリオに追加
- インポート/エクスポートまたは印刷/別のチームに移動
- アーカイブ-プロジェクトをアーカイブします
- プロジェクトを削除
プロジェクト名の横にある星マークをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録され、サイドバーから簡単にアクセスできるようになります。
プロジェクト名と説明
プロジェクト名と説明は、そのプロジェクトの内容と、プロジェクトによって達成しようとしている目標についての背景を伝達する情報です。 プロジェクトを開くと、プロジェクト名がヘッダーに大きく表示されます。
プロジェクト名や説明を変更するには、次のことを行います。
- 矢印をクリックしてドロップダウンメニューを開きます。
- 「プロジェクトの詳細を編集」を選択します。
プロジェクトを印刷する
プロジェクトを印刷するには、次のことを行います。
- 矢印をクリックしてドロップダウンメニューを開きます。
- 「エクスポート/印刷」をクリックします。
- 「印刷」オプションを選択します。
印刷したページには以下が記載されます。
- タスク名と説明
- サブタスク名と説明
- セクションまたは列の名前
- 未完了/完了チェックボックス
- カスタムフィールド
- タスクの期日
印刷結果には、プロジェクトまたはマイタスクの現在のビューが反映されます。 ソートまたは絞り込みを行った内容を印刷するには、ビューを変更してもう一度印刷します。
印刷オプション を使用して、プロジェクトをPDFとして保存することもできます。 ほとんどのブラウザーの印刷ダイアログで、「PDFに保存」するオプションが提供されていますので、 これを選択し、プロジェクトの印刷ビューをコンピューターに保存してください。
プロジェクトを複製する
プロジェクトを複製して、共通のワークフローのテンプレートとして使用します。
プロジェクトを複製するには、次のことを行います。
- プロジェクトのタイトルの横にある矢印をクリックしてドロップダウンメニューを開きます。
- 「複製」を選択します。
ウィンドウが開き、タスクのフィールドリストが表示されます。 新しいプロジェクトに含めるフィールドにチェックマークを付けて、「プロジェクトを新規作成」をクリックします。
いつも使用するワークフローがある場合は、プロジェクトを毎回複製するのではなく、プロジェクトテンプレートを使用することをおすすめします。
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プロジェクトの概要とプロジェクトビュー
概要
「プロジェクトの概要」はプロジェクトの内容、理由、方法を俯瞰できるチームの常時機能するハブであり、プロジェクトの進行に合わせたコンテキストを手軽に理解することができます。 概要は、プロジェクトでチームがどのように協力するかを決める基調であり、プロジェクトメンバーの名前、説明、役割にアクセスできる場所でもあります。
プロジェクトビュー
リストのようなものもあれば、さまざまなセクションを移動できる付箋のようなものもあり、誰もが自分の仕事を別々に整理しています。 誰もが違った働き方をしているため、Asanaではプロジェクトビューが異なります。 リスト、 ボード、ガント、タイムライン、ワークフロー、ダッシュボード、メッセージ、ファイル、カレンダーから選択します。 つまり、自分の仕事のスタイルに合ったビューを選択でき、タスクをより効果的に視覚化できます。 詳しくはこちらの記事をお読みください。
ビューの保存
プロジェクトのビューを保存すると、あなたやチームに関連するプロジェクトを見つけやすくなります。 ビューを保存する機能では、プロジェクト管理者や編集可能ユーザーは、プロジェクトにつき最大12個まで、リスト、ボード、カレンダー、またはタイムライン形式のタブを作成できます。
プロジェクト管理者や編集可能ユーザーは、プロジェクトにフィルターやソートを適用する権限を持つほか、プロジェクトでタブとしてビューを保存、タブの並べ替え、デフォルトとして設定、名前の変更、削除ができます。 また、タブ名を絵文字で始め、右クリックしてタブのアクションメニューを開き、ビューをカスタマイズすることで、タブのアイコンとして絵文字を使用することもできます。
おすすめのビューを以下に掲載します。
- 月ごとのスケジュールを確認できるように複数のカレンダービューを設定する
- 進行中(未完了)のタスクの進捗を確認するためのボードビューを設定する
- プロジェクトのビューを並べ替えて、重要度の高いビューや頻繁に使用するビューを優先する
