ルール

Asana StarterAdvancedEnterprise、Enterprise +の各ランク、および旧プランのPremium、Business、旧Enterpriseで利用できます。 

詳しくは料金ページをご覧ください。

ルールを使用すると、ルーチンタスクを合理化して、ワークフローを簡単に構築できます。 ルールを機能させるには、ルールを作動させるトリガーと自動的に実行されるアクションが必要です。 たとえば、期日が設定されたとき(トリガー)にタスクを自動的に割り当てる(アクション)ルールを作成できます。

Asanaのルール機能を使ってプロセスをパワーアップさせましょう。 Asanaで基本的なワークフローを作成する方法をオンライントレーニングでご紹介しています。今すぐご登録ください。

ルールの使用状況

ルールの使い方の詳細については、専用記事をご覧ください。

ルールの作成

プロジェクトのルールを作成するには2つの方法があります。 プロジェクトのルールギャラリーから自動化を選択するか、独自のカスタムルールを作成します。 カスタムルールビルダーは、Asana StarterAdvancedEnterprise、Enterprise +の各ティア、および旧プランのBusiness、旧Enterpriseで利用できます。 

Rules

ギャラリーからルールを作成するには、次のことを行います。

  1. プロジェクトの右上にある「カスタマイズ」をクリックします。
  2. +ルールを追加」をクリックします。
  3. ギャラリーからルールを選択します。
  4. ドロップダウンメニューから「タスクで実行」または「タスクとサブタスクで実行」を選択します。
  5. 三点リーダーアイコンをクリックして、追加の設定を行います。
  6. 指定されたパラメーターを入力します。
  7. ルールを作成」を

    クリックします。
custom rules

カスタムルールを作成するには、次のことを行います。

  1. プロジェクトの右上にある「カスタマイズ」をクリックします。
  2. +ルールを追加」をクリックします。
  3. カスタムルールを作成」を選択します。
  4. ドロップダウンメニューから「タスクで実行」または「タスクとサブタスクで実行」を選択します。
  5. 三点リーダーアイコンをクリックして、追加の設定を行います。
  6. ルール名を選択します。
  7. トリガーとアクションを選択します。
  8. オプションを選択したら、「ルールを作成」をクリックします。

ルールは最初の階層のサブタスクでのみ実行されます。つまり、ルールはサブタスクのサブタスク、またその下というように深すぎる階層などでは実行されません。

ルールの
編集

プロジェクトに戻り、更新するルールを選択すれば、いつでもルールを編集できます。

サイドバーのルールの横にある鉛筆アイコンをクリックすると、ルールを編集できます。

edit

ルールへ



の編集は、プロジェクトのタスクとコンテンツの今後の状態にのみ適用されます。 編集内容が遡及的に適用されることはありません。

ルールの
停止

サイドバーのルールの横にある鉛筆アイコンをクリックすると、いつでもルールを停止できます。

rule pausePause rule

トグルアイコンをクリックしてルールを停止します。

ルールの
削除

サイドバーのルールの横にある鉛筆アイコンをクリックし、「削除」ボタンをクリックすると、いつでもルールを削除できます。

rule delete

セクション
ベースのルール

有料プランでは、ルールが設定されたセクションに稲妻のアイコンが表示されます(リストビューとボードビューの場合)。 ルールがトリガーされると、アイコンが動きます。 アイコンをクリックするとそのセクションのルールメニューが開き、新しいルールを追加したり、既存のルールを編集したりできます。

ルールを編集するには、ルールにカーソルを合わせたときに表示される鉛筆アイコンをクリックします。

section based rule


トリガーの組み合わせと複数のアクション

条件付きカスタムルール、承認リクエストステータス変更トリガー、コメント追加アクションは、Asana StarterAdvancedEnterprise、Enterprise +ティア、および旧プランのBusiness、旧Enterpriseでご利用いただけます。 

