読み取り専用リンクは、Asana組織内の公開プロジェクトでタイムライン、リスト、カレンダー、ボードの各ビュー用に作成できる共有可能な閲覧専用リンクですが、ワークスペースでは使用できません。 読み取り専用リンクは、プロジェクトの最新情報を動的に反映し、すべてのクロスファンクショナルチームが連携を保つための信頼できる情報源を提供します。
読み取り専用リンクは、ワークスペースでは利用できません。
タイムラインビューで共有可能なリンクにアクセスする
共有可能なリンクにアクセスするには、プロジェクトのタイムラインビューから「リンクを作成」アイコンをクリックします。
これらの読み取り専用リンクのコンテンツとURLは、いかなる検索エンジンでも検索対象となったりインデックスされたりすることはありません。
次に、リンクをコピーをクリックします。
共有可能なリンクが作成されると、タイムラインにはリンクがアクティブとして表示され、リンクは誰とでも共有できます（ Asana以外のユーザーでも）。また、プレビューまたは無効にすることもできます。
コメント限定のユーザーとプロジェクトのゲストは、読み取り専用リンクを作成できません。
共有可能なリンクをプレビューする
送信前にリンクをプレビューして、受信者にどのように見えるかを確認できます。
[プレビュー]をクリックします。
ウィンドウが開き、リンクのプレビューが表示されます。
組織メンバーである受信者は、プロジェクトに参加してタスクの詳細を表示したり、新しいタスクを作成してチームとコラボレーションできます。
共有可能なリンクを無効化する
共有可能なリンクはいつでも無効化できます。 無効にすると、リンクを持っている人は誰もアクセスできなくなります。
まず、リンクを無効化するをクリックします。
次に、無効化を確認します。
読み取り専用タイムラインビューが再作成された場合、リンクはリフレッシュされ、古いリンクではアクセスできなくなります。
カレンダービューで共有可能なリンクにアクセスする
共有可能なリンクにアクセスするには、カレンダービューから「リンクを作成」アイコンをクリックします。 すると、リンクのコピーと共有ができるようになります。
ボードビューで共有可能なリンクにアクセスする
読み取り専用リンクも、ボードビューで利用できます。 共有可能なリンクにアクセスするには、ボードビューからリンクの作成アイコンをクリックします。 すると、リンクのコピーと共有ができるようになります。
リストビューで共有可能なリンクにアクセスする
タイムライン、ボード、カレンダーの各ビューに加えて、リストビューでも読み取り専用リンクを使用できるようになりました。
共有可能なリンクにアクセスするには、対象のプロジェクトに移動し、「リスト」ビューをクリックします。 右隅で[リンクを作成]アイコンをクリックします。
このリンクは、Asanaのメンバーであるかにかかわらず、コラボレーター全員に表示されます。
「リンクを作成」をクリックすると、URLの埋め込みが表示され、自動的にデフォルトの「リンクはアクティブです」に変わります。
ここでは次のことができます。
- リンクを覗く
- リンク を無効化する
- リンク をコピーして
リストビューリンクのプレビュー
リンクをプレビューすると、プロジェクトに参加するオプションが表示されます
リストビューで共有可能なリンクを無効化する
[リンクを無効にする]をクリックすると、読み取り専用リンクは完全に削除されます。
リンクの共有権限のオン/オフを切り替える
管理者は、管理者コンソールの「セキュリティ」タブでリンクの共有権限にアクセスできます。
組織管理者は管理者コンソールで直接読み取り専用リンクを有効化または無効化できますが、ディビジョン管理者はサポートリクエストを開始するように促されます。
詳細については、有料チームプランの請求管理者からサポートチームまでお問い合わせください。
読み取り専用リンクのアクセス権限
読み取り専用リンクのアクセス権限は、特権管理者とユーザーが、読み取り専用リンクへのアクセスを組織内のメンバーに制限できる機能です。
管理者コントロール
この機能のメリットは、特権管理者がドメインのデータセキュリティを強化できるオプションがあることです。 Starter、Advanced、Enterprise、Enterprise + 、レガシーティアのPremium、Business、旧Enterprise組織の特権管理者は、ドメイン全体で読み取り専用リンク機能を無効にすることができます。つまり、ユーザーは読み取り専用リンクを作成したり、共有したりすることはできません。
Enterprise +組織と旧Enterprise組織の特権管理者は、読み取り専用リンクのアクセス権限に関する2つのオプションのうち1つを、ドメイン全体に対して設定できます。
オプション1:組織のドメインと関連付けられているメールアドレスのみにアクセスを制限する
ドメイン内の各新規および既存の読み取り専用リンクは、組織のみに設定され、アクセスが許可される前に認証が必要になります。 このとき必要となる認証方法は、特権管理者がドメインに設定した方法(Google SSO、OktaなどのSAML IDプロバイダー、または一切なし)によって決まります。