- ダイナミックフィルター「担当者は自分」を使用し、新しいタブとして保存すると、全員に自分に割り当てられたタスクが表示されます
タスクとは関係のないビュー(概要、ワークフロー、ダッシュボード、メッセージ、ファイル)の複製や名前の変更はできません。
お客様の組織が現在Enterprise、Enterprise +、または旧Enterpriseプランを利用している 場合、プロジェクト管理者がプロジェクトの権限を「プロジェクト管理者のみ」に変更している可能性があります。 この場合、プロジェクトの編集可能ユーザーはプロジェクトのタブを変更できません。
プロジェクトを別のチームに移動する
このアクションは、組織の公開プロジェクトと非公開プロジェクトのどちらでも利用できます。
非公開プロジェクトを移動するには、両チームのメンバーである必要がありますので、ご注意ください。
プロジェクトは、自分がメンバーであるチームにのみ移動できます。
プロジェクトを別のチームに移動するには、次のことを行います。
- 矢印をクリックしてドロップダウンメニューを開きます。
- 「別のチームに移動」を選択します。
- 移動先のチームを選択します(チェックマークは、現在プロジェクトが存在するチームを示します)。
サイドバーで、プロジェクトをドラッグ&ドロップして別のチームに移動することもできます。
プロジェクトを他のワークスペースや組織に移動する
Asanaでは別々のワークスペースや組織の間にはっきりとした境界線があり、プロジェクトをそのまま別のスペースに移動することはできません。 プロジェクトを他のスペースに移動するには、選択したワークスペースまたは組織にまずプロジェクトを新規作成し、既存のプロジェクトからタスクのリスト(タスク名)を手動でコピー&ペーストする必要があります。
このように、Asanaのプロジェクトを別のワークスペースに移行したりコピーしたりするのに役立つサードパーティツールがあります。 Asanaは、サードパーティ製ツールについて一切の責任を負いません。
プロジェクトのリンクをコピーする
プロジェクトのURLをコピーすれば、チームメンバーと簡単に共有できます。
プロジェクトのリンクをコピーするには、次のことを行います。
- 矢印をクリックしてドロップダウンメニューを開きます。
- 「プロジェクトのリンクをコピー」を選択します。
プロジェクトの色
リストにプロジェクトが増えたら、緊急度が高い、またはよく使用するプロジェクトを色分けすると、見やすくなります。
プロジェクトの色を変更するには、次のことを行います。
- 矢印をクリックしてドロップダウンメニューを開きます。
- 「カラーとアイコンを設定」を選択します。
- 「全員に対して設定」ボックスにチェックを入れて、ワークスペースまたは組織の全員にこのプロジェクトカラーを設定します。
Asanaにプロジェクトをインポートする
CSVを使用して、Asanaのプロジェクトにタスクをインポートできます。
プロジェクト名の横にあるプロジェクトヘッダードロップダウンメニューで、「インポート」にカーソルを合わせ、「CSV」を選択します。
表示される手順に従い、CSVファイルの追加先プロジェクトとそれが属する組織を選択します。
プロジェクトやタスクをAsanaにインポートするには、Asanaに移動するタスクをリストとして複製し、プロジェクトにペーストする方法もあります。 改行ごとに新規タスクが自動的に作成されます。
サードパーティツールはAsanaが開発したものではないため、Asanaサポートチームによるサポートは提供されません。
プロジェクトをエクスポートする
プロジェクトはJSONやCSVといったテキストベースのファイルフォーマットにエクスポートできます。
プロジェクトをエクスポートするには、次のことを行います。
- プロジェクトのタイトルの横にある矢印をクリックしてドロップダウンメニューを開きます。
- 「エクスポート/印刷」にカーソルを合わせます。
- ファイル形式を選択します。
プロジェクトのエクスポートについて、詳しくはこちらをご覧ください。
プロジェクトをアーカイブする
プロジェクトをアーカイブすることで、アクティブなプロジェクトに集中できます。 注意:プロジェクト管理者のみがプロジェクトをアーカイブできます。
プロジェクトをアーカイブするには、次のことを行います。
- 矢印をクリックしてドロップダウンメニューを開きます。
- 「アーカイブ」を選択します。
アーカイブされたプロジェクトへのリンクがあれば、誰でも簡単にプロジェクトにアクセスできます。 また「検索」を使ってプロジェクトを探すこともできます。