また、トリガーの組み合わせ、条件付きロジック、複数のアクションのいずれかまたはすべてを使ってルーチンタスクを自動化できるので、チームはそれらを気にせずに仕事ができます。

1つのルールによって実行されたActonを使用して、別のルールをトリガーすることができます。

multiple triggers & actions

カスタムルールを作る際に、トリガーの異なる組み合わせを最大で20個追加し、異なるアクションを最大で5つ選択できるようになりました。 カスタムルールの作成時に同じトリガーを複数回選択することはできますが、同じアクションは1回しか使用できません。

rule in action

タスクがリストビューやボードビュー、フォーム、メール、またはAsanaの他の場所からプロジェクトに追加されると、カスタムルールがすぐに反映されます。

他のトリガーとアクション

additional triggers

他のトリガーとアクションを使えば、次のことができます。

  1. 承認リクエストのステータスが変更されるときに、その結果として起こるアクションを指定する
  2. 選択されたトリガーが発生するときにAsanaとして投稿されるコメントを作成する

トリガー:期日の接近

Asana StarterAdvancedEnterprise、Enterprise +の各ランク、および旧プランのBusiness、旧Enterpriseのお客様は、ルールのダイアログでカスタムルールを作成し、トリガーの一覧から期日の接近を確認できます。  プリセットオプションから選択するほか、「カスタム」をクリックして他のオプションを表示することもできます。

 

Due date is approaching 1

カスタム」オプションを使用すると、期日の何分、何時間、何日または何週間前にルールをトリガーするかを指定できます。

Due date is approaching 2


トリガー:タスクの期限超過

Asana StarterAdvancedEnterprise、Enterprise +の各ティア、および旧プランのBusiness、旧Enterpriseのお客様は、カスタムルールを作成するときに、「タスクの期限超過」トリガーを使用できます。  プリセットオプションから選択することも、「カスタム」をクリックして他のオプションを表示することもできます。

Task is Overdue 1

カスタム」オプションを使用すると、タスクの期限が超過してから何分、何時間、何日、または何週間後にルールをトリガーするかを指定できます。

Task is Overdue 2

トリガー

をセットアップするときにまたはを選択すると、トリガーは締め切り時間を無視して、期日だけを基に発生します。

ただし、または時間を選択すると、締め切り時間が考慮されます。

「期日の接近」トリガーと「タスクの期限超過」トリガーについての追加メモ

  • このようなトリガーは、タスクが期日を迎えている、または期限を超過している状態によって発生するのでなく、タスクが期日を迎える、または期限を超過する瞬間に発生します。
  • そのため、これらのトリガーは、プロジェクトの既存タスクのうち、作成されるルールの条件にマッチするものすべてに対して遡及して発生するということはありません。 トリガーは、ルールの作成後に起こる期日の接近と超過イベントに対してのみ発生します。
  • これらのトリガーは、未完了タスクに対してのみ発生します。
  • 日付や週の指定されたルールは、真夜中、午前0時ちょうどに実行されるのではなく、 午前0時00分から午前1時00分までの間に実行されます。

アクション:タスクを作成

Asana StarterAdvancedEnterprise、Enterprise +プランをご利用のお客様、または従来のプランのBusinessプランや旧Enterpriseプランをご利用のお客様は、ルールを使用して、プロジェクトにタスクやマイルストーン、承認リクエストを自動的に作成できます。 1つまたは複数のトリガーを選ぶことで、ルールの実行時にAsanaがタスクを作成します。 タスクの名前、担当者、相対期日などを事前に設定できます。

ルールでタスクを作成するには、次のことを行います。

  1. プロジェクトの右上にある「カスタマイズ」をクリックします。
  2. +ルールを追加」>「 カスタムルールを作成」をクリックします。
  3. 1つまたは複数のトリガーを選択します。
  4. トリガーを選択したら、「アクション」タブを選択します。
  5. 新規作成」の「タスクを作成」を選択します。