認証方法が設定されていない場合、読み取り専用リンクにアクセスするには、組織のメールアドレスを使用してAsanaにログインするか、Asanaにサインアップする必要があります。 組織のメンバーだけにアクセスを制限する必要がある場合は、この方法が推奨されます。
この設定を行うと、ユーザーは読み取り専用ビューを組織外に共有できなくなります。
この設定を組織に変更すると、すでに組織外で共有されている既存の読み取り専用リンクが使えなくなることがあります。 変更を行う前に、チームリーダーに通知し、必要に応じてワークフローを見直し、調整する時間を確保することをおすすめします。
オプション2:プロジェクトメンバーがリンク共有の権限を読み取り専用に設定できるようにする
個々のプロジェクトでユーザーが行った設定に応じて、ドメイン内の読み取り専用リンクは、認証不要で公開される場合と、読み取り専用リンクにアクセスする前に認証が必要な組織のみに公開される場合があります。
このオプションは、ドメイン内のユーザーが、定期的に社外のパートナー、コンサルタント、または見込み客とプロジェクトの読み取り専用ビューを共有する必要があるなど、読み取り専用リンクの社内外のユースケースが混在している場合に推奨されます。
このオプションを設定すると、新しく作成されたビューの権限は、デフォルトで「組織のみ」となりますが、プロジェクトメンバーは、必要に応じてビューを公開できるようになります。
プロジェクトレベルのコントロール
Starter、Advanced、Enterprise、Enterprise +、レガシープランのPremium、Business、旧Enterpriseプランのユーザーは、プロジェクト単位で読み取り専用リンクのアクセス権限を設定できます。
これらの設定は、特権管理者によって、メンバーがプロジェクトビューの共有権限を読み取り専用に設定できるようにドメインが設定されている場合に有効です。
この機能のメリットは、読み取り専用のビューに機密情報が含まれている場合や、社内で使用することのみを目的としている場合に、プロジェクトメンバーが追加のセキュリティを適用するオプションがあることです。 新規作成されたすべてのビューのデフォルトの権限設定は、会社のメンバーです。
読み取り専用リンクを「会社のメンバー」がアクセスできるように設定する
このオプションを選択すると、プロジェクトの読み取り専用リンクは社内のみに制限され、読み取り専用リンクを受け取ったユーザーは、読み取り専用ビューにアクセスする前に認証が必要になります。 このとき必要となる認証方法は、特権管理者がドメインに設定した方法(Google SSO、OktaなどのSAML IDプロバイダー、または一切なし)によって決まります。
認証方法が設定されていない場合、読み取り専用リンクにアクセスするには、組織のメールアドレスを使用してAsanaにログインするか、Asanaにサインアップする必要があります。 組織のメンバーだけにアクセスを制限する必要がある場合は、この方法が推奨されます。
読み取り専用リンクを「リンクを知っているすべての人」がアクセスできるように設定する
このオプションを選択すると、プロジェクトの読み取り専用リンクは公開され、読み取り専用ビューへのアクセスに認証は不要になります。 このオプションは、クライアント、ベンダー、一般のユーザーなど、社外で読み取り専用リンクを共有する場合に適しています。
読み取り専用リンクの受信者の認証
組織のみに権限が設定された読み取り専用リンクを受信したユーザーは、認証を行うことでビューにアクセスできます。
組織内でAsanaアカウントを使用しているユーザーは、Asanaアカウントにサインインして認証できます。
組織内でAsanaアカウントを持っていないユーザーは、次の2つのうち1つの方法で認証を行えます。
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1つ目の方法では、組織のメンバーがドメインのIDプロバイダー(Okta, Google SSOなど)を介してAsanaにアクセスできることを確認します。 この設定が完了したら、組織のメンバーは読み取り専用リンクを受け取ることで認証できるようになります。 この場合、Asanaアカウントにサインアップする必要はありません。 IDプロバイダーで認証してリンクにアクセスする読み取り専用リンクの受信者は、フルメンバーとみなされないため、サインアップを完了しない限り請求に影響することはありません。
組織でIDプロバイダーを使用していない場合、会社ドメインのメールアドレスでAsanaアカウントにサインアップすることで、IDプロバイダーを有効にできます。
リンク権限が設定されているすべての人が読み取り専用リンクを受信したリンク受信者は、認証なしで読み取り専用ビューにアクセスできます。
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