Asanaで時間を節約

 

Asanaは仕事のための仕事ではなく、仕事そのものを完了させるためにデザインされています。 時間節約に役立つ機能をお試しください。

スプレッドシートからプロジェクトプランをインポートする

 

チームがスプレッドシートの利用を廃止し、Asanaで直接プランニングできるようになるのが理想ですが、AsanaのCSVインポート機能を使えば、スプレッドシートをAsanaにインポートできます。 インポート機能によって、スプレッドシートの列や行がタスク、担当者、期日などを含むAsanaプロジェクトに変換されます。 CSVファイルからの情報は、空のプロジェクトにも既存のプロジェクトにも追加できます。

screen of import csv option inside project menu

他の列の情報がプロジェクトにマッピングされていることを確認しますか？ ファイルをインポートする前に、カスタムフィールドをプロジェクトに作成します。

複数選択でまとめて編集

他のソフトウェアでもお馴染みの複数選択はAsanaでも便利な機能です。 リストビューで複数のタスクを選択するには、Shiftキーを押したまま上/下矢印キーをクリックします。 コマンドまたはコントロールを使用して、リストビューとボードビューでタスクを個別に選択します。

タスクを複数選択すると、まとめてアクションを行うことができます。

キーボードショートカットを活用

Asanaで時間を節約する鍵のひとつが、キーボードショートカットを覚えることです。 全キーボードショートカットはここを開くか、Asana上で Cmd +/またはCtrl/を押せば参照できます(キーボードショートカット用のキーボードショートカットです)。

Asana特有のショートカットの多くはTab + (英字)で構成されています。 英字はショートカットに割り当てられた機能に由来している場合もあります。 たとえば、Tab + Fを押すと、フォロワーを追加できます。

よく使うショートカットは以下のとおりです。

  • Tab + Q -クイック追加

  • Tab + M:自分に割り当てる

  • Tab + X:フォーカスモード(1つのタスクだけが表示されます)

  • Tab + S -サブタスクを追加

  • Tab + N:セクションを作成

  • Tab +↵:タスクリストまたはメインウィンドウへ移動

タスクのコピーを割り当てる

タスク担当者フィールドから、簡単にタスクのコピーを複数のチームメイトやチーム全員に割り当てることができます。 タスクの担当者フィールドをクリックし、コピーを割り当てるアイコンを選択します。 次に、コピーを割り当てたいチームメイトやチームの名前を入力します。

タスクのコピーにはオリジナルのタスクと同じ情報がすべて含まれています。 何か思い出したことがあれば、複数選択でまとめて編集しましょう。

タスクのコピーを割り当てると便利な場合:

 

  • 仕事のフィードバックが必要なときは、レビュータスクのコピーを関係者全員に割り当て、コメントや承認をもらいましょう。
  • たとえば福利厚生の加入のようなルーチンの業務を完了する必要があるなら、すべての必要な情報を提供し、期日までに確実に実施できるよう、チーム全員にタスクのコピーを割り当てましょう。
  • 次のミーティングの前に、チームの毎週のミーティングプロジェクトにアジェンダ項目を追加し、チームメンバーにコピーを割り当てましょう。

タスクのコピーはいくらでも作れますが、どのタスクも担当者は1名のみです。

アクションをルールで自動化する

 

反復的な手作業を少なくしたいと思いませんか？ どのプロジェクトにもルールを追加すれば、タスクの割り当てやカスタムフィールドの更新などに役立ちます。 テンプレートに追加することもできますので、チームは常に正しいステップとプロセスから始めることができます。

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