Asanaアカウントは無料で、個人のユーザーに紐付けられています。 Asanaアカウントを持つことで、共有されたワークスペースや組織にアクセスして他のAsanaユーザーとコラボレーションすることができます。
1つの Asanaアカウントを使用して複数のワークスペースや組織を作成し、参加できるため、さまざまなグループのAsanaユーザーとコラボレーションができます。 所属するワークスペースや組織はそれぞれ独立しており、メンバー、プロジェクト、タスクはそのワークスペースや組織に限定されています。
各ワークスペースや組織は独立しているため、お互いに所属していないワークスペースや組織を見ることはできません。 スペース間のプライバシーについて詳しくはこちらをご覧ください。
各ワークスペースおよび組織内のプロジェクトやタスクの権限設定について詳しくは、こちらの記事をご覧ください。
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ワークスペースとは何ですか？
ワークスペースとは、プロジェクトやタスクに共同で取り組む人々の集まりです。 ワークスペースとは、組織のように、共通の会社のメールドメインを必要とせず、どんなグループでも使えます。
個人のメールアドレス(@ gmail.comや@ yahoo.comなど)でAsanaアカウントを作成したユーザーは、ワークスペースを使うことになります。
会社のメールドメインがある場合、組織を使用することをご検討ください。
ワークスペースのメンバー
ワークスペースには、ワークスペースメンバーと限定アクセスメンバーの2種類のメンバーが存在します。 ワークスペースメンバーはワークスペースに完全にアクセスできますが、限定アクセスメンバーは明示的に共有されているプロジェクト、タスク、およびメッセージだけにアクセスできます。
ワークスペースメンバー
ワークスペースメンバーは、ワークスペースのすべての公開プロジェクト、タスク、会話にアクセスできます。
すべてのワークスペースメンバーは以下のことができます。
- ワークスペースの名前を変更する
- ワークスペースを有料プランにアップグレードする
- すべての有料ワークスペースの請求管理者になる
- ワークスペースでメンバーを招待あるいは削除する
- ユーザーをメンバーまたは限定アクセスメンバーに変換する
限定アクセスメンバー
限定アクセスメンバーとは、ワークスペースへのアクセスが制限されているメンバーのことです。 限定アクセスメンバーには共有されたプロジェクトしか表示されません 請負業者、クライアント、または他のサードパーティを限定アクセスメンバーとして招待し、ワークスペース内のすべてのものへのアクセス権を与えずに、関連するプロジェクトやタスクへのアクセス権を与えることができます。
限定アクセスメンバーは次のことができません。
- ワークスペースの名前を変更する
- ワークスペースを有料プランにアップグレードする
- 有料ワークスペースの請求管理者になる
- ユーザーをワークスペースのフルメンバーとして招待
- ユーザーを削除する
- ユーザーをメンバーまたは限定アクセスメンバーに変換する
限定アクセスメンバーは以下のことができます。
- 新規プロジェクトやタスクを作成する
- 共有されたプロジェクトやタスクを編集する
- 限定アクセスメンバーを招待する
- メッセージを作成する
ワークスペースにはゲストの役割はありません。 ワークスペースのすべてのメンバーが、サブスクリプションのライセンス数にカウントされます。
メンバーと限定アクセスメンバーの識別
左側のサイドバーの「メンバー」タブから、以下のことが行えます。
- メンバーシップステータスの概要を見る
- 限定アクセスメンバーを選択する
- 「削除」を選択してメンバーを削除
- メンバーを招待する
ワークスペースのメンバーは、このウィンドウからメンバーを限定アクセスメンバー(またはその逆)に変換することもできます。
ワークスペースを作成する
ワークスペースを作成して、Asanaでコラボレーションを始めましょう。
ワークスペースを作成するには、次のことを行います。
- プロフィール写真をクリックして、ドロップダウンメニューから「設定…」を選択します。
