Loading
製品
AI Platform
おすすめ機能
会社の規模別活用方法
チーム別活用方法
業界別
活用事例
学ぶ
サポート
サービス
ヘルプセンター
search-icon

トピック

このトピックに関する記事は見つかりませんでした。

オートメーション

この記事の内容

この機能を利用できるユーザー
StarterAdvancedEnterpriseEnterprise+PremiumBusiness旧 Enterprise

詳細は料金ページをご確認ください。

ポートフォリオのオートメーションは、Asana のAdvanced、Enterprise、Enterprise+プランで利用できます。

オートメーションを使うことでルーチンタスクを合理化し、ワークフローを簡単に構築できます。オートメーションを機能させるには、オートメーションを作動させるトリガーと自動的に実行されるアクションが必要です。たとえば、期日が設定されたとき (トリガー) にタスクを自動的に割り当てる (アクション) オートメーションを作成できます。

オートメーションを無料で試す。今すぐ Asana の無料トライアルを始めましょう。

関連記事:

Asana のオートメーション機能を使ってプロセスをパワーアップさせましょう。Asana でワークフローを自動化する方法をウェビナーでご紹介しています。

オートメーションを作成する

オートメーションは、プロジェクトとポートフォリオの両方で利用できます。 プロジェクトやポートフォリオ内でオートメーションを設定することで、重要なアクションを自動化し、複数のプロジェクトをスムーズに管理できます。

オートメーションを作成する際は、オートメーションギャラリーにある構築済みのオートメーションから選択するか、カスタムオートメーションを作成できます。ギャラリーのビルド済みオートメーションは、一般的なワークフローのシナリオに対応するように設計されています。カスタムオートメーションを使用すると、独自のプロセスに合わせたオートメーションを作成できます。

ギャラリーからオートメーションを作成するには、次のことを行います。

  1. プロジェクトの右上にある「カスタマイズ」をクリックします。
  2. 「オートメーション」をクリックします。
  3. 「+ 追加」をクリックします。
  4. ギャラリーからオートメーションを選択するか、新しいオートメーションを一から作成します。
ノート iconノート

Asana の各オートメーションには、ブラウザーから直接アクセスできる独自の URL があります。これらの URL は、オートメーションが作成されると自動的に生成され、オートメーションの存続期間中ずっと変わりません。

カスタムオートメーションビルダー

カスタムオートメーションビルダーは、Asana Starter、Advanced、Enterprise、Enterprise+ プラン、および旧プランの Business、旧 Enterprise プランでご利用いただけます。   

 

カスタムオートメーションを作成するには、次のことを行います。

  1. AI スタジオに指示を入力するか、「一から始める」を選択するか、おすすめのオートメーションを選択します。
  2. 右上隅の歯車アイコンをクリックして、追加の設定を行います。
  3. 「無題のオートメーション」をクリックして、オートメーションに名前を付けます。
  4. トリガーとアクションを選択し、必要に応じて条件を追加します。
  5. 「公開」をクリックします。
ノート iconノート

オートメーションは最初の階層のサブタスクでのみ実行されます。つまり、オートメーションはサブタスクのサブタスク、またその下というように深すぎる階層などでは実行されません。

オートメーションを編集する

プロジェクトに戻り、更新するオートメーションを選択すれば、いつでもオートメーションを編集できます。

オートメーションを編集するには、次のことを行います。

  1. 「カスタマイズ」メニューをクリックします。
  2. 「自動化」をクリックします。  
  3. 編集するオートメーションの横にある三点リーダーアイコンをクリックします。
  4. 「編集」をクリックします
ノート iconノート

オートメーションへの編集は、今後の状態にのみ適用されます。編集内容が遡及的に適用されることはありません。

外部トリガーや、メールやダイレクトメッセージの送信 (Outlook、Salesforce、Slack など経由) などの外部アクションを含むオートメーションは、オートメーションの作成者のみが編集できます。これは、外部トリガー / アクションがオートメーション作成者のアカウントの認証情報を使用して認証されるためです。

オートメーションを一時停止する

オートメーションはいつでも一時停止できます。右上隅の「有効」トグルをクリックすると、オートメーションを一時停止できます。 

オートメーションを削除する

「カスタマイズ」メニューからオートメーションをクリックし、三点リーダーアイコンをクリックして「削除」ボタンをクリックすると、いつでもオートメーションを削除できます。

オートメーションの設定

オートメーション設定にアクセスするには、オートメーションビルダーの右上にある歯車アイコンをクリックします。

オートメーションの種類に応じて、オートメーション設定には次のタブのうち 3 つが表示されます。「一般」、「権限」、「AI スタジオ」、「AI チームメイト」。

「一般」設定では、オートメーションの名前を管理できます。また、このオートメーションを他のオートメーションからトリガーできるようにするかどうか、およびこのオートメーションをサブタスクで実行するかどうかを選択できます。

オートメーションのオーナーシップを譲渡する

オートメーションの元のオーナーがプロジェクトへのアクセス権を失ったり、組織を離れたりした場合、編集権限を持つチームメンバーがオートメーションのオーナーシップを取得できます。オートメーションのオーナーがいなくなった場合、Asana はプロジェクトの編集可能ユーザーに通知するため、どのオートメーションに注目すべきかを簡単に特定できます。

