メールを使用すると、組織全体(さらには世界全体)でコミュニケーションをとることができますが、タスクやプロジェクト、仕事の管理のために設計されたものではありません。 Asanaでは、社内でメールを使用していません。 それはチームにとって現実的ではないかもしれませんが、この記事では、チームがメールから離れ、まだ必要な場所のヒントを提供するのに役立ちます。
チームのメール送信回数を減らす
ほぼすべての人が使い慣れたメール、これをいきなり止めるのは容易なことではないと思います。 しかし、いつAsanaを使い、いつメールを使うのかをチームが理解し、確立したルールを徹底するのは重要なことで、それができないと同じ問題から抜け出せない状態が続きます。 以下にご紹介するルールのヒントやワークフローの例は、特定の作業をメールからAsanaに移行するのに役立ちます。
Asanaとメールを併用することについての概要は、How to Asanaをチェックしましょう。
特に組織外の人(業者、代理店、カスタマーなど)とのやり取りがある場合、仕事をAsanaに移動する最も簡単な方法は、メールをタスクに変換すること。 これによって、メールでやり取りを続けながら、Asanaを使って仕事の管理や優先順位付けができます。 Asanaのメール連携機能を使えばすばやく簡単に実現します。
Asana for GmailやAsana for Outlookなどのアプリを試す
GmailとOutlookを使用している場合は、Asana for GmailアドオンまたはAsana for Outlookアプリを使用すると、メールを直接タスクに変換したり、チームメイトにタスクを割り当てたり、期日を設定したり、プロジェクトにタスクを追加することができます。 これにより、ワークフローがすばやくなります。
たとえば、お客様からチームのためのトレーニングセッションの依頼がメールで送られてきたら、連携機能を使ってその依頼を直接、タスクに変換できます。 メールに書かれた背景の説明も合わせて、追跡可能なタスクとして作成されるため、他の仕事との優先順位の決定がしやすく、トレーニングに使えそうな文書を添付したり、忘れないように期日を設定したりすることができます。
メールをAsanaのタスクに変換する
GmailやOutlookを使っていない場合は、メールをx@mail.asana.comに転送すれば、自動的にマイタスクに入ります。 詳細については、Asanaへのメール転送についてのヘルプを参照してください。
Newtonのようなメール連携アプリも使用できます。
Asanaからのメールを管理する
Asanaから新しい通知をメールで送信することもできます。 Asanaの使用に慣れ、受信トレイを毎日チェックする習慣ができるまで、この機能をオンにしておくことをおすすめします。 仕事でメールを使うことが多い場合も、受信トレイからタスクを実行できるので通知をオンにしておくと役立ちます。 Asanaの通知メールでは以下のことができます。
- タスクを完了にする:
「Complete」と返信 - タスクにコメントする:メール本文にコメントを書いて返信する
- タスクを割り当てる:チームメイトのメールアドレスを宛先に入れて返信する
- タスクフォロワーを追加する:チームメイトのメールアドレスをCCの宛先に入れて返信する
通知メールが多すぎたり、通知が不要になった場合は、設定でオフにすることができます。
Asanaとメールを使用するワークフローの例
Asanaとメールを一緒に活用する方法を理解したら、それぞれを使って生産性を最大限に高める方法を見てみましょう。
基本的なヒント:
- チームメイトにメールでリクエストや質問を送る 代わりに、タスクを割り当ててみましょう。 CCに入れておきたい人をタスクのコラボレーターに追加すれば、常に情報が共有されます。
- メールを書いたり返信したりするのではなく、タスクのコメントを使用します。 これにより、仕事に関するすべての情報がコンテキストに沿って保持されます。 親指を立ててお礼を言ったり、コメントを見たことを表したりします。
- メールでは添付ファイルを探したり、管理したりするのは困難です。 Asanaタスクに添付しておけば、作業に取りかかるにあたって、必要となる場所に保管しておけます。
- メールのフォローアップが必要なら、メール連携を使用するか、そのメールをAsanaに送り、リマインダータスクを作成すれば、追跡が容易になります。
コミュニケーション:
- ゲストを招待する- Asanaの外にいる人とのやり取りが多い場合は、その人をゲストとしてAsanaに招待すれば、コミュニケーションやアクションをもっとすばやく、追跡できる形で行えます。
- プライベートなコミュニケーション:メッセージを使えば、メンバーやチームとプライベートにコミュニケーションを取りつつも、@メンションを使えばAsanaの他の作業を参照できます。
- ステータス更新-更新の記事で、チームメイト、タスク、プロジェクトに@メンションできます。 チームメイトは更新内容にコメントを送ることができるため、長いメールスレッドで添付や回答が行方不明になることがありません。
特定のプロジェクト:
- キャンペーンのプランニング-外部の代理店などと協力している場合は、メールを承認タスクに変換すれば、承認担当者の目に留まり、承認されたときもはっきりと分かります。
- クリエイティブリクエスト-組織内の誰かから、自分のために何かを作成または設計するよう依頼されたメールが届いた場合は、連携機能や転送機能を使ってタスクに変換し、リクエストプロジェクト内の他の仕事と一緒に追跡します。 そうすれば、他の仕事と比較してリクエストに優先順位を付け、同じ仕事が他の場所で起こらないようにすることができます。これはメールではできないことです。
- イベントプランニング:ベンダーから見積もりやイベントの仕様が送られてきたら、そのメールをAsanaのイベントプロジェクト内のタスクに変換し、チームと話し合うことができます。
- デザイン検討会議:フィードバックのやり取りにメールではなく、校正機能を利用して画像に直接コメントを残すことで、背景が明確になりクリエーターも楽に参照できます。
チームごとにAsanaとメールの使い方は異なりますが、Asanaがチームに送るメールの数を減らしてくれることを願っています。 また、送受信するすべてのメールについて、Asanaとメールを簡単に切り替えて最新情報と生産性を維持できます。
Asanaでは30日間の無料トライアルをご利用いただけます。 今すぐお試しください。無料でお試しください