- アカウントタブをクリックします
- [Create new workspace]を選択します。
1つのAsanaアカウントで、複数のワークスペースを作成できます。 コラボレーションが必要なグループごとに異なるワークスペースを作成しましょう。
既存のワークスペースを組織に変換する
異なる部門にまたがる複数のチームまたは仕事を作成する場合は、既存のワークスペースの一つを組織に変換できます。 ワークスペースと組織の相違点については、こちらをご覧ください。
ワークスペースを組織に変換するには、まずAsanaアカウントに会社のメールアドレスを追加する必要があります。
ワークスペースの管理者コンソールにアクセスするには、次のことを行います。
- プロフィールアイコンをクリックします
- 「管理者コンソール
」をクリックします
管理者コンソールで、次のことを行います。
- 「設定」タブに移動します。
- [Convert to organization]をクリックします。
[組織に変換]タブから：
- 勤務先メールアドレスを選択します
- 利用規約を確認する
選択したメールドメインが他の組織で使用されていなければ、[変換]ボタンがクリック可能になります。
有料ワークスペースの場合は、請求管理者のみが組織に変換できます。
詳しく見る
ワークスペースを変換する際に問題がある場合
既存のワークスペースを組織に変換できず、「メールドメインがすでに使用されています」というエラーメッセージが表示されない場合は、以下の情報を添えてAsanaサポートチームまでお問い合わせください。
- ご利用の組織名、または最大/最も頻繁に使っている会社のワークスペース名
- メールドメイン
次に、最大のワークスペースを新しい組織に変換するお手伝いをします。
以下の文言をコピーしてお使いください。
Primary organization/workspace:
Email domain:
共有の大学メールドメイン(college.eduなど)をご利用
の場合は、組織の作成の際に別のサブドメイン(staff.college.eduなど)が必要です。
ワークスペース管理者コンソール
管理者コンソールメニューにアクセスすると、次のことができます。
- ワークスペース名を編集
- メンバーおよび招待の管理
- 有料ワークスペースにアップグレードされた場合に適用される請求管理
管理コンソールにアクセスできるのはワークスペースメンバー のみです。 限定アクセスメンバーは利用できません。
管理者コンソールからは、[メンバー]、[請求]、[設定]、[アプリ]、[リソース]のタブにアクセスできます。
メンバー
「メンバー」タブでは以下のことができます。
- ワークスペース内のメンバーと限定アクセスメンバーのリストを表示する
- メンバーを限定アクセスメンバーに変換する、またはその逆
- ワークスペースからメンバーまたは限定アクセスメンバーを削除する
- ワークスペースに新規メンバーを招待する
設定
「設定」タブでは、次のことができます。
- ワークスペースの名前を変更する
- ワークスペースを組織に変換する
ワークスペースを無効化
ワークスペースは共有スペースのため、ワークスペースから退出してもスペース内のプロジェクトやタスクは削除されません。
ワークスペースをもう使用しない場合は、以下の手順で無効化できます。
- すべてのタスクを削除しています
- すべてのプロジェクトを削除する
- 他のメンバーをすべて削除する
すべてを削除し、メンバーが自分だけになれば、ワークスペースを離脱できます。
ワークスペースは招待されたメンバーのみがアクセスできます。 すべてのメンバーを削除すれば、ワークスペースはアクセス不可となります。
ワークスペースはアーカイブできません。
既存のワークスペースに参加
既存のワークスペースに参加するには、現在のメンバーがあなたを招待する必要があります。
ワークスペースから離脱
コラボレーションする必要がなくなったワークスペースからは離脱できます。
離脱すると、ワークスペースのプロジェクトやタスクにアクセスできなくなり、プロフィール写真をクリックしてもワークスペースは表示されなくなります(ワークスペースは引き続き存在します)。