Create task action

以下のような詳細を事前に設定することで、タスクをカスタマイズできます。

  1. タスク名
  2. 担当者
  3. 期日(タスク作成日から計算される相対期日)
  4. すべてのフィールドを表示」をクリックすると表示されるタスク詳細ウィンドウで、さらに詳しくカスタマイズできます
  5. プロジェクトの関連付け、タスクの説明、コラボレーター、サブタスク


アクション:サブタスクを作成

Asana StarterAdvancedEnterprise、Enterprise +の各ランクのお客様、および旧プランのBusinessおよび旧Enterpriseプランのお客様は、ルールのダイアログでカスタムルールを作成し、アクションの一覧からサブタスクを選択できます。   

サブタスクアクションを使うと、事前に設定したサブタスクを自動でタスクに追加できます。

Add rule

サブタスク
を追加するには、次のことを行います。

  1. サブタスクを追加」をクリックします。
  2. サブタスクの名前を入力します。

Add Substask

サブタスクを追加すると、ルールを作成できるようになります。

Edit subtask

最大20件のサブタスクを作成できます。

ルール
を編集するには、サイドバーのルールの横にある鉛筆アイコンをクリックします。 変更は自動で保存されます。

Edit rule

Edit subtask2アクション:プロジェクトからタスクを削除

これまではルールを使ってタスクをプロジェクトに追加することができました。 また、「プロジェクトからタスクを削除」アクションを使ってプロジェクトからタスクを削除できるようになりました。これにより、プロジェクト内のアクションを自動化するためのオプションが増えました。 

Rule action.png
プロジェクトからタスクを削除」アクションを使用するには、次のことを行います。
  1. プロジェクトの右上にある「カスタマイズ」をクリックします。
  2. +ルールを追加」>「 カスタムルールを作成」をクリックします。
  3. 1つまたは複数のトリガーを選択します。
  4. トリガーを選択したら、「アクション」タブを選択します。
  5. 「タスクを移動」セクションの下にある「タスクプロジェクトから削除」を選択

アクション:タスクのタイトルと説明を設定する

ルールを使ってタスクのタイトルと説明を設定できるようになりました。 これらのルールアクションは、ルールビルダーの「タスクフィールドを…に変更」セクションの「アクション」タブで確認できます。

アクション:タスクのタイトルを次に設定:

タスクのタイトルを設定するには

  1. ルールビルダーの「アクション」タブに移動します。
  2. [タスクのタイトルを次に設定]を選択します
  3. タスク名の下にあるボックスにタスクのタイトルを入力します
  4. ルールを作成」をクリックします。

上記のスクリーンショットの例では、トリガータスクがこのプロジェクトに追加されています。 この場合、プロジェクトに追加されたタスクには、ルールの作成時にタスク名で指定したタイトルが自動的に付与されます。

アクション:タスクの説明を次のように設定:

タスクの説明を設定するには、次のことを行います。


  1. ルールビルダーの「アクション」タブに移動します。
  2. [タスクの説明を次のように設定]を選択:
  3. [説明]の下にあるボックスにタスクの説明を入力します
  4. ルールを作成」をクリックします。

上記のスクリーンショットの例では、トリガータスクがこのプロジェクトに追加されています。 この場合、プロジェクトに追加されたタスクには、ルールを作成するときに[説明]で入力した説明が自動的に表示されます。

注:このルールの構築時に提供される説明は、ルールの実行時に既存のタスクの説明に置き換えられます。

タスクのタイトルや説明を設定するときの変数の追加

タスクのタイトルと説明を設定する機能
は、動的な値もサポートしています。つまり、タスクのタイトルや説明では、タスク、人物、日付、カスタムフィールドなどの特定の変数を参照できます。 たとえば、「[担当者]から新しい仕事が必要」などです。

