フォームはPremium、Business、Enterpriseのすべてのお客様がご利用になれます。 ブランチ、ヘッダーのカスタマイズ、1つのプロジェクトにおける複数のフォームの作成、カスタム確認メッセージなど、フォームの一部の機能はBusinessとEnterpriseのお客様のみご利用になれます。
フォームを使うと、チームの仕事の始め方や必要な情報の収集方法を統一し、仕事の見落としを防ぐことができます。 フォームは社内外のチームと共有できるため、情報を集めて整理し、チームの摩擦や無駄なやりとり、誤解を最小限に抑えることができます。
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フォームの作成方法
フォームはAsanaプロジェクトに付属しています。 誰かがフォームに入力して送信すると、フォームが含まれるプロジェクトに新規タスクとして表示されます。
フォームを作成するには、次のことを行います。
- プロジェクトにアクセスして「カスタマイズ」タブに移動します。
- 「フォームを追加」をクリックします。
ここから、フォームを作成、編集、共有できます。 フォームの名前は関連づけられているプロジェクトと同じになりますが、この名前は変更できます。説明を追加して、フォームの送信者に指示や情報を伝えることもできます。
フォームには、「名前「と「メールアドレス」という2つの質問がデフォルトで含まれます。これは、チームに仕事をリクエストする人の連絡先情報を確実に取得するためです。 これらの質問は、フォームを作成する際に削除することもできます。
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デフォルトのメールアドレスの質問を削除すると、送信者はフォームの送信に対してメールの確認を受け取れなくなります。
フォームの作成ウィンドウから、次のことができます。
- 名前を追加する
- メールアドレスの追加
- 他の質問を作成する
フォームに見出しを追加
フォームに見出しを追加して、質問をセクションに分けて整理できます。
見出しを追加するには、次のことを行います。
- 「フォームのコンテンツ」タブをクリックします。
- 「コンテンツ」セクションまで下へスクロールして、「見出し」をクリックします。
- 見出しを配置する場所までドラッグ&ドロップします。
フォームにカーソルを合わせて、「+見出しを追加」をクリックすることもできます。
プレビューに見出しが表示されます。
ホームのフォームウィジェット
「ホーム」ページからフォームウィジェットを使って直接フォームにアクセスできるようになりました。
- ウィジェットには、最近のフォームとお気に入りのフォームが表示されます。「+新規フォームを追加」ボタンを使用して、ウィジェットから直接新しいフォームを作成できます。
フォーム送信者をコラボレーターとして自動追加
フォームを送信したユーザーを、送信内容から作成されるタスクにコラボレーターとして自動的に追加することで、常に最新情報を共有できるようにします。
フォームの「設定」タブでオン/オフを切り替えます。
フォームのブランチ
フォームのブランチはBusinessの機能です。
フォームのブランチ機能を使うと、ドロップダウンや複数選択の質問に対する特定の回答に関連して、フォローアップの質問を作成できます。
まず、フォームを作成する際に、質問リストから「単一選択」または「複数選択」の質問を選択します。 どちらを選択した場合でも、質問内容を具体的に記載してください。
ブランチの中に最大5階層のブランチを設けることができます。
フォームのカスタマイズ
フォームが作成されたら、右のサイドバーからフォームに質問を追加できます。
フォーム設定
フォームの「設定」タブでは、次のことができます。
- 回答をタスクのタイトルとして使う質問を選択する
- 送信されるフォームのデフォルトの担当者を指定
- すべての回答をタスクの説明にコピーするオプションのオン/オフを切り替える
- カスタム確認メッセージを追加する
- フォーム送信後すぐにもう一度フォームに回答できるボタンを追加する
デフォルトの担当者とカスタム確認メッセージを追加するオプションはBusinessの機能です。
カスタムフィールドのマッピング
カスタムフィールドのマッピングにより、フォームの質問に対する回答を、プロジェクトのカスタムフィールドに直接紐づけることができます。
「フィールドと接続」メニューから新しいカスタムフィールドを作成することもできます。
日付フィールドのマッピング
日付の質問では、フォームの質問に対する回答を以下の日付タイプに接続できます。
- 1日
- 日付範囲
1日
「1日」を選択すると、日付入力フィールドが期日になります。
日付範囲
「日付範囲」を選択すると、開始日と終了日の入力フィールドが表示されます。
必須フィールド
「必須」をクリックすると、フォームでそのフィールドへの回答が必須になります。
ヘッダーのカスタマイズ
ヘッダーのカスタマイズはBusinessの機能です。
カバー画像を追加するには、フォームの上部にある「カバー画像を追加」アイコンをクリックします。
ヘッダー画像のサイズは800 x 120ピクセルです。
フォームのカスタムブランディング
Enterpriseプランのお客様は、管理者コンソールからAsanaに自社のロゴをアップロードすることで、フォームにそのロゴを表示できます。
フォームでカスタムブランディングを行うには、まず会社のロゴをアップロードしてください。 これは、管理者コンソールの「設定」タブから行えます。
ロゴをアップロードしたら、フォームに移動してフォームの名前またはフォームの説明をクリックします。 ここから「組織のロゴをこのフォームに表示する」をクリックします。
フォームへの添付ファイルの追加
