メールの受信トレイでTo - Doや重要な詳細を探すのをやめ、メールをAsanaで追跡可能な仕事に変えて、最初から最後まで管理できるようにしましょう。
Asana for Outlookを使うと、それぞれのツールをその目的に合わせて使うことができます。コミュニケーションにはOutlookを、仕事の管理にはAsanaを使うことで、チームは必要な仕事とその期日を把握できます。 このAsana for Outlookを使用すると、ツールを切り替えることなく、メールをAsanaの新しいタスクやコメントに変換することで、メールを実行可能な仕事に変換することができます。
Asana for Outlookを使用するには、Office 365のサブスクリプションに加え、Microsoft AppSourceへのアクセス が必要です。 Outlook Web Appに加えて、最新バージョンまでのOutlook 2021のWindows版デスクトップアプリ、最新バージョンまでのOutlook 2019のMac版デスクトップアプリもサポートされています。 Microsoft 365など、Windows用Office版のサブスクリプションでは、最新版までのWindows 10 1903とOffice 365 16.0.11629の組み合わせがサポートされています。
Asana for Outlookをインストール
この新規アドインはAsanaとOutlookをご利用の、Microsoft AppSourceにアクセスできるすべての方にご利用いただけます。 Asanaアドインのインストール方法は次のとおりです。
Microsoft Marketplaceに移動し、[今すぐ入手]をクリックします。
指示に従ってOutlookの受信トレイにAsanaのアドインを追加します。
これが完了すると、Outlook受信トレイのトップバーに、Asanaロゴの付いたタスクの作成ボタンとAsanaアドインを開くボタンが表示されます。
管理人は組織全員のインストールが行える選択肢が表示されます。
メールを、アクションに紐付く追跡可能なタスクに変換
代理店からの納品物評価依頼やパートナー企業からのデザインアセットのリクエストなど、アクションアイテムがメールで届いたときには、Outlookから直接Asanaのタスクを作成できます。 そして新規タスクを自身またはチームメイトに割り当て、期日を設定し、プロジェクトに追加し、他の関連する仕事に結び付けることができます。
メールをタスクに変換するには、次のことを行います。
- メールの上部にあるAsanaアイコンをクリックし、「Create Asana Task (Asanaタスクを作成)」をクリックします。
- タスクの詳細を入力して「タスクを作成」をクリックします
現在、期日を設定できるの はタスクの作成時のみです。 既存タスクの期日を追加/調整することはできません。
既存のタスクにメールを紐付けて、前後関係を把握する
多くの場合、チームの全員が、仕事をするのに必要な情報を含むすべてのメールスレッドにCCされているわけではありません。 しかし、これらの詳細と前後関係の情報がなければ、効率的に仕事をすることができません。
エージェントからの企画書、採用候補者の連絡先情報、別部署のデザインチームからの素材依頼など、チーム全員が自分の仕事に必要な情報を得ることができるのが理想です。 複数のツールを行き来して情報をコピー&ペーストしなくても、Asanaなら既存のタスクにOutlookからのコメントとしてメールを追加できます。
既存タスクにメールを追加するには:
- メールの上部にあるAsanaアイコンをクリックし、「Open Asana Add - in (Asanaアドインを開く)」をクリックします。
- メールを追加したタスクを探して「メールを追加」をクリックします
設定
Asana for Outlookアドインの設定から、ワークスペースと組織を切り替えることも、ログアウトすることもできます。
Asana for Outlookの設定画面を開くには:
- メールの上部にあるAsanaアイコンをクリックし、「Open Asana Add - in (Asanaアドインを開く)」をクリックします。
- Asana for Outlookウィンドウの上部にある歯車アイコンをクリックします
ここからAsanaドメインの切り替えやログアウトを行えます。