Asanaアカウントは無料で、個人に紐付けられています。Asanaアカウントを持つことで、共有されたワークスペースや組織にアクセスして他のAsanaユーザーとコラボレーションすることができます。
1つのAsanaアカウントを使用して複数のワークスペースや組織を作成し、参加できるため、さまざまなグループのAsanaユーザーとコラボレーションできます。所属するワークスペースや組織はそれぞれ独立しており、メンバー、プロジェクト、タスクはそのワークスペースや組織に限定されています。
各ワークスペースや組織は独立しているため、あなたや同僚は、お互いに所属していないワークスペースや組織を見ることはできません。 スペース間のプライバシーについて詳しくはこちらをご覧ください。
組織とは？
組織は、Asanaを使っているあなたの会社のすべての従業員が、会社の共有メールドメインに基づいて、つながることのできるスペースです。
「組織」の中で、従業員は「チーム」に分かれてプロジェクトやタスクに共同で取り組みます。
独自の共有メールドメインがない場合は、ワークスペースでコラボレーションできます。
組織のメンバー
組織にはメンバー、ゲスト、限定アクセスメンバーといった複数の構成員が存在します。 会社ドメインのメールアドレスを持つ社員は組織のメンバーに、社外関係者は組織のゲストに振り分けられます。
たとえば、michael@yourco.comは組織yourco.comのメンバーですが、他のメールアドレス(@ gmail.comや@ anotherco.comなど)を使用する人は組織yourco.comのゲストになります。
組織メンバー をゲストに変換することはできません。 組織のメンバーシップは、その人のメールアドレスによって自動的に決まります。
組織のメンバー
組織のメンバーシップは、使用するメールアドレスに関連付けられているドメインを基にしています。 組織のメンバーになるには、組織が承認しているメールドメインのいずれかを持つメールアドレスを使用する必要があります。
組織が承認しているメールドメインのメールアドレスを使ってAsanaに登録した人は、自動的に組織のメンバーになります。
組織のメンバーができることは以下のとおりです。
- チームを新規作成する。
- 組織内で参加をリクエストできるチームの完全なリストを表示する。
- チーム設定から組織の他のメンバーやゲストの名前とメールアドレスを表示する。 Premium組織の管理者は、組織設定から組織メンバーとゲストの完全なリストを見ることもできます。
- 組織内で公開されているプロジェクトやタスクにアクセスする。
「公開」に設定されていないプロジェクトやタスクでコラボレーションするには、自動的に組織に参加したメンバーがチームに参加リクエストをするか、招待される必要があります。詳細はこちらをご覧ください。
組織のゲスト
組織で承認されたメールドメインのアドレスを持たないクライアントやベンダー、お客様(@ gmail.comや@ yahoo.comなど)とコラボレーションできます。 これらのユーザーは組織のゲストになります。 ゲストの場合、組織に対するアクセス権は限定されており、本人に明示的に共有されたもののみを閲覧することができます。
組織のゲストは、招待されない限りチームに参加することはできません。 また、他のチームを作成、表示したり、チームへの参加をリクエストしたりすることはできません。
組織のゲストは、自分にアクセス権が与えられているプロジェクトやタスクを共有することで、組織に他のゲストを招待できます。
メンバーとゲストの識別
ゲストの場合、入力データ候補またはメンバーリストの名前の横に地球のアイコンが表示されます。
限定アクセスメンバー
チームにはそれぞれ独自のメンバーが所属し、固有のプロジェクトがあります。 チーム内の一部のプロジェクトにアクセス権がない人は、チーム設定のメンバータブで「限定アクセスメンバー」と表示されます。
限定アクセスメンバーは、自分が追加されたプロジェクトとタスクは見ることができますが、チームの会話や他のプロジェクトは表示されません。
組織内のチームをAsana Premiumにアップグレードする場合は、限定アクセスメンバーをプランに含める必要があります。
