概要
Asanaへようこそ！この記事では、Asanaを始める際に知っておくべき最も重要な事項を、簡単に解説します。
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タスク-タスクとは？
タスクが自分に割り当てられたことに気づいていても、最初は何から始めるべきかわからなくて当然です。 タスクは、Asanaを構成する最も重要な基礎ブロックです。
タスクは、誰がいつまでに何を担当するのかを明確にするための実行可能なステップやTo - Doを表しますが、アイデアや参照用の資料に使うこともできます。
サイドバーからアクセス可能なマイタスクの一覧に、自分に割り当てられたタスクがあります。
タスクを作成するには、以下のようにいくつかの方法があります。
- 「マイタスク」の上部にある「+タスクを追加」ボタンをクリックする方法。
- プロジェクト内で直接タスクを作成するために、「+タスクを追加」ボタンをクリックする方法(プロジェクトの詳細は後述)。
- プロジェクトまたはマイタスク内のすべてのセクションの下にある「タスク を追加…」をクリックする方法。
- サイドバーの左上にある「+作成」クイック追加ボタンをクリックする方法。
以下に、タスクを正しく作成するためのヒントをご紹介します。
- 具体的でアクションの内容 を基にしたタスク名を付けることで、作業内容を明確にできます。 タスクの説明を記入し、担当者が詳細を把握できるようにします。
- チームメイトにタスクを割り当て、期日(推測でも構いません)を設定します。 これで誰が何を担当するのかがわかります。
- タスクの実行に必要な関連情報や作業ファイルなどのファイルを添付します。 また、タスクを完了にするときに成果物を添付すれば、チームメイトはそのタスクを見つけ、完了していることを知ることができます。
- チームメイトをコラボレーターに追加することで、タスクの進捗に関する最新情報を周知します。 タスクにコメントするときに、チームメイトを@メンションすることもできます。
1つのタスクにつき割り当てられる担当者は1人ですが、コラボレーターは複数割り当てられます。
タスクの担当者とコラボレーターの
両者が、タスクの権限設定に基づいて、タスクを表示したり、編集したりすることができます。 コラボレーターは、タスクに加えられた変更に関する通知を受信トレイで受信します。 設定によって、通知をメールで受信することもできます。
サブタスク-サブタスクでタスクを小さなパーツに分割する
サブタスクを使うと、タスクをより小さなパーツに分割し、複数のメンバーに仕事量を分配できます。 サブタスクは親タスク内に表示され、親タスクと同じフィールドをすべて持ちますが、独立したタスクとして機能します。
- ドロップダウンの矢印をクリックして、リストビューでサブタスクを展開し、表示します
こちらの手順に従って、サブタスクを作成できます。
サブタスク内にもサブタスクを作成できますが、作成できるのは最大で5階層までです。
サブタスク
を他のタスクと一緒にタスクリストやプロジェクトカレンダー、プロジェクトタイムラインに表示させるには、サブタスクを手動でプロジェクトに追加します。 サブタスクは親タスクから担当者を継承しないため、別の担当者を指定することもできます。
サブタスクにプロジェクトを関連付けるには、こちらの手順に従います。
プロジェクト-プロジェクトを作成して関連するタスクを整理する
プロジェクトでは、特定のイニシアチブ、目標、大型案件に関連する一連のタスクを整理して1か所に保管できます。 Asanaで最初のプロジェクトを作成するには、こちらの手順に従ってください。
さまざまな状況で、プロジェクトの作成が必要になることがあります。 以下に、プロジェクトの使用例をご紹介します。
- イベント計画-プロジェクトを使用して、イベントの開催に必要となる重要なアクションアイテムを管理できます。 会場の予約、開催日の決定、招待状の送信、料理やケータリングに関する決定など、必要なすべてのアクションを含めることができます。
- 新入社員のオンボーディング-新入社員のためのプロジェクトを作成して、オンボーディングプロセスに関与するメンバーを追加します。 このプロジェクトを使用してトレーニングを管理したり、オンボーディング用の重要な資料を追加したりできます。
Asanaのプロジェクトはチームに属す必要があります。 個人で使用するプロジェクトを作成したい場合は、個人プロジェクト用のチームを作成します。また、こちらの手順に従って、プロジェクトを非公開に設定することもできます。
非公開プロジェクトはプロジェクトメンバーのみがアクセスでき、プロジェクトに招待されたメンバー以外は閲覧およびアクセスできません。
プロジェクト名の横にある星マークをクリックすることで、任意のプロジェクトを お気に入りに追加できます。 これにより、プロジェクトがサイドバーに追加され、簡単にアクセスできるようになります。
また、プロジェクトの新規作成時にさまざまなテンプレートから選択することもできます。 これにより、チームは新規プロジェクトを瞬時に開始できます。
チーム- Asanaのチームに参加する
上述したように、Asanaでは、すべてのプロジェクトがいずれかのチームに属す必要があります。 チームとは、協力してプロジェクトに取り組む組織内のグループを指します。 チームにはそれぞれ固有のメンバーとプロジェクト、メッセージ、カレンダーがあります。
Asanaに招待された場合は、すでにチームに招待されていることも考えられます。 組織内のすべてのチームに自動的に追加されることはありません。各メンバーが組織内でチームを作成するか、またはチームに参加する必要があります。また、チームメイトから関連するチームやプロジェクトに招待してもらうことで参加する方法もあります。
組織メンバーである場合、サイドバーに組織のチームのリストが2つ表示されます。 1つは自分がメンバーになっているチームのリスト、もう1つは閲覧し、参加したり、参加リクエストを送ったりできるチームのリストです。
検索-検索機能を使用してタスクを簡単に見つける
Asanaの検索機能を使用して、ワークスペースや組織内のあらゆる情報(タスク、プロジェクト、タグ、テンプレート、ポートフォリオ、メッセージ、目標、メンバー、チームなど)を見つけることができます。
先週同僚に割り当てたタスクを探すにも、仕事の記録を集めてレビューの準備をするにも、あなたの仕事をまとめるAsanaなら、検索機能を使ってすばやく必要なものを見つけられます。
特定のプロジェクト内での検索方法については、こちらをご確認ください。
受信トレイ- Asanaの受信トレイで通知を管理する
Asanaの受信トレイはサイドバーに表示されます。
受信トレイはAsanaユーザーのための通知センターです。 受信トレイには、特定のワークスペースや組織内にある、自分がメンバーであるプロジェクトや、コラボレーターとして参加している、または自分に割り当てられているすべてのタスクの更新情報が表示されます。 プロジェクトの通知設定から、通知を受け取るプロジェクトを管理できます。
受信トレイの管理に役立つヒントについては、こちらをご覧ください。
受信トレイの横にオレンジ色のドットが表示される場合、未読の通知があることを示します。
フォーム- Asanaフォームで必要な情報を収集
フォームはPremium、Business、Enterpriseのすべてのお客様がご利用になれます。
フォームはAsanaプロジェクトに付属しています。 誰かがフォームに入力して送信すると、フォームが含まれるプロジェクトに新規タスクとして表示されます。
フォームを使うと、チームの仕事の始め方や必要な情報の収集方法を統一し、仕事の見落としを防ぐことができます。 フォームは社内外のチームと共有できるため、情報を集めて整理し、チームの摩擦や無駄なやりとり、誤解を最小限に抑えることができます。
Asanaでフォームを作成する方法について詳しくは、こちらの記事をご覧ください。