オーナー不在のオートメーションのオーナーシップを取得するには、プロジェクトのオートメーションリストで該当するオートメーションに移動し、「権限」メニューで「オーナーになる」をクリックします。オーナーシップを取得すると、オートメーションを編集できるようになり、問題が発生した場合は通知が届きます。

セクションベースのオートメーション

有料プランでは、セクションの雷アイコンは、そのセクションにオートメーションが適用されていることを示します。これらはリストビューとボードビューに表示されます。

雷アイコンをクリックするとそのセクションのオートメーションメニューが開き、新しいオートメーションを追加したり、既存のオートメーションを編集したりできます。

オートメーションを編集するには、オートメーションにカーソルを合わせたときに表示される鉛筆アイコンをクリックします。

トリガーの組み合わせと複数のアクション

また、トリガーの組み合わせ、条件付きロジック、複数のアクションのいずれかまたはすべてを使ってルーチンタスクを自動化できます。

1 件のオートメーションによって実行されたアクションを使って、別のオートメーションをトリガーすることもできます。

プランのサイズやティアにかかわらず、プロジェクトごとのオートメーションの上限数は 50 に設定されています。

カスタムオートメーション

トリガー

  • 1 つのカスタムオートメーションに最大で20 個のトリガーを追加できます。
  • トリガーは複数回選択できます。
  • サブタスクに対し、「期日の接近」や「タスクの期限超過」トリガーを選択することはできません。これらのトリガーを使用するには、オートメーションを「タスクで実行」に変更する必要があります。

複数のアクション

  • 1 つ以上のトリガーが発生する場合の結果として起こるアクションを最大で 20 個選択できます。
  • 同じアクションは 1 回しか追加できません。

列またはセクションに基づいたトリガー

列またはセクションに基づいたトリガーは、ボードビュープロジェクト、または折り畳み可能なセクションが設定されたプロジェクト向けです。

カスタムフィールドのオートメーション

カスタムフィールドオートメーションはカスタムフィールドのあるすべてのプロジェクトに適用できます。これにはメンバーカスタムフィールドも含まれます。

ノート iconノート

これらのオートメーションを使用するには、最初にプロジェクトにカスタムフィールドを追加する必要があります。

バンドルのオートメーション

バンドルを使うと、複数のオートメーションを一度に適用できます。これにより、大規模なプロセスを統一し、すでに進行中のプロジェクトに遡って変更を適用できます。

構成が正しくないオートメーションに関する更新

オートメーションの構成が正しくなくなった場合 (例:「タスクの完了」>「『完了』列に移動」というオートメーションで誰かが「完了」列を削除した場合)、オートメーションのオーナーに修正を求める通知メールが送信されます。

  • トリガーされたオートメーションの構成に問題があり実行できない場合、Asana は最初にそれをメールで通知します。問題が修正されてから 1 回以上正常に実行されたあと、再び構成に問題が発生するまで、メールが再び送信されることはありません。

  • オートメーションの読み取り権限を持つすべてのユーザーは、そのオートメーションの正しいステータスを確認できます。

  • 構成を修正してオートメーションを更新し、更新を保存すると、このような警告は消えます。

料金設定

オートメーションは、Asana のすべての有料プランで利用できます。カスタムオートメーションビルダーは、Asana Starter、Advanced、Enterprise、Enterprise+ プラン、および旧プランの Business、旧 Enterprise プランでご利用いただけます。

従来の Premium プランのお客様は、以下のオートメーションのサブセットをご利用いただけます。

  • 列 / セクションへの移動 > 完了にする
  • タスクの完了 > 列 / セクションに移動
  • カスタムフィールドの変更 > 列 / セクションに移動
  • 列 / セクションへの移動 > カスタムフィールドを設定
  • カスタムフィールドの変更 > 完了にする
  • タスクの完了 > カスタムフィールドを設定

FAQ (よくある質問)

Asana のオートメーションはどのように機能しますか？

オートメーションは、トリガー (期日の設定など) とアクション (タスクを誰かに自動的に割り当てるなど) を組み合わせてルーチンタスクを自動化し、手作業なしでワークフローを合理化できるようにします。

オートメーションを作成した後で編集することはできますか？

はい。どのオートメーションも編集できます。「カスタマイズ」メニューをクリックし、「編集」セクションでオートメーションを選択して「編集」をクリックします。ただし、変更は今後のタスクにのみ適用され、過去のタスクには適用されません。

オートメーションの設定が間違っているとどうなりますか？

設定に誤りがあるオートメーションが最初に実行に失敗したとき (参照されている列が削除された場合など)、Asana はオートメーションのオーナーにメールで通知します。また、読み取り権限を持つすべてのユーザーは、オートメーションが修正されるまでそのステータスを確認できます。

1 つのプロジェクトに追加できるオートメーションの数:

プランのサイズやティアに関係なく、1 つのプロジェクトに最大 50 個のオートメーションを追加できます。また、1 つのカスタムオートメーションに最大 20 個のトリガーと 20 個のアクションを追加できます。

Note iconノート

この記事は AI によって翻訳されています。

翻訳に関するフィードバックを送る。

関連記事

読み込み中
Asana でルールを使用してタスクを自動化する方法 | ヘルプセンター