ワークフロービルダー

Asana StarterAdvancedEnterprise、Enterprise +プラン、および旧プランのPremium、Business、旧Enterpriseプランで利用できます。 

詳しくは料金ページをご覧ください。

ワークフロー作成ツールはチームのプロセスを自動化して仕事が順調に流れるようにし、チーム間の仕事をシームレスに調整します。 ワークフロービルダーは、視覚的なツールでより効率のいいワークフローを作成し、1か所でチームを連携させ、仕事を整理し、プロジェクトをスムーズに進めます。 ワークフローによって適切な人を適切なタイミングで適切な情報とつなぐことで、チームは大事な仕事に集中できます。

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work flow

ワークフロービルダーを使ってワークフローを作成する

create

ワークフロービルダー

では、プロジェクトへのタスクの追加方法を選択できます。 データの受け付け元を複数選ぶことも、データソースを設定しないこともできます。

また、プロジェクトへのアクセス権を持つユーザーなら誰でも、手動でタスクを追加できます。

  1. フォームの送信:リクエストをタスクに変換するフォームを作成します。
  2. タスクテンプレート:タスクを標準化しやすくするためのテンプレートを作成します。
  3. 他のアプリから:このプロジェクトにタスクを追加するには、別のアプリを承認してください。

受け付けカードのドロップダウンメニューをクリックして、データ元を選択します。

フォームを受け付けデータ元とする場合の詳しい設定方法については、フォームの作成に関するガイド記事をお読みください。 タスクテンプレートの詳しい設定方法については、タスクテンプレートの作成に関するガイド記事をお読みください。

セクション

セクションを「準備完了」「進行中」「完了」などのステージとして使用して、特定のワークフローを追跡します。 ワークフロービルダーのセクションカードは、タスクビュー(「リスト」や「ボード」ビュー)のセクションと直接連携しています。 「振り分け前」「進行中」「承認リクエスト待ち」「完了」といったプロジェクトの段階を示すようなセクションを設定しましょう。 これにより、プロジェクトメンバーはタスクの状況を簡単に把握できます。

sections

セクションを新規
作成

+ボタンをクリックしてセクションを追加します。その後、このセクションにルールを追加し、これらのルールのトリガーを割り当てることができます。 セクション内の2つの自動インスタンスのルールを作成する必要があります。

トリガー:タスクがこのセクションに自動的に移動するタイミングと原因。 右側のペインのオプションのリストから、このトランジションルールを選択できます。 たとえば、「期日が近づいているときは「近日」に→移動する」、「タスクが完了したときは「完了」に→移動する」などです。

アクション:その後、タスクがこのセクションに移動したときに自動的に何が行われるかを決定する必要があります。 たとえば、コラボレーターを追加する必要がある場合、タスクに特定の担当者を割り当てる必要がある場合、コメントを追加する必要がある場合などです。 上記のように、推奨ルールのリストから選択するか、[その他のアクション]ボタンを使用してカスタムルールを作成できます。

Asanaのルールについて詳しくは、ルールに関する記事をお読みください

既存のセクションの管理

existingセクションの名前
を変更するか、ルールを追加するか、削除するには、セクションのタイトルの右側にある三点リーダーアイコンをクリックします。

ワークフローの報告

dashboard

ダッシュボードビューでは、プロジェクト内のセクションに関するメタデータ(セクション内の未完了のタスクの数など)を表示し、時間の経過とともにこれを監視することもできます。

ドラッグ&ドロップ

drag and drop

セクション

をドラッグ&ドロップすることで、作業を編成し直したり順番を入れ替えたりできます。 プロジェクトのメンバーも、必要に応じてセクションを並び替えることができます。

カスタマイズパネル

dashboard

画面右側のカスタマイズパネルから、次のようなグローバルワークフロー要素を追加します。

  1. カスタムフィールド
  2. ワークフローの特定のセクションを超えて適用されるグローバルルール
  3. アプリ(SlackやMicrosoftチームなど)
  4. フォーム
  5. タスクテンプレート

ワークフロービルダーのアプリ取り込み

外部アプリを追加してAsana内にタスクを作成できます。

add app

ワークフロー
にアプリを受け付け元として追加するには、次の手順に従います。

  • 他のアプリから

    をクリックします
app list

このリストから、セットアップするアプリをクリックします。

すでにプロジェクトで受け付けデータ元となっているアプリや、管理者が許可していないアプリは表示されません。

asana for salesforceアプリのサイトへ移動し、インストールを完了する場合があります。
finish setting up app

インストールを完了するには、外部アプリで次のステップを実行してください。

 
  1. [アプリの名前]でAsanaとの連携をセットアップします。
  2. アプリを使用して、[プロジェクト]にタスクを追加します。

以上のステップが完了すると、ワークフロービルダーにアプリが表示されます。

app added

これまでのステップが完了していない場合は、セットアップを完了するというメッセージが表示されます。



incomplete

上記に加えて、「カスタマイズ」メニューの「アプリ」ボタンをクリックするとアプリを追加できます。



Asanaに新規タスクを追加する外部アプリは、アプリ取り込みなしでセットアップされたものを含めて、すべてここに表示されます。

customize menu

「ステージの所要時間」ワークフロー指標

ステージの所要時間」指標を使用すれば、タスクが各ワークフローステージを通過するのにかかった時間のレポートを簡単に作成できます。 この指標は、ボトルネックを特定し、作業が次の段階に進までの時間を明確化するのに便利です。 タスクの特定のステージでの所要時間が長すぎることがあれば、それが明らかになるため、適切にプロセスを再調整できます。

レポートダッシュボードの機能を使ってワークフロー指標のデータを表示する方法は「セクションの所要時間」と「カスタムフィールドの所要時間」の2種類あります。 

セクションの所要時間

タスクがAsanaプロジェクトの複数のセクションを移動していくワークフローの場合は、セクションの所要時間をレポートにして確認すると、タスクが完了に向かって各セクションを移動していくペースがわかります。

workflow metrics section


このチャートは、プロジェクトの各セクションにおけるタスクの所要時間を示したものです。 この例では、タスクは「計画」セクションで合計6日と3時間もの時間を費やしています。 また、データは担当者や期日などのパラメーターで絞り込むことができます。

カスタムフィールドの所要時間

ワークフローによっては、作業が新しいステージに進む準備ができていることを示すのにカスタムフィールドを使う場合があります。 カスタムフィールドの所要時間をレポートにして確認すると、選択したカスタムフィールドの値に基づいて、特定のステージにおけるタスクの所要時間が数値化されます。

workflow metrics cf


として、上のチャートは「Completion Stage (完了ステージ


)」というカスタムフィールドを含むプロジェクトに関するレポートです。

workflow metrics cf2

完了ステージ」カスタムフィールドには、「未開始」、「進行中」、「ブロック済み」、「完了」の4つの値が設定されています。 このチャートは、カスタムフィールドの値がBlockedになっているタスクの合計所要時間を表すレポートです。

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