タスクのタイトルに変数を含める

  1. C hooseタスクのタイトルをルールアクションとしてに設定します。
  2. テキストフィールドの右側にある[+]アイコンをクリックします。
  3. 変数「タスク」、「メンバー」、 日付」、または「カスタムフィールド」から選択します。

タスクの説明に変数を含める

  1. C hooseタスクの説明をルールアクションとして設定します。
  2. テキストフィールドをクリックして、左下の+アイコンをクリックします。
  3. [変数]を選択し、変数[タスク]、[メンバー]、[日付]、または[カスタムフィールド]から選択します。

テキストと数値のカスタムフィールドを更新する

ルールを使用して、テキストの カスタムフィールドまたは数値のカスタムフィールドの内容を更新することもできます。 つまり、以前のトリガーに基づいて、テキストカスタムフィールドまたは数値カスタムフィールドの値を選択できます。

テキストカスタムフィールド: 

セクションに移動したタスクのトリガーがTo Be Scheduledに設定されている場合は、コンテンツチャネルのカスタムフィールドを「ブログ」に設定するアクションを追加できます。

Settings - Overlay (1).png

数値カスタムフィールド:

コンテンツステージ( QGEC )のトリガーが保留に設定されている場合は、推定時間を選択するアクションを設定できます。

Settings - Overlay.png

ルールの種類

プランのサイズやティアに関係なく、プロジェクトごとの最大ルール数は50に設定されています。


カスタムルール

トリガー

  • 1つのカスタムルールに最大で20個のトリガーを追加できます。
  • トリガーは複数回選択できます。
  • サブタスクに対し、「期日の接近」や「タスクの期限超過」トリガーを選択することはできません。 これらのトリガーを使用するには、ルールを「タスクで実行」に変更する必要があります。

複数のアクション

  • 1つ以上のトリガーが発生する場合の結果として起こるアクションを最大で5つ選択できます。
  • 同じアクションは1回しか追加できません。


列またはセクションに基づいたトリガー

セクションに基づいたトリガーは、ボードビューや折り畳み可能な新しいセクションを使用するプロジェクトに適しています。


カスタムフィールドルール

カスタムフィールドルールはカスタムフィールドのあるすべてのプロジェクトに適用できます。 これにはメンバーカスタムフィールドも含まれます。

custom rules

これらのルールを使用するには、最初にプロジェクトにカスタムフィールドを追加する必要があります。

ルール
のトリガー

ルールはウェブ、モバイル、外部の連携アプリなど、どこからでもトリガーできます。 タスク上で何かを更新した場合、Asanaは、そのタスクのプロジェクトにルールが設定されているか、そのアクションがルールのトリガーであるかを確認します。

アクセス権のない
プロジェクト

アクセス権のないプロジェクトでもルールをトリガーすることはできますが、ルールが実行されていることを表す黄色の雷のアイコンは表示されません。

ゲストを含む誰もがルールをトリガーできます。


権限に関して考慮すべき点

カスタムフィールドと同様に、プロジェクトの他のメンバーもデフォルトでルールを編集できるようになりました。 複数プロジェクトにタスクをマルチホームさせるルールも、カスタマイズメニューから確認できるようになりました。 これらのルールはプロジェクトから直接停止できます。