ワークスペースを離脱するには、次のことを行います。
- 画面右上のプロフィール写真をクリックします
- 「設定」をクリックします。
- 「アカウント」タブに移動します。
- 「ページの一番下のこのワークスペースから自分を削除」を選択します
ワークスペースから離脱すると、そのワークスペースのプロジェクトやタスクにアクセスできなくなります。
ワークスペースメンバーと限定アクセスメンバーを管理する
ワークスペースのメンバーは、管理者コンソールを使って次のことができます。
- 他のメンバーと限定アクセスメンバーを招待する
- 招待のキャンセル
- メンバーを限定アクセスメンバーに変換する(またはその逆)
- メンバーと限定アクセスメンバーを削除する
管理者コンソールから「メンバー」タブにアクセスする
- プロフィール写真をクリックし、ドロップダウンメニューから「管理者コンソール」を選択します。
- 「メンバー」タブに移動します
メニュー上部には、ワークスペースメンバーおよび限定アクセスメンバーの人数も表示されます。 人数が上限に達したら、ワークスペースをアップグレードしてさらに人数を増やすことができます。
メンバーと限定アクセスメンバーを変換する
メンバーをアクセス制限付きメンバーに変更してアクセスを制限したり、アクセス制限付きメンバーをメンバーに変更して、ワークスペースのすべての公開プロジェクトにアクセスできるようにします。
メンバーを限定アクセスメンバー（またはその逆）に変換するには：
- ワークスペースの管理者コンソールの「メンバー」タブに移動します
- ユーザー名の右側に表示される三点リーダーアイコンをクリックし、「メンバー」または「限定アクセスメンバー」をクリックして切り替えます。
メンバーを招待
管理者コンソールの「メンバー」タブからユーザーを招待する
管理者コンソールの「メンバー」タブからワークスペースへユーザーを招待できます
管理コンソールから招待するには、次の手順に従ってください。
- 「メンバー」タブに移動します
- 「メンバーを招待する」ボタンをクリックします
- ユーザーのメールアドレスを入力します
- ドロップダウンメニューからプロジェクトを選択します
- 送信ボタンをクリックします
管理者コンソールの「メンバー」タブ内の、ユーザー名の横にある三点リーダーアイコンをクリックすることで、ワークスペースユーザーを限定アクセスメンバーにすることができます。
プロジェクト内からユーザーを招待する
プロジェクト内からも、次のようにユーザーを招待することができます。
- ユーザーを招待するプロジェクトをサイドバーまたは「検索」バーから選択します
- プロジェクトの上部にあるメンバーのアイコンをクリックして、プロジェクトの共有ウィンドウを開きます
- プロジェクトメンバーをメールまたは名前を使って追加し、ユーザーを招待します
ワークスペースに属さない誰かをプロジェクトに招待しようとすると警告が表示されます。
招待のキャンセル
管理コンソールから招待をキャンセルするには、次の手順に従ってください。
- 管理者コンソールの「メンバー」タブに移動します
- ここから、招待をキャンセルするユーザーを見つけます
- 三点リーダーアイコンをクリックします。
- 「招待をキャンセル」というオプションが表示されたら、それをクリックして招待をキャンセルします
招待をキャンセルしても、受け取られた招待メール は残ります。 ただし、「申し訳ありませんが、アクセス権がありません」というエラーメッセージが表示されます。
メンバーと限定アクセスメンバーを削除する
メンバーや限定アクセスメンバーによるワークスペースのプロジェクトやタスクへのアクセスを停止したい場合、対象者をワークスペースから削除します。
ワークスペースからユーザーを削除するには：
- メンバータブで、メンバー名の横にある三点リーダーアイコンをクリックします。
- 「削除」をクリック
ワークスペースからユーザーを削除すると、そのユーザーが作成したタスク、プロジェクト、メッセージ、添付ファイル、コメントはそのまま残りますが、以前に割り当てられたタスクは割り当てられていない状態になります。
タスクが放置されないように、削除する前に対象者のマイタスクに移動してタスクを再割り当てすることをおすすめします。