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ルール

この記事の内容

ルールの作成
カスタムルールビルダー
ルールの編集
ルールの停止
ルールの削除
ルール設定
ルールのオーナーシップを移行する
セクションベースのルール
トリガーの組み合わせと複数のアクション
構成が正しくないルールに関する更新
料金設定
よくある質問

Asana Starter、Advanced、Enterprise、Enterprise+ プラン、および旧プランの Premium、Business、旧 Enterprise プランでご利用いただけます 。

ポートフォリオルールは、Asana Advanced、Enterprise、Enterprise+プランで利用できます。

詳細は料金ページをご確認ください。

ルールを使うことでルーチンタスクを合理化し、ワークフローを簡単に構築できます。ルールを機能させるには、ルールを作動させるトリガーと自動的に実行されるアクションが必要です。たとえば、期日が設定されたとき (トリガー) にタスクを自動的に割り当てる (アクション) ルールを作成できます。

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ルールの作成

ルールはプロジェクトとポートフォリオの両方で利用できます。プロジェクトやポートフォリオ内でルールを設定することで、重要なアクションを自動化し、複数のプロジェクトをスムーズに管理できます。

ルールを作成する際は、ルールギャラリーにある既成のルールから選択するか、カスタムルールを作成することができます。ギャラリーの構築済みルールは、一般的なワークフローのシナリオに対応するように設計されています。カスタムルールを使用すると、独自のプロセスに合わせたルールを作成できます。

ギャラリーからルールを作成するには、次のことを行います。

プロジェクトの右上にある「カスタマイズ」をクリックします。
「ルール」をクリックします。
「+ 追加」をクリックします。
ギャラリーからルールを選択します。
指定されたパラメーターを入力します。
「ルールを公開」をクリックします。

ノート
Asana の各ルールには、ブラウザーから直接アクセスできる専用 URL があります。これらの URL は、ルールの作成時に自動的に生成され、ルールの有効期間中は一貫して使用されます。

カスタムルールビルダー

カスタムルールビルダーは、Asana Starter、Advanced、Enterprise、Enterprise+ プラン、および旧プランの Business、旧 Enterprise でご利用いただけます。

カスタムルールを作成するには、次のことを行います。

プロジェクトの右上にある「カスタマイズ」をクリックします。
「ルール」をクリックします。
「+ 追加」をクリックします。
AI スタジオへの指示を入力するか、「一から始める」を選択するか、おすすめのルールを選択することができます。
右上隅の歯車アイコンをクリックして、「タスクで実行」または「タスクとサブタスクで実行」を選択します。
「ルール名を追加」をクリックして、ルール名を追加します。
トリガーとアクションを選択し、必要に応じて条件を追加します。
「ルールを公開」をクリックします。

ノート
ルールは最初の階層のサブタスクでのみ実行されます。つまり、ルールはサブタスクのサブタスク、またその下というように深すぎる階層などでは実行されません。

ルールの編集

プロジェクトに戻り、更新するルールを選択すれば、いつでもルールを編集できます。

ルールを編集するには、次のことを行います。

「カスタマイズ」メニューをクリックします。
「編集」セクションで、「ルール」をクリックします。
編集するルールの横にある三点リーダーアイコンをクリックします。
「編集」をクリックします

ノート
ルールへの編集は、今後の状態にのみ適用されます。編集内容が遡及的に適用されることはありません。

外部トリガーや、メールやダイレクトメッセージの送信 (Outlook、Salesforce、Slack などを介した送信) などの外部アクションを含むルールは、ルールの作成者のみが編集できます。これは、外部トリガー / アクションがルール作成者のアカウント認証情報を使用して認証されるためです。

ルールの停止

サイドバーのルールをクリックして「アクティブ」をクリックすると、いつでもルールを停止できます。ルールを再び有効にする場合は、同じ手順に従い、「一時停止中」をクリックします。

ルールの削除

サイドバーのルールをクリックし、「ルールを削除」ボタンをクリックすると、いつでもルールを削除できます。

ルール設定

ルール設定にアクセスするには、ルールビルダーの右上にある三点アイコンをクリックします。

Rule settings button

ルール設定には、「一般設定」と「権限設定」の 2 つのタブがあります。

Settings 1

「一般設定」では、ルールの名前を管理できます。また、ルールが他のルールによってトリガーされることを許可するかどうか、ルールをサブタスクで実行するかどうかを選択することもできます。

Settings 2

「権限設定」では、ルールのオーナーを確認し、ルールの編集可能ユーザーの権限を選択できます。

ルールのオーナーシップを移行する

ルールの元のオーナーがプロジェクトへのアクセス権を失った場合、または組織を離脱した場合、編集権限を持つチームメンバーはルールのオーナーシップを取得できます。ルールがオーナーなしの状態になると、Asana からプロジェクトの編集可能ユーザーに通知されるため、要注意のルールを簡単に特定できます。

