チームのAsana導入を支援する

• チームのオンボーディング用チェックリストを自分のAsanaドメインにインポートする。
• ライブトレーニング「チームにAsanaを導入する」に登録するか、Asanaアカデミーの自習コース「Asanaを展開する6つのステップ」をチェックしてください。

1.「なぜAsanaなのか」に答える

チームをAsanaに招待する前に、Asanaを使用する説得力のある理由があることを確認してください。 「なぜAsanaなのか？」に答えるために、次のエクササイズを完了してください。

成功のビジョンを描く

まず、あなたのチームがAsanaを使用している理想的な世界と、何を達成するかを想像してみましょう。次の質問をしてみましょう。

• Asanaでどのような目標が達成できるだろうか？
• 現在は無理でも将来的に可能になるものは何か？

問題点の把握

次に、そもそもAsanaを検討するきっかけになった問題点のうち、特にチームの共感を得られるものを選びます。

問題点	例
責任の所在があいまい	アクションアイテムがメールや他のツールの中に埋もれ、チームメイトは期日も自分の担当する仕事も把握していない。
コラボレーションが難しい	異なるチームと仕事をすることが難しい、またはチームメイト間の引き継ぎが難しい
プロセスに一貫性がない	仕事を開始するときは、一から始めている、またはメンバー全員がわずかに違う取り組み方をする。
プロジェクト管理が困難	システムがシンプル過ぎる、または複雑過ぎるため、プロジェクトの計画と進捗の確認が困難である。

「なぜAsanaなのか？」に対する意見を書く

これで、次の構造を使用して「なぜAsanaなのか」の声明を作成する準備ができました。

「[チーム名/組織名]はAsanaを使って[これらのプロジェクトやプロセス]を管理し、[これらの問題点]を解消することで、[これらの目標]を達成します。」

たとえば、デザインチームはAsanaを使ってデザイン リクエストやマーケティングキャンペーンプロジェクトを管理することで、不明確なリクエストを防ぎ、仕事の重複を排除することで、キャンペーンの期日を守り、最優先事項に取り組み、チームの燃え尽き症候群を防ぐことができます。

Asana導入サポーターを招集する

次に、最低3人のメンバーでグループを作り、以下の役割を担う「Asana導入サポーター」を結成します。

1. 方向付けをする人: Asanaの使用方法に関する基本的なルールを確立し、Asanaを使用するチームメイトの質問に答えます(チームリーダー、プログラムマネージャー、チームコーディネーターなど)。
2. アウェアネスビルダー(Awareness - builder) -「なぜAsanaなのか？」という目標のステートメントをチームに思い起こさせ、チームが共感できるようにするリーダー(エグゼクティブ、ディレクター、チームリーダーなど)。
3. サポーター(サポーター):セッターの仕事を助けるメンバーで、皆の手本となり、仲間を励まし、努力を評価する(個々のコントリビューターなど)。

2.現状を把握する

チームがAsanaを使用する理由が明確になったら、最初に試すワークフロー、プロセス、またはプロジェクトを決定します。 ワークフローとは、動画を制作したり、新製品をリリースしたりするためのプロセスや一連のステップです。 ワークフローマネジメントとは、このプロセスを構築し、追跡すること。

どのワークフローを試すかはチームによりますが、以下に当てはまるものを選ぶようにしてください。

• 共同作業、複数の関係者によるコミュニケーションを伴う
• 具体的で、目標、成果物、納品までの時間が明確である

アイデアが浮かばない場合は、Asanaの使用方法をご覧ください。

最後に、Asanaチームの構造を確立して成功を手にするための土台を固めます。 通常、Asanaのチーム構造には組織チャートの内容を反映させます。

1つのチームだけがAsanaを使用する場合は、バーティカル、イニシアチブ、またはそのチーム内の共同グループを基にチームを展開できます。

3.最初のプロジェクトを作成する

現在、仕事を完了するまでにかかっている時間、行き詰まっている箇所、解決したい問題について、チームにアンケートを実施しましょう。 これにより、Asanaの効果や問題の解決につながるかどうかを確認できます。

初めてのプロジェクトを構築すると同時に、Asanaの他のツールとの適合性を理解しておけば、どのツールでどのような仕事を行うのかをチームに明確に説明できます。

どこから始めればいいのかわから

ない場合は、以下の資料をご覧ください。 テンプレートから始めてみましょう。

コラボレーションを始める

少人数のチームメイトをAsanaに招待して、機能やおすすめのベストプラクティスに慣れてもらいましょう。 Asanaは柔軟性があるので、「完璧」でなくても、不安がらずにいろいろ試してみてください。