multi-hone rules
  • 編集権限を持つユーザーにルールの編集を許可できるようになりました。 今後作成されるルールはデフォルトで編集可能となります。
  • ルールを削除できるのはルールのオーナーのみです。
  • プロジェクトやテンプレートのルールを更新する場合、編集者はすべてのルールを保存するために必要な権限を持っている必要があります。 たとえば、このルールでタスクを別のプロジェクトに追加する場合、編集者はその別のプロジェクトの編集権限も持っている必要があります。
  • プロジェクトの複製によってルールが複製される場合、複製を行うユーザーがルールのオーナーとなりますが、権限は限定されます。 この場合ルールは無効になりますが、オーナーが編集権限を持ちます。
  • ルールは、オーナーのアクセス管理権限が変わっても実行され続けるように設計されています。 たとえば、プロジェクトにタスクを追加するルールが設定されていて、後からそのプロジェクトへのアクセス権限を失ったとしても、そのルールは引き続き機能します。
  • プロジェクトテンプレート(新バージョンまたは旧バージョン)を介してルールがコピーまたは複製されると、そのテンプレートのユーザーがルールのオーナーとなります。 その場合、テンプレートの複製者がそのルールに必要なアクセス権限を持っていない場合にのみルールが無効になります。 たとえば、ルールによってタスクが追加されるプロジェクトを編集できない場合です。
  • 特定のユーザーがプロジェクトから離脱したとしても、ルールが機能しなくなることはありません。 ただし、プロジェクトに関わるユーザーがいなくなった場合はルールが無効になります。

誰がルールを有効または無効にできますか?

ルールが実行されているプロジェクトの編集権限を持つユーザーなら、誰でも他のメンバーが作成したルールを有効または無効にできます。

enable rules

変更履歴を表示できるのも編集権限を持つユーザーのみです。

編集権限を持つユーザーはルールを停止または有効化できますが、ルールのトリガーとアクションを編集できるのはオーナーのみです。

ルールを編集または削除できるのは、従来どおりルールのオーナーのみです。

プロビジョンの
解除

ルールのオーナーであるメンバーのプロビジョンを解除すると、そのルールは停止され、ルールの所有権は該当プロジェクトのプロジェクトオーナーに引き継がれます。

プロジェクトオーナーがいない場合、所有権はそのユーザーのプロビジョンを解除した管理者に引き継がれます。 ルールの新しいオーナーのみがルールを再開して実行できます。

ルールのオーナーが無効化され新しいオーナーが十分な権限を持っていた場合、ルールは機能し続け、新しいオーナーはルールを編集できます。

構成が正しくないルールに関する
更新

ルールの構成が正しくなくなった場合(例:「タスクの完了」>「『完了』列に移動」というルールで誰かが「完了」列を削除した場合)、ルールのオーナーに修正を求める通知メールが送信されます。

  • トリガーされたルールの構成に問題があり実行できない場合、Asanaは最初にそれをメールで通知します。 問題が修正されてから1回以上正常に実行されたあと、再び構成に問題が発生するまで、メールが再び送信されることはありません。

  • ルールの読み取り権限を持つすべてのユーザーは、そのルールの正しいステータスを確認できます。

  • 構成を修正してルールを更新して更新を保存すると、このような警告は消えます。

外部アプリとのルール連携がさらに便利に

ルールは多くのワークフローの重要な構成要素であり、サードパーティのサービス(Slackなど)との連携も同様です。 チームが頻繁に使うツールをルールを使ってAsanaの仕事に連携すると、面倒な作業をルールが自動で引き受けてくれます。 Asanaのプロジェクトごとにトリガーを設定し、あなたが選んだ基準を満たすと、ルールによりワークフローが自動で実行されます。

たとえば、SlackとAsanaのルール連携では、タスクやプロジェクトの完了をトリガーとして、Slackでチームメンバーにメッセージを送ることができます。

カスタムフィールドの値の変更といった条件に基づいて、Microsoft Teamsの特定のチャネルに通知を送るルールを作成できます。

あるいは、タスクがプロジェクトの特定のセクションに追加されたときに、Jira CloudJira Server新しい課題を作成することもできます。

最近リリースされたルール連携は、GmailPagerDutyTwilioのアクションに対応しています。 各ルール連携の設定について詳しくは、こちらのヘルプ記事をご覧ください。