既存の組織に参加する
社内の他のユーザーによって作成された組織に参加する方法は2つあります。
- 仕事用メールアドレスでAsanaに登録する方法。 この場合、自動的に組織に参加します。
- 既存の組織内のユーザーに、チームに招待してもらう方法。
- すでに他のメールアドレスでAsanaを使っている場合は、Asanaアカウントに会社のメールアドレスを追加すれば自動的に組織に参加します。
組織を作成する
Asanaでの組織の作成は、次のいずれかの手順で行います。 Asanaサポートへのお問い合わせが必要になる場合もあります。
組織を作成すると、会社のメールドメインのメールアドレスを使っているAsanaユーザー全員に影響します。
社内で初めて登録する
会社のメールアドレスでAsanaアカウントを新規作成すると、 そのメールアドレスに基づいて組織が自動的に作成されます。
なお、同様の方法で登録しても、組織の代わりにワークスペースが作成される場合があります。このような場合は、ワークスペースを変換して組織にすることができます。
組織を追加作成する
1つのアカウントから、複数の組織を作成して参加することも可能です。 会社用メールアドレスが他にもある場合は、アカウントにメールアドレスを追加し、こちらの手順で新しい組織を作成できます。
各組織は、独自のメールドメインに関連付けられている必要があります。 Asanaアカウントに紐付けられた、会社メールドメインを持つユーザーだけが、その組織のメンバーになります。
組織のメールドメインを追加または変更する
組織に承認済みメールドメインを追加する場合(たとえば、会社がacme.comからacmestaff.comに変わる場合)、サポートチームにお問い合わせいただく前にAsanaアカウントに新しいメールアドレスを追加してください。
まず、アカウントに会社の新しいメールアドレスを追加し、こちらのサポートフォームにご記入ください。組織で必要な変更設定をサポートします。
頂いたリクエストを進めるにあたり、約3営業日お時間をいただいております。 組織の更新が完了し次第、もしくは確認事項について、Asanaチームより追ってご連絡いたします。
メールドメインが変わることがわかったら、速やかに ご連絡ください。 古いメールドメインと新しいメールドメインの両方が同時に有効である期間に変更するのが一番簡単です。
組織にユーザーを招待する
チームに招待することで、ユーザーを組織に追加することができます。
共有可能な招待リンク
共有可能な招待リンクを使用すれば、簡単にたくさんのメンバーをチームやプロジェクトに招待できます。 ユーザーはさまざまなチャネル(メール、Slack、SMSなど)を使ってリンクを共有できます。 チームのオンボーディング用WikiページやGoogleドキュメントにも投稿できます。
共有可能な招待リンクはメンバー用として、メールのオプションはゲスト用として使用します。
リンクを使ってプロジェクトに招待
プロジェクトを共有するには、次のことを行います。
- プロジェクト内の「共有」アイコンをクリックします。
- リンクをコピー
共有可能な招待リンクからプロジェクトに参加するメンバーには、デフォルトでそのプロジェクトの編集/コメント権限が与えられます。
リンクを使ってチームに招待
チームへの招待方法
- 「+作成」クイック追加ボタンをクリックして、「招待」を選択します
- 「リンクで招待する」タブを開きます。
- ドロップダウンリストからチームを選択します。
- 「リンクをコピー」をクリックし、リンクを共有し、新しいメンバーをチームに招待します
ゲストの招待
プロジェクトまたはチームにゲストを招待する場合は、「メールで招待する」オプションを使用します。
組織ゲストは共有可能な招待リンクからチームやプロジェクトに参加することはできません。組織ドメインと一致するメールアドレスを持つ組織メンバーのみが、共有可能なリンクを使用して参加できます。 ゲストを招待する場合は「メールで招待する」を選択してください。
リンクを無効化する
リンクを無効化するオプションをクリックすると、リンクは完全に無効化され、 そのリンクは使用できなくなります。
組織を離脱する
