効率的なタスク管理と優先順位付けは、どのようなプロジェクトでも生産性を高め、期日を守るために不可欠です。 Asanaでこれらのプロセスを合理化することで、仕事を整理し、重要な優先事項に集中することができます。 この記事では、タスクの優先順位を決める効果的な方法をご紹介します。
プロジェクトへのタスクの追加
タスクはプロジェクトの完了に必要な実行可能なステップを表し、プロジェクトはこれらのタスクを収容する包括的なフレームワークです。
既存のタスクをプロジェクトに追加するには、タスク詳細ウィンドウに移動します。 [プロジェクト]フィールドで[プロジェクトに追加]をクリックし、タスクの追加先のプロジェクト名を入力します。
複数のプロジェクトにタスクを追加する
Asanaではタスクを複数のプロジェクトに追加できるため、部門間のコラボレーションや可視性を確保することができます。これはマルチホーミングと呼ばれます。 複数プロジェクトに追加することで、1つのタスクの進捗や最新情報が関連するすべてのプロジェクトに確実に反映されます。
たとえば、次回のチームミーティングでタスクについて話し合うとします。 元のプロジェクトに残したまま、チーム会議プロジェクトに追加します。 タスクをマルチホームするには、タスクの「プロジェクト」タブに移動し、関連付けたいプロジェクトを入力します。
タスクの優先順位付け
マイタスクとプロジェクトに複数のタスクが割り当てられている可能性があります。 では、どのように優先順位を付けますか？
期日によるソート
タスクにすばやく優先順位を付ける方法の1つは、期日でソートすることです。 これはマイタスクや任意のプロジェクトで行うことができます。 期日で並べ替えると、タスクが昇順に並べられ、最も近い期日のタスクが一番上に表示されます。
タスクを期日でソートするには、次の方法があります。
- 「期日」列をクリックして、昇順または降順にソートします
- 一番上の「並べ替え」をクリックし、「期日」を選択
[並べ替え]ボタンを使用してタスクを並べ替えるときには、他にも多くのオプションを選択できます。
カスタムフィールドを使ったタスクの優先度設定
タスクを整理するもう1つの方法は、カスタムフィールドです。 カスタムフィールドを使用することで、特定の基準に合わせてプロジェクトビューを調整できます。たとえば、「優先度」カスタムフィールドでプロジェクト内のタスクを並べ替えることができます。 期日によるソートと同様に、カスタムフィールドヘッダーをクリックするか、「ソート」ボタンを使用することができます。
また、タスクを絞り込んで、特定のカスタムフィールドでタスクを表示することもできます。 たとえば、優先度が「高」のタスクのみを表示します。
プロジェクトで「マイタスクのみ」フィルターを使用する
プロジェクトには、自分に関連するタスクがすべて含まれているわけではなく、タスクがたくさん含まれている場合があります。 マイタスクのみのフィルターを使えば、プロジェクトで担当するタスクをすばやく分離できます。
右上隅の全員用に保存オプションをクリックしない限り、プロジェクトに適用したソートとフィルター
は他のチームメンバーには表示されません。 フィルターを使って新しいタブを作成できます。 詳しくはこちらをご覧ください。
優先事項の調整
必要に応じて期日を更新できる
優先順位が進化するにつれて、それに応じてタスクの詳細を調整することが欠かせません。 タスクの担当者は、期日フィールドをクリックして新しい日付を選択することで、期日を簡単に更新できます。 期日の変更が必要な場合は、タスクにコメントし、タスクを割り当てたメンバーを@メンションすることで、期日の延期とその理由を知らせておくのがベストです。
タスクを再割り当てする
タスクは多くの場合、複数のステップを経て、別のチームメンバーに割り当て直す必要があるかもしれません。 たとえば、チームメンバーの役割、責任、または可用性に変更があった場合は、タスクを再割り当てする必要がある場合があります。 このような場合は、タスクの名前を変更して新しい担当者のアクションアイテムと整合させ、タスクのコメントの変更を伝えて、担当業務を円滑に移行させることをおすすめします。
タスク内でのコミュニケーション
コメントで更新を共有する
タスクのコメントを使って質問をしたり、情報を追加したり、インサイトを提供したり、タスクの進捗に関する最新情報を提供したりできます。 タスクのコラボレーターには、コメント通知が受信トレイに送られます。
チームメイトをコラボレーターとしてループする
タスクにコラボレーターを追加すると、タスクの進捗に複数のメンバーを参加させることができます。 コラボレーターは、タスクに積極的に貢献したり、追加の背景情報を提供したりできるほか、必要に応じてタスクを引き継いだり、タスクをフォローしたりして、最新情報を得ることができます。
コラボレーターをタスクに追加するには、次のことを行います。
- 「コラボレーター」の横にある+ボタンをクリックして、コラボレーターを追加または削除します
- コラボレーターは通知を受信し、設定によって通知をメールで受け取ることができます。
- 関心のないタスクの通知を受け取った場合、タスクのコラボレーターから自分を外すことができます。
タスクの完了を祝う
感謝の気持ちを使って、チームメンバーが達成したことを認め、お祝いしましょう。 完了したタスク、マイルストーン、ステータス更新への感謝の気持ちを共有できます。
感謝を示すには:
- タスクを開き、コメントまで下へスクロールします
- 星のアイコンをクリックし、好きなものを選択します
その他のリソース
Asanaマイタスクで生産性を最大限に伸ばす方法をご紹介します。
Asanaで効果的なプロジェクトを作成する方法について詳しくお読みください 。
Asanaに仕事を追加する方法についての短いビデオをご覧ください。