アプリ連携を使用するルールでは、適切なアプリ管理設定と、サードパーティのサービスによるユーザー認証が必要です。

アプリ内アクション
のトリガー

ルールのトリガーには3タイプあり、これはルール連携のアクションのトリガーでも同様です。

タスクの追加によるトリガータイプ

  • タスクのセクションへの追加
  • このプロジェクトへのタスクの追加

タスクの更新によるトリガー

  • 承認ステータス
  • タスクの完了ステータス
  • 担当者
  • 期日
  • 添付ファイルの追加
  • コメントの追加

タスクのスケジュールに関するトリガータイプ

  • タスクのブロックの解除
  • 期日の接近
  • タスクの期限超過

フォーム

タスクがフォームから作成された場合、以下のトリガーを実行できます。


タスクのプロジェクトへの追加

このトリガーはフォームから作成されたタスクだけではなく、プロジェクトに追加されているすべてのタスクに適用されます。


カスタムフィールドの設定

ドロップダウンタイプの各カスタムフィールドに対しては、トリガーとアクションが表示されます。 プロジェクトで「優先度」と「ステージ」カスタムフィールドを使用している場合は、「優先度の設定」と「ステージの設定」がトリガーとして表示されます。 カスタムフィールドのどの値を使ってルールをトリガーするのかを決定します。

例:フォームで選択する「リクエストタイプ」ドロップダウンカスタムフィールドに「ブログ」と「ウェブサイト」というオプションがある場合、そのプロジェクトで「『リクエストタイプ』が『ブログ』に設定された場合、そのタスクを『ブログリクエスト』プロジェクトに追加する」というルールを設定できます。

これはプロジェクトのドロップダウンカスタムフィールドのみに有効です。 フォームのドロップダウンは、必ずしもすべてがカスタムフィールドではありません。


フォーム送信のトリガー

フォーム送信のトリガーを使うと、フォームを手動でトリアージすることなく、自動的に新しいプロセスに移動させることができます。 フォーム送信トリガーを設定することで、受付プロセスを統一し、ワークフロー内のフォームを自動化できます。

form submission trigger

フォーム送信によるトリガーを設定するには、次のことを行います。

  1. トリガー」タブで「このプロジェクトに」をクリックします。
  2. ソースとして「フォームの送信」を選択します。
  3. フォームを選択
  4. アクションを選択

トリガーを設定すると、カスタマイズメニューにルールが表示されます。

フォームが送信されるたびに通知が届きます。 また、タスク詳細ウィンドウから、フォーム送信の履歴を確認できます。

ゲストの権限

ゲストはルールを作成することやオーナーになることはできませんが、ルールをトリガーすることはできます。

料金について

カスタムルールビルダーを含むルールは、Asana StarterAdvancedEnterprise、Enterprise +、および旧プランのBusiness、旧Enterpriseで利用できます。 

従来
のプランのPremiumのプランをお持ちのお客様は、以下のとおりルールのサブセットを利用できます。

  • セクションへの移動>完了にする
  • タスクの完了>セクションに移動
  • カスタムフィールドの変更>セクションに移動
  • セクションへの移動>カスタムフィールドを設定
  • カスタムフィールドの変更>完了にする
  • タスクの完了>カスタムフィールドを設定

ルールの取り消しアクション

逆アクションは、Asana StarterAdvancedEnterprise、Enterprise +、および旧プランのBusiness、旧Enterpriseで利用できます。 

取り消し動作は、データをリセットまたは削除するオプションを提供する既存のルールを補完するものです。 ルールに取り消し動作のオプションを提供することで、お客様のワークフローの構造、品質、効率をよりよくマッピングする、より強力なルールエンジンを開発しました。

利用可能な取り消しアクション:

  • タスクの割り当てを解除
  • タスクを別のプロジェクトに移動
  • 期日をクリア
  • タスクを未完了にする
  • コラボレーターを削除
inverse actions

取り消しアクション機能は、タスクの割り当て変更リセット、またはあるプロジェクトから別のプロジェクトへの移動をサポートします。

ルールの
変数

変数を使用すると、ワークフローに合わせて動的で柔軟なルールを作成できます。 詳細は、ルールの変数に関する専用記事をご覧ください。