目標の進捗状況を追跡し、進捗状況に関する重要な情報をステータス更新を通じて関係者に伝えます。
進捗状況とステータスは、組織が目標に対してどのように進捗しているかを把握する上でキーとなる指標です。 目標と仕事を結びつけることで、その進捗とステータスの意味を明確にすることができます。
目標に使用できるさまざまな進捗指標と、目標のステータスや進捗について関係者に背景情報を伝える方法について説明します。
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目標の進捗を測定する
目標を作成する際に、目標の達成度を測る方法を選択できます。 目標の更新方法は、「自動」または「手動」のいずれかになります。
更新方法の選択
マニュアルメソッド
[手動更新方法]オプションでは、目標の進捗指標を手動で更新する必要があります。 手動で目標を作成するときは、現在の値と目標値を追加する必要があります。 「パーセンテージ」、「数値」、「通貨」の3つの測定値から選択できます。
このオプションは、特定の評価基準がある目標や、達成度が外部データに基づいている目標、定性的(進捗状況の判断)、または結果が2つに分かれる目標(達成した、または未達成に終わったなど)に最適です。
手動メソッドの設定方法
「目標を追加」ウィンドウから、次のことを行います。
- 更新方法として「手動」を選択
- 測定の種類を選択する
- 現在の値とターゲット値を追加する
手動で更新する方法で目標の進捗を更新するには、次のいずれかを行います。
- 「ステータス更新」を作成し、そこから「進捗」を編集するか、
- 目標の詳細ページで「進捗設定を編集」をクリックし、現在の値を編集します
自動メソッド
自動オプションを使用すると、下位目標、プロジェクト、タスクの3つのソースから進捗を自動的に計算できます。 ソースの進捗が変化すると、親の進捗も自動的に変化します。
進捗状況のソースとして下位目標を選択すると、パーセンテージ、数値合計、通貨合計の3つの測定値から選択できます。 パーセンテージ測定値は下位目標の平均値になり、数値と通貨の測定値は下位目標の合計値になります。
進捗のソースとしてタスクを選択した場合、進捗は関連付けられているタスクの完了に基づいて計算されます。
進行状況のソースとしてプロジェクトを選択した場合は、完了したマイルストーンまたは完了したタスクを使用して成功を計測できます。 目標の進捗は、各プロジェクトで完了したマイルストーンやタスクの割合の平均を使用して決定されます。 その仕組みの例をこちらの動画で確認しましょう。
完了したタスクには、すべてのタスク、マイルストーン、承認が考慮されます。
最大100個のアイテム(タスク、プロジェクト、目標)を自動進捗に関連付けることができます。
自動方式の設定方法
「目標を追加」ウィンドウから、次のことを行います。
- 更新方法として「自動」を選択します
- 進捗状況のソースを選択します
- 測定の種類を選択する
- 目標の詳細ページから下位目標、プロジェクト、タスクを
このオプションは、プロジェクト、タスク、他の目標、下位目標の進捗のみによって成功が評価されるような目標に最適です。
下位目標とプロジェクトを削除しています
上位目標から下位目標、プロジェクト、またはタスクを削除
目標の進捗を編集する方法
目標の進捗設定を編集することで、更新方法、進捗状況のソース、測定値を変更できます。
目標の進捗設定を編集するには、次のことを行います。
- 目標名の横にあるドロップダウンメニューをクリックして「進捗設定を編集」を選択します
- または、目標の進捗バーの鉛筆アイコンをクリックします
目標のオーナーは、リマインダーを設定して、目標のステータスを週単位、隔週単位、月単位、四半期単位で更新できます。
手動から自動への変更
- つながっている下位目標は自動的に目標の進捗に貢献します
- 接続されたプロジェクトとタスクは「関連する作業」セクションに残ります
自動から手動への変更
- 以前に進捗に貢献した下位目標は、引き続き下位目標として紐づけられていますが、もはや進捗には貢献していません。
- 進捗に貢献したプロジェクトとタスクは「関連する仕事」セクションに移されますが、進捗には貢献しなくなりました。
関連する作業セクション
「関連する仕事」セクションでは、目標に関連するタスクやプロジェクト、ポートフォリオを参照できますが、その進捗を自動的に決定するものではありません。 自動進行に関連するものを含め、最大120個のアイテムを追加できます。
目標ステータス更新
目標のステータス更新は、目標メンバーに目標のステータスや進捗に関する背景情報を提供します。 また、目標のステータスの履歴を使用して、目標の過去の進捗を追跡し、時間の経過とともに目標の進化を把握することもできます。
目標管理プロセスと、そこに含まれるステータス更新の役割について、詳しく見ていきましょう。
初めて目標のステータス更新を作成するには、次のことを行います。
- 更新する目標を選択します
- 「順調」、「リスクあり」、「要対応」の3つのステータスのいずれかを選択できます
- ステータス更新の名前を入力し、以下に目標の進捗に関する情報を追加します。
- 新しいセクションを追加したり、既存のセクションを削除したり、編集したりすることができます
- 更新ステータスのリマインダーは、週、隔週、月、または四半期ごとに設定できます
- ステータス更新の通知を受け取る人の数を確認できます
- 「投稿」を選択して最新情報を送信
目標の追跡を初めて使用する場合は、目標の採点基準の定義に関するAsanaのガイドラインをご覧ください。
今後のステータス更新については、目標の詳細ページの「更新」ボタンをクリックして目標の進捗状況を更新できます。
ゴールリマインダー
ゴールリマインダーを使用すると、目標のオーナーは目標を最新の状態に保つことを忘れず、関係者は目標の進捗状況や結果をタイムリーに把握できます。
目標のリマインダーは以下の手順で設定します。
- ステータス更新エディターを開く
- 毎週、隔週、毎月、または四半期ごとにリマインダーを設定できます。
目標のリマインダーを設定できるのは、目標のオーナーだけです。
目標を閉じる方法
目標の採点準備が整ったら、ステータス更新を作成して目標が達成されたかどうかを目標メンバーに知らせることができます。 目標の影響、計画からの逸脱、またはそれが達成されなかった理由に関する情報を含めます。
[達成]、[部分]、[未 達成]、[取り下げ]のいずれかを選択できます。
目標の追跡が初めての場合は、目標の採点基準の定義に関するAsanaのガイドラインをご覧ください。
「進捗を更新」ページから、いつでも目標を閉じることができます。
完了した目標のステータスを選択するには、「ステータスを設定」に移動します。 Closedセクションの下にあるいずれかのオプションを選択し、Postをクリックします。
目標のオーナーには、目標の期間またはカスタム期日の終わりに近づくと、目標を評価して閉じるためのリマインダーが送信されます。