Asanaを使うお客様が便利さを実感するのが、Asanaで仕事をつなげると、さまざまな場所にその仕事が現れ、重複もなくコンテキストが失われることもない点。
@メンションを使ってチームメイトに呼び掛け、仕事を参照する
@メンションへ：
@を入力し、タスク、プロジェクト、メッセージ、またはメンバーの名前を入力します。
@メンションを使うと、Asanaの他の説明またはコメントフィールドで、他のプロジェクトやメッセージ、チームメイト、タスクへのリンクを作成できます。
@メンションが便利な場合
背景情報へのリンク:他のタスク、プロジェクト、メッセージに@メンションすることで、これまでの仕事の履歴やコンテキストにすぐアクセスできます。 チームメイトもこの情報を検索する必要はありません。
-
関連するタスクを知らせる:タスクが別のタスクと関連する場合、コメントやタスクの説明でそのタスクを@メンションすることで、他に関連する仕事が進行中であることをチームメイトに知らせることができます。
-
特定のチームメイトに向けたコメント:タスクや会話でチームメイトを@メンションすると、そのユーザーはフォロワーとして追加されます。 フォロワーには通知が送信されるので、コメントを確実に確認してもらうことができます。
同じタスクを複数のプロジェクトに追加して仕事の重複を防ぐ
Tab + Pキーを押し、表示される+ボタンを使用して、タスクを必要な数のプロジェクトに追加します。 タスクが更新されると、変更内容が両方のプロジェクトに反映されます(同じタスクが2つのプロジェクトに追加されているため)。
タスクを複数のプロジェクトに追加すると便利な場合
-
ミーティングでタスクについて話し合いたいとき:タスクをミーティングのプロジェクトに追加して、元のプロジェクトにそのタスクを維持します。 そうすれば議題にするのを忘れることなく、しかも関連する仕事のコンテキストに基づいてタスクを確認できます。
タスクが複数のプロジェクトに関連している場合: 2つのチームが関わる引き継ぎや仕事のタスクを両方のチームのプロジェクトに追加します。 そのタスクに関する情報やメッセージが重複することなく、全員が進捗を追跡できます。
-
タスクが高レベルの目標やマイルストーンに関連している場合:チームや会社でプロジェクトの目標を追跡します。 目標を達成するためのステップを追跡するプロジェクトがある場合、目標タスクを目標プロジェクトとイニシアチブを追跡するプロジェクトの両方に入れておきましょう。
依存関係を使って仕事を適切なタイミングと順番でスタートする
タスク同士の依存関係を設定すれば、タスクの引き継ぎがはっきりとし、スムーズに行えます。 チームメイトは、誰の仕事をブロックしているのか、誰の仕事の完了を待っているかがわかります。 この設定は、タスクの中でも行えますし、タイムラインビューでタスクをドラッグ&ドロップしても行えます。
最初のタスクで期日が変更されると通知が届き、必要に応じて依存するタスクの期日を更新できます。
依存関係使用時のヒント
- 製品リリース：「全ユーザーにリリース」が「ベータテスターからのフィードバックを反映」を待機
- エディトリアルカレンダー：「公開に向けて最終版ブログを完成」が「校閲を反映」を待機
- イベントプランニング：「会場を確保」が「予算の承認」を待機
- バグ追跡:「修正の優先度を設定」が「バグを再現」を待機
- デザインレビュー:「デザインを開始」が「カラーパレットを選択」を待機
- 新入社員のオリエンテーション：「福利厚生を選択」が「IT部門からログイン情報を取得」を待機
カスタムフィールドを使って、具体的な詳細を絞り込み、ソートし、追跡する
プロジェクトにカスタムフィールド
を追加すると、各タスクでより多くの情報を追跡できるようになります。 さまざまな種類のカスタムフィールドを作成して、構造化された情報を取得し、組織のプロジェクトや仕事に関する進捗、ステータス、コスト、ワークロード、優先度、その他多くのデータポイントをより簡単に追跡しましょう。
カスタムフィールド使用時のヒント
以下のような場合には、カスタムフィールドの使用が適しています。
- プロジェクトのすべてのタスクに特定のデータを追加する場合
- プロジェクト間のタスクを管理するために必要な標準的な情報がある場合(優先度、所要時間、工程など)
- プロジェクトの各タスクについて、特定の情報をチームメイトに確実に入力してほしいとき
- 特定のデータフィールド(優先度や時間、ステージなど)を検索したり、そのレポートを作成する必要がある
フォームを使ってプロジェクトブリーフおよびリクエストの詳細を取り込み対応をスピードアップ
リクエストを出したり、プロジェクトの要件を文書やメールでまとめたりするのに慣れているかもしれません。 しかし、この情報はしばしば整理されておらず不完全であり、見落とされるだけでなく、混乱と減速を引き起こします。 代わりにフォームを作成して、リクエストのプロセスを統一することができます。 フォームは送信されると特定のプロジェクトに紐づけられ、必要な情報を事前に集め、1か所で簡単に追跡できます。
Asanaのユーザーでなくても、フォームのリンクを送信すれば、誰でもフォームを送信することができます。 送信されたフォームの詳細はプロジェクトのタスクになるため、優先度を設定できます。
連携によりメールおよびツール間で仕事をつなげる
Asanaは仕事の管理と調整をサポートするツールですが、多くのユーザーがG Suiteアプリ、Microsoft、Slack、Adobe Creative Cloudなどのさまざまなツールを使用しています。
そこでAsanaでは、よく使われているツールやアプリと連携し、すべてをつなげて仕事の重複を減らし、よりシームレスなコラボレーションを可能にします。 特に強力なのはメールやメッセージツールとの連携で、会話をアクションに結びつけることができます。 Gmailアドオン、Outlookアプリ、Slackとの連携を利用すれば、ツールを切り替えずに会話をタスクに変換できます。 またクリエイターは、Adobe Creative Cloudとの連携により、Illustrator、Photoshop、InDesignの中で直接Asanaのタスクを確認し実行できます。
Asanaのすべての連携は、アプリページでご確認ください。