組織を離脱するには、次のことを行います。
- プロフィール写真をクリックします。
- ドロップダウンメニューの「その他」にカーソルを合わせます。
- 「この組織から自分を削除」を選択します
組織から離脱すると、その組織のプロジェクトやタスクにアクセスできなくなります。
組織のメンバーの
場合、この操作により組織に関連付けられているメールアドレスがAsanaアカウントから削除されます。 Asanaアカウントに引き続きアクセスできるよう、離脱する前にまずアカウントに個人用のメールアドレスを追加してください。
アカウントから会社のメールアドレスを削除したメンバーは、組織から削除されることになります。
組織からユーザーを削除する
組織からユーザーを削除すると、そのユーザーは組織とそのプロジェクトやタスクに対するアクセス権がなくなります。
組織からユーザーを削除すると、そのユーザーが作成したタスク、プロジェクト、メッセージ、ファイル、コメントはそのまま残りますが、担当していたタスクは誰にも割り当てられていない状態になります。
タスクが放置されないように、プロビジョンを解除する前に対象者のマイタスクに移動してタスクを再割り当てすることをおすすめします。
なお、組織からユーザーのプロビジョンを解除すると、そのユーザーの会社のメールアドレスがアカウントから削除されます。このアドレスをアカウントに戻すと、また組織に参加することになります。 また、ユーザーがAsanaのユーザーアカウントに他のメールアドレスを登録していない場合は、プロビジョンを解除するとそのユーザーはAsanaから締め出される場合があります。
組織からユーザーを削除するには、次の条件を満たす必要があります。
- 削除の操作を行う人が組織メンバーであること
- 削除の操作を行う人と、削除される人が同じチームに所属していること
対象者がすでにチームから削除されているなど、あなたと同じチームにいない場合は、そのユーザーをチームに招待してから、すぐに組織から削除します。
最近のチームメンバーを組織から削除するには、次の手順を行います。
- サイドバーのチーム名にカーソルを合わせます
- 矢印アイコンをクリックします
- 「チームメイトを招待」を選択します
- 「メンバー」タブに移動します
- 削除したいユーザーの名前の横にあるメンバーの横にあるドロップダウンの矢印をクリックします
- 「チームから削除」を選択します(このボタンは、ユーザーが招待をまだ受け入れていない場合は「招待をキャンセル」と表示されます)
- 「アクセスを削除」を選択して、チームから削除します
- 組織から削除するには、「プロビジョンを解除」をクリックします
Premium組織の場合、メンバーのプロビジョンを解除できるのは管理者のみです。
ゲストに対する利用規約
ゲストは、Asanaのサブスクリプション加入者条件に定められる2.4項(b) (利用規約)の対象となります。 ゲストアカウントは、クライアント、請負業者、顧客など、外部のビジネスパートナーとのコラボレーションに使用されることを目的としています。 Asanaのサービスを利用するお客様が、自社の従業員または関連会社の従業員のためにエンドユーザーサブスクリプションを別途購入せずに、当該従業員にゲストとしてAsanaサービスにアクセスさせることは許可されていません。
大学や教育機関の組織
現在、学生用のメールアドレスで組織を作成することはできません。 組織を作成するには、会社のメールアドレスか、サブドメインに属しているメールアドレスが必要です。 これは、組織のメンバーシップはメールドメインで定義されるため、広範な大学のドメインで組織を作成すると、Asanaに登録したすべての学生や教職員などが同じ組織に追加されることになるためです。 ただし、特定の学部や学科のサブドメインを取得できる場合は、組織を作成できます(例: @ staff.domain.edu )。
管理者コンソール
有料サブスクリプションのユーザーは、管理者コンソールにアクセスしてサブスクリプションに関する変更を行ったり、請求を管理したり、組織に関する情報を確認して、メンバーを管理したりできます。
組織をアップグレードすると、管理者コンソールにアクセスできます。