タスクとは？
タスクは、誰がいつまでに何を担当するのかを明確にするための実行可能なステップやTo - Doを表しますが、アイデアや参照用の資料に使うこともできます。 チームメイトに何かを聞く必要があるたびにメールを送っているという方は、代わりにタスクを利用することをお試しください。
たとえば、近いうちに行われるキャンペーン用の動画を制作するタスクがあり、他のチームメイトがその企画を担当するとします。 このタスクは、キャンペーン管理プロジェクトで管理できます。
タスクには、関係するすべてのファイル、コメント、指示が格納されるため、情報を1つの適切な場所にキープしておけます。 通常、タスクはプロジェクトの一部なので、チームメイトはタスクを簡単に見つけて確認できます。 詳しくはasana.com/appsをご覧ください。
タスクの作成
方法
タスクを作成する主な方法には以下の3通りがあります。
- トップバーのオレンジ色の「クイック追加」ボタンから
- 「タスクを追加」ボタンからプロジェクトに移動します。
- タスクリスト内をクリックし、Enterを押して入力する。
メールやSlackのメッセージ、その他の外部アプリからタスクを作成することもできます。 Asanaとよく使われているツールを連携させることで、時間を節約し、タスクをさらに管理しやすくすることができます。
タスク担当者
1つのタスクにつき割り当てられる担当者は1人ですが、コラボレーターは複数割り当てられます。
タスクの担当者とコラボレーターの両者が、タスクを表示したり、タスクの権限設定に基づいてタスクを編集したりすることができます。
担当者フィールドには、そのタスクを担当する人が表示されます。
ユーザーに割り当てられたタスクは、そのユーザーのマイタスクに表示されます。
タスクが更新されると、コラボレーターは通知を受け取ります。
タスクの作成者および担当者は、自動的にタスクのコラボレーターとして追加されます。
タスクを割り当てるには、次の方法があります。
- タスク詳細ウィンドウの「担当者」フィールドをクリックします
- 対象者の名前またはメールアドレスを入力します
- オートコンプリート機能の結果から対象者を選択します
Tab + Mを押すと、自分にタスクを割り当てることができます。
タスクの割り当てを解除するには
担当者フィールドに移動し、表示されるXアイコンをクリックします
複製タスク
を割り当てる
複数のメンバーに対して同じタスクを作成したい場合に、個人にも組織のチーム全体にも複数のタスクを簡単に割り当てることができます。
タスクの複数のコピーを割り当てるには:
- タスク詳細ウィンドウの「担当者」フィールドをクリックします
- 複製タスクを割り当てるをドロップダウンメニューから選択します
- 「複製」を割り当てるリストから選択します
- 複製を割り当てるを
クリックします
Xが複製されたという通知が画面の一番下に表示されます。
コピーを割り当てるということは、元のタスクが複数のメンバーに割り当てられるのではなく、複数作成されたタスクのコピーが各メンバーに割り当てられるということです。
タスクのコラボレーター
タスクのコラボレーターになると、以下のような変更がタスクにあった場合に通知を受け取れます。
- 添付がタスクに追加された
- タスクに新しいコメントが投稿された
- ユーザーがタスクにいいねしました
- タスクが完了されたとき
コラボレーターをタスクに追加するには、次のことを行います。
コラボレーターの横にある+ボタンをクリックして、コラボレーターを追加または削除します
コラボレーターは受信トレイ通知を受信し、設定によって通知をメールで受信できます。
関心のないタスクの通知を受け取っている場合、タスクのコラボレーターから自分を外すことができます。
タスクから離脱するには
「タスクから離脱」ボタンをクリックします
コラボレーターを削除する方法
ここでは次のいずれかを行います。
- コラボレーターを削除する場合は、コラボレーターの名前にカーソルを合わせ、Xアイコンをクリックします
- コラボレーターを追加する場合は、対象者の名前またはメールアドレスを入力し、オートコンプリート機能の結果から対象者を選択します
タスクの説明やコメントで他のメンバーを@メンションした場合、その人はそのタスクのコラボレーターに自動的に追加されます。
タスクのヒントとベストプラクティス
優れたタスクを作成する方法と、自分に割り当てられたタスクに応答する方法について、いくつかのヒントをご紹介します。
優れたタスクの
作成
- わかりやすくて実行可能なタスク名を付けます。 たとえば、単に「ブログ記事」とするよりも「ブログ記事の初稿を完成させる」とします。
- タスクを自分やチームメイトに割り当てます。 タスクの担当者は1名のみです。これによって、誰がその業務の責任者なのか、混乱を避けられます。
- タスクを完了させるために複数の担当者による作業が必要な場合は、タスクをサブタスクに分割することができます。
- 開始日と期日 を追加して、タスクの期間と最終期限を示します。 チームメイトは、より効果的に時間をタスクに割り当てて、いつまでにそのタスクを終わらせれば良いかを把握することができます。