アーカイブされたプロジェクト内にある、自分に割り当てられたタスクは、引き続きマイタスクに表示されます。
プロジェクト を完了にしますか？ プロジェクトをアーカイブしてもステータスは更新されないので、プロジェクトのステータスでプロジェクトを完了にすることをおすすめします。
プロジェクトをアーカイブから復元する
アーカイブしたプロジェクトは、プロジェクトヘッダーやサイドバーからいつでも復元できます。
プロジェクトをアーカイブから復元するには、次のことを行います。
- 矢印をクリックしてドロップダウンメニューを開きます。
- 「アーカイブから復元」を選択します。
- または右上隅にある復元ボタンをクリックします。
アーカイブされたプロジェクトに有効期限はなく、消去されることはありません。
プロジェクトを削除する
プロジェクト を削除すると、すべての場所で削除されます。 削除しても影響がないことを確認してください。 プロジェクト管理者のみがプロジェクトを削除できることに注意してください。
割り当て済みタスクや他のプロジェクトに関連付けられているタスクは削除されません。
プロジェクトを削除するには、次のことを行います。
- 矢印をクリックしてドロップダウンメニューを開きます。
- 「プロジェクトを削除」を選択します。
プロジェクトを削除すると、すべてのプロジェクトメンバーにメール通知が送信されます。プロジェクトを削除したユーザーには、削除を取り消したい場合に復元できるリンクが送信されます。 復元リンクはプロジェクトの削除後30日間有効です。 タスクがないプロジェクトを、作成から1日以内に削除した場合、通知メールは送信されません。
おすすめのテンプレート
「テンプレートを使用」をクリックすると、一般テンプレートのライブラリから選択できます。
チームのタイプに基づくおすすめのテンプレートが提供されています。表示されているチームタイプ別テンプレートの中に使いたいものが見当たらない場合は、簡単にチームタイプを変更して他のテンプレートオプションを表示することができます。
カスタムテンプレート
必要に応じて、組織が独自に作成したカスタムテンプレートを表示、使用することもできます。 カスタムテンプレートはチームごとに整理されます。
カスタムテンプレートを使うには、次のことを行います。
- 組織の名前を選択します。
- 使用するカスタムテンプレートを選択
テンプレートのプレビュー
使いたいテンプレートを見つけたら、そのテンプレートをプレビューして詳細を確認し、 「テンプレートを使用」を選択して使用を開始します。
「テンプレートを使用」を選択すると、テンプレートの名前を変更し、新しいプロジェクトを開始できます。
ステップ1では、新規プロジェクトの詳細を追加する必要があります。
詳細の入力
- プロジェクトの詳細、プロジェクト名、チームを追加し、プライバシー設定を選択します。
ステップ2では、プロジェクトの日程をスケジュールします。
スケジュール
- プロジェクトを作成するには、開始日と終了日を追加します。
- 「プロジェクトを作成」ボタンをクリックします。
プロジェクトの権限
プロジェクトの権限とその調整方法については、権限に関するガイド記事をご覧ください。
プロジェクトの検索とアクセス
プロジェクトにアクセスする方法は以下のとおり複数あります。
- プロジェクト名を検索する
- チームのプロジェクト一覧からアクセスする
- サイドバーのプロジェクト一覧からアクセスする
プロジェクトオーナーとメンバー
すべてのプロジェクトには、プロジェクトオーナーを1人だけ割り当てることができます。一方、プロジェクトメンバーに人数制限はありません。
プロジェクトオーナーとプロジェクトメンバーは、プロジェクトのタスクを追加、削除、編集できます。
また、オーナー、メンバー共に、プロジェクトのステータス更新、進捗チャートの調整ができ、プロジェクトに関する通知を受信します。
プロジェクトオーナー
プロジェクトメンバーのうち1人だけがプロジェクトオーナーになることができます。
プロジェクトオーナーは、次の手順で識別できます。
- プロジェクトの「概要」タブを開きます。
- 「プロジェクトでの役割」セクションにプロジェクトオーナーが表示されます。
デフォルトでは、プロジェクトを作成した人がプロジェクトのオーナーに設定されます。
プロジェクトオーナーを変更する
プロジェクトオーナーを変更するには、次のことを行います。
- プロジェクトの「概要」タブの「プロジェクトでの役割」セクションに移動します。
