カスタムフィールド

フィールドを編集

カスタムフィールドは、ツールバーや列のヘッダーを使って編集できます。

フィールド名の横にある鉛筆のアイコンをクリックしてフィールドを編集します。

カスタムフィールド

 

は列ヘッダーを使っても編集できます。 カスタムフィールドの横にある矢印をクリックし、ドロップダウンから「フィールドを編集」を選択します。

グローバルカスタムフィールドの場合、編集内容はそのフィールドを使うすべてのプロジェクトに同じように適用されます。

フィールドを完全に削除する方法

フィールドを完全に削除するには、以下のことを行います。

ドロップダウンフィールドの編集

ドロップダウンフィールドを編集して、以下のことを行えます。

ドロップダウンオプションの並べ替え

ドロップダウンオプションは、ドラッグ&ドロップしてカスタムフィールド内で並べ替えることができます。

カスタムフィールドの値オプションからドロップダウンの値を削除した 場合、その値が使用されたタスクでは削除された値が保持されます。 後からそのフィールドを他の値に変更することはできますが、変更後にそのフィールドを削除された値に戻すことはできません。

数値フィールドの編集

数値フィールドを編集して、以下のことができます。

フィールドの小数点以下の桁数を 減らした場合、現在の値はすべて保持されますが、表示される値は切り上げまたは切り捨てされます。 フィールドの小数点以下の桁数を増やすと、元の値が再び表示されます。

プロジェクトからカスタムフィールドを削除する

不要になったフィールドはプロジェクトから削除することができます。

フィールド を削除しても、現在のプロジェクトから削除されるだけで、フィールド自体が完全に削除されるわけではありません。 組織内の同じフィールドがある他のプロジェクトからはそのフィールドは削除されず、また組織内の他のプロジェクトにそのフィールドを追加することも可能なままとなります。

値の保持

プロジェクトからフィールドを削除しても、プロジェクトのタスクからフィールドの値が削除されることはありません。

フィールドに入力されていた場合、カスタムフィールドとその値は引き続き右ウィンドウのタスクの詳細に表示されます。

ただし、フィールドが空の場合は、カスタムフィールドはタスクの詳細を示す右ウィンドウでも非表示になります。

カスタムフィールドを非表示にする

カスタムフィールドを非表示にするには、ツールバーの「カスタマイズ」タブをクリックし、トグルアイコンを押します。

カスタムフィールドでソートする

承認

承認リクエストは、Asana Advanced、Enterprise、Enterprise +、および旧プランのBusiness、旧Enterpriseで利用できます。 詳しくは料金ページをご覧ください。

承認が必要なことに対し承認リクエストを作成すると、ワークフローサイクルを加速できます。 承認者は、「承認する」「差し戻す」「却下する」の3つのアクションから1つを実行します。

承認リクエストを作成する方法

承認リクエストの完了方法および承認リクエストの 識別方法もご覧ください。

検索

複数のプロジェクトの中から特定のフィールドでマークされているタスクだけを拾い出す場合は、高度な検索を使ってそのフィールド名で検索できます。 たとえば、コンテンツマーケティングマネージャーの場合、高度な検索を使って「ドラフト」になっているタスクだけを見つけることで、チーム全体で現在取り組んでいる新しいコンテンツの数を確認できます。

コスト管理

カスタムフィールドは、仕事リクエストや所要時間を追跡するために使うこともできます。 たとえば、他のユーザーがデザインをリクエストできるようデザインチームがテンプレートタスクを用意する場合、 数値カスタムフィールドがあれば、リクエスト側は作業にかかるおよその時間を入力できます。 デザイナーはこの情報に基づいて作業に優先順位をつけたり、現在の作業量を確認して作業を引き受けることができるかどうかを判断できます。