準備ができたら、最初のステップに必要な情報を伝えて、Asanaと最初のワークフローの紹介をするために、チームメンバー全員を招待して、Asanaのキックオフミーティングを開きます。

Asanaチーム用キックオフ用プレゼンテーション用テンプレートをダウンロードするには、Asanaチーム用キックオフ用オンデマンドトレーニングに参加登録してから、チームに合わせて具体的にパーソナライズします。

4.チームを力づけ、成果を祝う

以下の「入門」リソースを共有してチームメイトが基礎を修得するのを手伝います。

• Asanaレッスン(15分)で、機能や使用例に目を通し、簡単に概要を確認します。
• Asana基本バーチャルトレーニング(60分)に参加し、トレーナーからライブ指導を受け、他のお客様と一緒に質問をし、その場で回答を得ます。

Asanaのルールを作り、利用する

どの機能をいつ、なぜ使用すべきなのか、とうことが分からないチームメイトがいる場合、チームの作業が止まってしまうことがあります。 チームメイトは、タスクの作成方法を知っていても、いつ完了にすればよいのか、どのように優先順位を付ければよいのかが分からない、ということがあるかもしれません。 Asanaのチームルールを確立することについて詳しく書かれたこちらの記事をご覧ください。

ミスを予測し、受け入れましょう！ チームメイトがルールを忘れてしまったら、セッターがチームメイトに建設的なフィードバックをし、方向修正するようにしてください。

5.チームを成功に導く

チームがAsanaを使用し始めたら、ルールを引き続き施行し、構築したプロセスに関するどのような質問に対しても答えを提供できるように、Asanaを信頼できる唯一の情報源にしましょう。 以下のアイデアを使って始めてください。

• 質問をしたり、フィードバックを提供したりするためのAsanaプロジェクトをセットアップし、その内容を毎週チェックする。
• チームが早期におさめる成功は、その規模にかかわらずお祝いしましょう！ 導入サポーターは、Asanaの学習や使用に関するインセンティブまたはお祝いのシステムを作成するとよいかもしれません。
• 何かを「壊してしまう」ことを心配せずに、機能を使って楽しめる安全なスペースを設ける。
• チームが丸一日または一週間を通して誰にもメールを送信せず、代わりにAsanaでコミュニケーションをとれるかどうか試すための「ノーメールデイチャレンジ」を実施してみてください。

新しいチームメイトをオンボーディングし、Asanaの使用をすぐに開始できるようにするための計画を立てることもお勧めします。 新入社員のオンボーディングテンプレートからアイデアを得て、Asanaのオンボーディングを基本的な新入社員のオンボーディングプロセスと連携させることを検討してください。

6.使用状況を把握し、拡大する

1 ～ 2か月Asanaを使用した後は、セクション1で書き出した内容を見直し、セクション2で調査したチームのベースラインを見直して、これまでの道のりを振り返りましょう。チームに聞いてみましょう。

• 当初の目標は達成できたか？
• 新しいプロセスをスムーズに実行できているか？
• 同じ仕事を以前よりも短時間でできるようになったか？
• 期待と照らし合わせて、Asanaの効果はいかなるものか？ Asanaに解決を期待した問題は解決されたか？

着実にタイムラインを消化しているなら、ここまでの成果と進捗を決定権を持つ幹部や関係者に伝えましょう。 さらに多くのプロセス、プロジェクト、ワークフローをAsanaに追加してください。

参考リソース

学習はまだまだ続きます。 Asanaのさまざまなリソースを利用して、他のチームのAsana活用例やベストプラクティスを学びましょう。

• 「チームにAsanaをロールアウトする」トレーニングや、自習コース「Asanaを ロールアウトする6つのステップ」で、このコンテンツをさらに深く学べます。
• チームのオンボーディングチェックリストは、この記事で紹介した各ステップを順に確認するためのAsanaプロジェクトテンプレートです。
• Asanaアカデミーの ビデオチュートリアル。
• 丁寧 なオンデマンドコースを提供するAsanaアカデミー。
• Asanaコミュニティフォーラムでお客様やAsanaファンとつながれます。

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