- タスクの説明に、詳細、手順、背景情報などを記入します。これにより、仕事の開始から完了までに必要なすべての情報が担当者に伝わります。 チームメイトやプロジェクトをメンションしたり、タスクの説明をリッチテキストでフォーマットしたり、タスクの説明にインタラクティブなプレビューとして表示されるYouTubeやFigmaなどの場所からメディアを挿入したりすることができます。
- 必要なファイルを添付します。 AsanaはGoogleドライブ、Dropbox、OneDrive、Boxと連携しているため、使用中のツールから簡単にファイルを添付できます。
- タスクによっては、先に他の仕事が終わるまで着手できないものもあるでしょう。 タスクの依存関係を設定することで、仕事を適切な順序とタイミングで進めることができます。
- 最後に、コラボレーターをタスクに追加できます(メールのCCのようなものです)。 コラボレーターは、タスクのアクティビティに関する通知を受け取ります。 コラボレーターはいつでも追加または削除できます。
- タスクを完了させたら、タスク名横のチェックマークをクリックします。 チームメイトに成果内容がわかるようにコメントを投稿します。
収益目標を達成するといった大きなプロジェクト目標や、イベント会場を決定するといった次のフェーズに進むために必要な大きな仕事を表すために、マイルストーンを作成することもできます。
プロジェクト、タスク、またはサブタスクのどれを作成すればよいのか？
多くのお客様がこの質問をされており、その答えは、お客様が何を達成しようとしているのか、どのように情報を表示したいのかによります。 以下のフレームワークと、正しい方法の選択に役立ついくつかのポイントをチェックしてみてください。
| プロジェクトの作成... | タスクの作成... | サブタスクの作成... | ビューコンポーネントの例 | |
|---|---|---|---|---|
| 作業量 | 長期間にわたって目標に向かって努力している関係者のグループや、仕事を一か所で追跡したい人にとっては、大きな労力になります。 | 数分〜数日で達成できる一人分の単発的なTo - Doアイテムを記録して管理したい。 | タスクが複数の人に分担され、それぞれがタスクの完成に貢献している。 |
プロジェクト:エディトリアルカレンダー タスク:ブログを公開 サブタスク:ブログ用に顧客の声を収集する |
| ビュー | プロジェクトとそのタスクをさまざまなビュー(リスト、ボード、タイムライン、カレンダー)で確認し、それらをポートフォリオやダッシュボードチャートで報告したい。 | タイムライン、ダッシュボード、またはワークロードのいずれかのビューで作業を表示したい(ここではサブタスクは自動的に表示されません)。 | タイムラインビュー、ダッシュボードビュー、ワークロードビューでサブタスクを表示する必要はない。 |
プロジェクト:製品リリース タスク:市場リサーチを行う サブタスク：マーケティング用のリサーチサマリーの作成 |
| 複雑さ | 作業には多くのステップ、ステージ、関係者、または段階がある。 | (プロジェクト全体ではなく)特定の作業について、一部の関係者とコミュニケーションを取りたい。 | タスクをより小さな作業に分割したい。 (ただし、異なる関係者に割り当てられたサブタスクが5つ以上あるような場合は、そのタスクをプロジェクトとすべきではないかを検討してください)。 |
プロジェクト：新春キャンペーン タスク:キャンペーンのメッセージを確定 サブタスク:キャンペーンのメッセージを確認する |
タスクへの
応答とコラボレーション
タスクは、Asanaのスペースにいる全員が作成し、全員に対して割り当てることができます。 次のヒントを活用してコラボレーションをさらに盤石にしましょう。
- タスクを割り当てられたら、「いいね」をして、タスクを確認したことと開始する意思を示すことができます。
- 自分がそのタスクに適任ではない場合は、他のユーザーに再割り当てするか、タスクのコメント欄で話し合うことができます。
- タスクの途中でタスクのコメントに更新情報を入力すれば、タスクのコラボレーターがそれに応答したり、進捗を把握したりすることができます。
- コメントに大切な情報や最終的な決定事項が含まれる場合は、すぐに確認できるようにトップにピン留めすることができます。
- タスクまたはコメントへの注意を引く場合は、@メンションを使います。 タスクでメンバーを@メンションすると、自動的にコラボレーターとして追加され、受信トレイの通知が送信されます。
- プロジェクト、タスク、メッセージ、チームの名前を@メンションして仕事と関連付けて参照しやすくすることもできます。
タスクをマスターするためのその他のリソース
視覚的に学んだり、掘り下げたトレーニングを受けたりしたいですか？ 以下のリソースをご覧ください。
| リソース | リンク |
|---|---|
| Asanaレッスン | タスクの基礎を5分で学ぶ |
| タスクのビデオチュートリアル | How to Asanaを視聴 |
| タスク管理のオンデマンドコース | Asanaアカデミーに登録 |
| コミュニティでつながる | 近日中に開催されるトレーニングに参加するか、コミュニティフォーラムでタスクに関するスレッドをはじめる |