- プロジェクトメンバーの名前の横にあるドロップダウンの矢印をクリックして、「プロジェクトオーナーとして設定」を選択します。
現在のプロジェクトオーナーの名前の横にあるドロップダウンの矢印をクリックして、「プロジェクトオーナーの設定を解除」を選択することもできます。
プロジェクトメンバー
プロジェクトメンバーになって、チームでプロジェクトの進捗を把握しましょう。
次の場合に、プロジェクトメンバーは通知設定に応じて、メールまたは受信トレイで通知を受け取ります。
- プロジェクトオーナーがプロジェクトステータスを更新したとき
- プロジェクトに新しいタスクが作成または追加されたとき
- プロジェクトに新しいメッセージが投稿されたとき
プロジェクト を見るためには、必ずしもプロジェクトメンバーである必要はありません。 プロジェクトを閲覧できるユーザーは、プロジェクトの権限によって決定されます。
プロジェクトメンバーを追加する
プロジェクトメンバーを追加するには、次のことを行います。
- プロジェクトのヘッダーのメンバープロフィールアイコンをクリックします。
- 対象者の名前かメールアドレスを入力します。
プロジェクトメンバーフィールドには複数のメンバーを追加できます。 対象者の名前かメールアドレスを入力すると、「メンバーを追加」ボタンが表示されます。
すべてのプロジェクトメンバーは、プロジェクトの削除に関するメール通知を受け取ります。 この通知をオフにすることはできません。
プロジェクトの削除通知には、削除されたプロジェクトを復元するためのリンクも含まれます。
メンバー通知設定
メンバー通知設定にアクセスするには、次のことを行います。
- プロジェクトのヘッダーのメンバープロフィールアイコンをクリックします。
- 「メンバー通知を管理」を選択します。
メンバー通知設定から、以下のことができます。
- プロジェクトメンバーの通知を編集する
プロジェクト通知設定には3つのオプションがあります。
- ステータス更新:プロジェクトオーナーがプロジェクトのステータスを更新した場合の通知
- メッセージ:プロジェクトにメッセージが投稿された場合の通知
- タスクの作成:プロジェクトにタスクが作成または追加された場合の通知
プロジェクトにおける通知には、次の2つのカテゴリがあります。
プロジェクトのアクションによりトリガーされる通知
- タスクのプロジェクトへの追加
- プロジェクトオーナーの変更
- プロジェクトの期日の変更
- プロジェクトストーリーの共有(誰かがプロジェクトストーリーをあなたと共有した場合)
プロジェクト関連の通知
- 会話を作成- Asana受信トレイのスレッドを伴います。
- 「ステータス更新」を作成: Asana受信トレイのスレッドが作成されます
- 招待の受け入れ:誰かがあなたの招待を受け入れた場合
Asanaユーザーは、コラボレーターとして参加しているタスクにコメントまたは@メンションが投稿されると、メール通知を受信します。
セクション
セクションでは、プロジェクトのタスクを分割したり整理したりすることができます。 セクションを使って、カテゴリ、ワークフローのステージ、優先度などを作成できます。
ウェブ・デスクトップ版のAsanaでは、キーボードショートカットTab - Nを使ってセクションを作成でき
ます。
セクションを作成する
プロジェクトにセクションを作成するには、次のことを行います。
- 「タスクを追加」ボタンの横にある矢印をクリックしてドロップダウンメニューを開きます。
- 「セクションを追加」をクリックします。
セクション間でタスクを移動する
タスクを異なるセクションに移動する方法は2つあります。
タスクがどのセクションにあるかを識別する方法は2つあります。
- メインウィンドウから
- タスク詳細ウィンドウから
サブタスクのリストにセクションを追加するには、キーボードショートカットTAB + Nを使用してください。
折り畳み可能なセクション
セクションは必要に応じて展開したり、折り畳んだりできます。
セクションの横にある矢印をクリックすると、セクションの下にあるタスクを展開したり、折り畳んだりできます。
セクションを削除する方法
セクションはいつでも削除できます。
セクションを削除するには、次のことを行います。
- セクションヘッダーの横にある三点リーダーアイコンをクリックします。
- 「セクションを削除」を選択します。
ここで、削除の意思を確認するダイアログが表示されます。
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