オーナーのいないルールのオーナーシップを取得するには、プロジェクトのルールリストでそのルールに移動し、「権限」メニューで「オーナーになる」をクリックします。オーナーシップを取得すると、ルールを編集したり、問題に関する通知を受け取ったりできるようになります。

セクションベースのルール

有料プランでは、セクションにある雷のアイコンは、その特定のセクションにルールが適用されていることを表します。これはリストビューとボードビューで確認できます。

ルールがトリガーされると、アイコンが動きます。稲妻アイコンをクリックするとそのセクションのルールメニューが開き、新しいルールを追加したり、既存のルールを編集したりできます。

ルールを編集するには、ルールにカーソルを合わせたときに表示される鉛筆アイコンをクリックします。

トリガーの組み合わせと複数のアクション

また、トリガーの組み合わせ、条件付きロジック、複数のアクションのいずれかまたはすべてを使ってルーチンタスクを自動化することもできます。

1 つのルールによって実行されたアクションを使って、別のルールをトリガーすることができます。

プランのサイズまたはティアに関係なく、プロジェクトあたりの最大ルール数は 50 に設定されています。

カスタムルール

トリガー

1 つのカスタムルールに最大で20 個のトリガーを追加できます。
トリガーは複数回選択できます。
サブタスクに対し、「期日の接近」や「タスクの期限超過」トリガーを選択することはできません。これらのトリガーを使用するには、ルールを「タスクで実行」に変更する必要があります。

複数のアクション

1 つ以上のトリガーが発生する場合の結果として起こるアクションを最大で 20 個選択できます。
同じアクションは 1 回しか追加できません。

列またはセクションに基づいたトリガー

列またはセクションに基づいたトリガーは、ボードビューのプロジェクトや折り畳み可能なセクションを使用するプロジェクトに適しています。

カスタムフィールドルール

カスタムフィールドルールはカスタムフィールドのあるすべてのプロジェクトに適用できます。これにはメンバーカスタムフィールドも含まれます。

ノート
これらのルールを使用するには、最初にプロジェクトにカスタムフィールドを追加する必要があります。

バンドル内のルール

バンドルを使うと、複数のルールを一度に適用できます。これにより、大規模なプロセスを統一し、すでに進行中のプロジェクトに遡って更新を適用できます。

構成が正しくないルールに関する更新

ルールの構成が正しくなくなった場合 (例:「タスクの完了」>「『完了』列に移動」というルールで誰かが「完了」列を削除した場合)、ルールのオーナーに修正を求める通知メールが送信されます。

トリガーされたルールの構成に問題があり実行できない場合、Asana は最初にそれをメールで通知します。問題が修正されてから 1 回以上正常に実行されたあと、再び構成に問題が発生するまで、メールが再び送信されることはありません。
ルールの読み取り権限を持つすべてのユーザーは、そのルールの正しいステータスを確認できます。
構成を修正してルールを更新して更新を保存すると、このような警告は消えます。

料金設定

ルールは Asana のすべての有料プランでご利用いただけます。カスタムルールビルダーは、Asana Starter、Advanced、Enterprise、Enterprise+ プラン、および旧プランの Business、旧 Enterprise でご利用いただけます。

従来の Premium プランのお客様は以下のとおりルールのサブセットを利用できます:

セクションへの移動 > 完了にする
タスクの完了 > セクションに移動
カスタムフィールドの変更 > 列 / セクションに移動
列 / セクションへの移動 > カスタムフィールドを設定
カスタムフィールドの変更 > 完了にする
タスクの完了 > カスタムフィールドを設定

よくある質問

Asana のルールとはどんな機能ですか？

ルールは、トリガー (期日の設定など) とアクション (タスクを誰かに自動的に割り当てるなど) を組み合わせることでルーチンタスクを自動化し、手作業なしでワークフローを合理化します。

ルールを作成した後に編集することはできますか？

はい。カスタマイズメニューをクリックし、「編集」セクションでルールを選択して「編集」をクリックすると、どのルールでも編集できます。ただし、変更は今後のタスクにのみ適用され、遡って適用されることはありません。

ルールの設定が間違っている場合はどうなりますか？

構成に間違いがあるルールが最初に実行されなかった場合 (参照されている列が削除された場合など)、Asana はルールのオーナーにメールで通知します。また、読み取り権限を持つすべてのユーザーは、ルールが修正されるまでそのステータスを確認できます。

1 つのプロジェクトに追加できるルールの数:

プランのサイズやティアに関係なく、1 つのプロジェクトに最大 50 個のルールを追加できます。また、1 つのカスタムルールに最大 20 個のトリガーと 20 個のアクションを追加できます。

ノート
フォーラムで時間を節約するオートメーションのヒントをご確認ください。

もっと詳しく知りたい場合は、Asana ルールの全機能をチェック。

ノート
この記事は AI によって翻訳されています。
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