フォームにクリエイティブブリーフ、画像、ドキュメント、PDFなどを添付できるように、フォームに添付ファイルフィールドを追加することもできます。 フォームに添付されたファイルは、フォームの送信時にプロジェクトに作成されるタスクに添付されます。
添付フィールドを追加するには、質問リストの下の「添付」アイコンをクリックします。
質問を追加すると、次のことができます。
- 質問の名前を変更する、または質問の説明を追加する
- 複数の添付ファイルの追加を許可する
- 必須フィールドのオン/オフを切り替える
フォームのプレビュー
作成中にフォームをプレビューすると、フォームが送信者にどのように表示されるかをいつでも確認できます。
プロジェクトのフォームビューから:
- 「フォームを表示」をクリックします。
フォームの共有
フォームの共有設定は、デフォルトで「組織のみに公開」になります。 これは、フォームの「設定」タブで変更できます。
誰がフォームにアクセスできるかを制御するには、「誰でもアクセス可能」「組織のみ」「無効」の3つのオプションのいずれかを選択します。
フォームを共有する準備ができたら、「リンクをコピー」ボタンをクリックすると、リンクがクリップボードにコピーされます。 リンクはAsanaのチームメイトはもちろん、Asanaアカウントを持っていない人にも共有でき、共有された相手はフォームに入力できます。
フォームの入力後、送信内容が受け付けられたことがわかるようにフォーム送信者に確認メッセージが表示されます。送信内容はプロジェクトに新規タスクとして表示されます。
フォームの送信後に、フォーム送信の記録を含む確認メールも送信されます。
確認メールを送信するには、フォームにメールアドレスを尋ねる質問が含まれる必要があり、送信者はこの質問に回答する必要があります。
送信者
その後、コラボレーターの追加、仕事の優先度の設定、タスクの詳細の変更などを行い、仕事を進めてタスクを確実に完了させることができます。
社内外のウェブサイトへのフォームの埋め込み
フォームをHTMLでどこにでも埋め込めるようになりました。 これにより、フォームの送信をワークフローに直接接続でき、仕事のための仕事を減らせます。
フォームを埋め込むには、「フォームを共有」をクリックします。
「コードをコピー」をクリックして埋め込み用コードスニペットをコピーし、フォームの共有先ウェブサイトにペーストします。
公開ウェブサイト上に埋め込む
公開されたウェブサイトにフォームを埋め込む際には、フォームのアクセス設定が「誰でもアクセス可能」に設定されていることを確認してください。
フォームの権限について詳しくは、フォームアクセス権限のガイド記事をお読みください。
フォームの埋め込み機能の無効化
Enterpriseプランの特権管理者は、管理者コンソールの「セキュリティ」タブでフォームの埋め込み機能を無効化できます。
フォームの埋め込み機能を無効化するには、次のことを行います。
- 管理者コンソールを開き、「セキュリティ」タブをクリックします。
- 「フォームアクセス権限」をクリックします。
ここから、「メンバーにフォーム埋め込みを許可する」オプションを有効/無効にできます。
フォームテンプレート
Asana作成のプロジェクトテンプレートにはフォームが含まれます。
テンプレートでフォームを作成するには、次のことを行います。
- 「プロジェクトテンプレートを選択」から、「クリエイティブリクエスト」をクリックします。
- テンプレートに移動し、「テンプレートを使用」ボタンをクリックします。
プロジェクトテンプレートからは、チームのすべてのクリエイティブリクエストが自動的に取り入れられ、整理されるクリエイティブリクエストフォームへとリダイレクトされます。
「テンプレートを使用」を選択すると、テンプレートの名前を変更し、フォームテンプレートを使って新しいプロジェクトを開始できます。
1つのプロジェクトで複数のフォームを作成
1つのプロジェクトで複数のフォームを作成するのはBusinessの機能です
各プロジェクトにはさまざまな目的や機能があるため、種類の異なるデータや情報を集約し、プロジェクトを有効に活用することが重要です。 Asanaでは、プロジェクトごとに複数のフォームを作成し、同じプロジェクト内のさまざまな種類の仕事リクエストに対応できます。 複数のフォームを作成すると、チームは種類の異なる重要な情報を1か所に集め、プロジェクトに組み込めます。 これはワークフローの合理化にも役立ち、負担になりやすい「仕事のための仕事」を最小限にできます。
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フォームの複製
フォームを複製することで、受け付けプロセスを繰り返す際に時間を短縮できます。
フォームを複製するには、右上隅の三点リーダーアイコンをクリックして、「このフォームを複製する」を選択します。
フォーム名を変更して「フォームを複製」をクリックします。
複製したフォームに移動したら、「変更」をクリックしてフォームのリンクを有効化できます。 フォームの「設定」に移動し、フォームにアクセスできる人を選択できます。
「カスタマイズ」メニューで、すべてのフォームを表示できます。
各プロジェクトに最大5つのフォームを作成できます。
プロジェクトを複製する際、フォームを複製することもできます。 プロジェクトを複製する際に、フォームのチェックボックスを選択してください。
フォームはAsana製のテンプレート、カスタムテンプレート、APIにより、自動的に複製されます。
フォームの質問の複製
質問を複製するには、+アイコンをクリックします。 その後、複製した質問とブランチを編集できます。
フォームの不正利用の報告
フォームの不正利用を報告するには、「不正を報告」をクリックします。 Asanaのセキュリティチームが通知を受け取り、問題の確認と対応を行います。