数値フィールドがあるタスクを複数選択して合計する

情報の追跡

Asanaを使って応募者管理や顧客管理を行う場合は、テキストフィールドを使って、メールアドレスや電話番号、会社名、住所などの特定の情報を入力できます。

タグとカスタムフィールドの比較

タグとカスタムフィールドは、どちらもAsana内の情報を分類、絞り込み、および表示するために利用できます。 しかし、基本的に組織全体で使う場合はカスタムフィールドが最適です。 タグは気軽な使用には向いているものの、カスタムフィールドの方が機能性も視認性もタグより優れているため、こちらを使用することを強くおすすめします。 使い方はワークフロー次第でいくつも考えられますが、以下に例としていくつかのシナリオをご紹介します。

以下のような場合には、カスタムフィールドの使用が適しています。

• プロジェクトのすべてのタスクに特定のデータを追加する場合
• カスタムフィールドのような細かさではなく、非公式に類似したタスクをグループ化して閲覧しやすくするために、追加のコンテキストが必要な場合
• プロジェクト間のタスクを管理するために必要な標準的な情報がある場合(優先度、所要時間、工程など)
• プロジェクトの各タスクについて、特定の情報をチームメイトに確実に入力してほしいとき
• 特定のデータフィールドでソートまたは検索する必要がある場合

以下のような場合には、タグの使用が適しています。

• 特別なタグ付けのため、オプションが無限にある場合、または作成時点ではタグ付けすべきものがはっきりしない場合
• 「マイタスク」でタグを表示させる必要がある場合
• プロジェクト内のいくつかのタスクだけに印を付ける必要がある場合
• テンプレートタスクに印を付けたい

サブタスクでのカスタムフィールドの使用

親タスクのプロジェクト名がサブタスクの詳細ウィンドウの上部に表示される場合があるものの、サブタスクが親タスクのプロジェクトの関連付け、タグ、担当者、コラボレーターを自動的に継承することはありません。

第一階層のサブタスクは自動的に親タスクのカスタムフィールドを継承します。 下の階層からカスタムフィールド情報を取得するには、Tab + Pでプロジェクトフィールドを開くか、サブタスクウィンドウ右上の三点リーダーをクリックし、「プロジェクトに追加」を選択して、次の層のサブタスク(サブタスクのサブタスク)をプロジェクトに追加する必要があります。

カスタムフィールドを使用したURLリンクの追跡

テキストフィールドを使用すると、カスタムフィールドでリンクを追跡できます。 テキストフィールドにURLリンクを入力すると、タスクウィンドウから直接リンクにアクセスできます。 カスタムフィールドからリンクをクリックすると、新しいウィンドウまたはタブでページが開きます。

テキストフィールドを使用してURLリンクを追跡するには、次のことを行います。

カスタムフィールド通知があると、仕事のステージや次のステップに関する最新情報をプロジェクトの全員に周知できます。 仕事の承認プロセスが合理化されるため、仕事のステージをすばやく進めて確実に期限を守れます。

カスタムフィールドを変更するユーザーに通知は送信されません。

カスタムフィールド通知

カスタムフィールド通知は、新しいドロップダウンフィールドと既存のドロップダウンフィールドの両方に対していつでも有効にできます。

ドロップダウンフィールドの新規作成時に「通知」ボックスにチェックを入れると、このフィールドの値が変更されたときにそのことがタスクのコラボレーターに通知されます。

既存のフィールドに対する通知を有効にするには、次のことを行います。

 

1. 「カスタマイズ」をクリックします。
2. 「フィールド」タブを下にスクロールします。
3. 鉛筆のアイコンをクリックし、フィールドの設定を編集してから、通知ボックスにチェックを入れます。

カスタムフィールド通知は、ドロップダウンフィールドでのみ利用できます。

タスクのコラボレーターになると、フィールド値が変更されるたびに受信トレイに通知が届きます。

カスタムフィールド通知を受け取るユーザー

カスタムフィールドが組織またはチームに公開されており、誰かが通知ボックスにチェックを入れた場合、フィールドの値が変更されるたびに、その時点でこのフィールドを使っている全員が通知を受け取るようになります。 特定のタスクのフィールド値が変更されたときに通知を受けたい場合は、タスクのコラボレーターになる必要があります。

プロジェクトメンバーは、フィールド値が変更されたタスクをフォローしている場合にのみ通知を受け取ります。

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