ワークマネジメントのためのAsanaの強力な機能

チームのワークマネジメントツールとしてAsanaを採用するべき理由をお探しですか? その声にお応えすべく、この記事では、Asanaが提供する最も強力な機能のいくつかについて、実際的なインサイトをご紹介します。

タスクを複数のプロジェクトにリンクさせる(マルチホームする)

1つのタスクを複数のプロジェクトに属させることを、マルチホーミングといいます。コメント、ファイルの添付、期日の変更など、そのタスクに対するあらゆる変更が、すべてのプロジェクトに反映されます。 これにより、別の部署で別のプロジェクトを使う関係者とシームレスにコラボレーションできるため、サイロ化を回避できます。

例として、マーケティング部門が新しいキャンペーンに取り組んでおり、3つの新しいアセットを作成する必要があるとしましょう。 マーケティングチームは、キャンペーンプロジェクト内に「3つの新しいアセットを作成する(Create three new asset within their campaign project )」という名前のタスクを作成し、デザインチームのクリエイティブリクエストプロジェクトにこのタスクをマルチホームします。 ワークフローによっては、デザインチームは同じタスクをさらに別のプロジェクトにマルチホームすることができます。

multihoming

見ての

とおりシンプルな機能ですが、チームが作業を一元化して管理し、重複を避けることができるため、これは強力な機能です。 上の例で、マーケティングチームは、3つの新しいアセットを作成するタスクを、SNS広告を作成する(Create social media ads)タスクの依存先に設定できます。 「3つの新しいアセットを作成する」が完了すると、広告作成の担当者に、タスクを開始できるという通知が届きます。

マルチホームに関するビデオの中で、マルチホーミングを使用する例を他にも多数ご紹介しています。

カスタムフィールド、ルール、フォームを使用し、ワークフローに合わせてAsanaをカスタマイズする

カスタムフィールドをカスタマイズに使用する

カスタムフィールドを使うと、プロジェクトをカスタマイズしたり、他のデータをタスクに追加したりできるため、ワークフローに関連する具体的な情報をキャプチャできます。 これらのフィールドを使用して、プロジェクト内のタスクをソート、追跡、分類できます。

デザインチームは、クリエイティブ制作のリクエスト(Requests for creative production)プロジェクトでカスタムフィールドを使用して、社内のどの部署がリクエストを送信しているか、アセットの種類、そしてこのアセットが使用されるチャネルを追跡できます。

sort custom fields

カスタムフィールドを使用すると、データの優先度を設定して視覚化できます。 たとえば、リクエストした部署(Department)ごとにタスクをソートして、各部署からのリクエスト数を定量化できます。 フィルターを使用して、作成する必要がある動画(Video)の数を確認することもできます。

ルールを使用してワークフローを自動化する

カスタムフィールドとルールを組み合わせて、プロセスを自動化し、チームの生産性を向上させることができます。 たとえば、カスタムフィールドの値が変更されたときにタスクにコラボレーターとコメントを追加するルールを追加すると、重要なときにのみ関係者に通知できます。 これにより、チームの手作業が減り、タスクの見落としを防止できます。

cf and rules

ルールは、有料のAsanaサブスクリプションで利用できます

フォームで仕事を合理化する

カスタムフィールドとルールを使用してワークフローを合理化するもう1つの方法は、カスタムフィールドとルールをフォームと組み合わせることです。

他の部署がリクエストを送信できるフォームを作成し、そのフォーム内にカスタムフィールドを組み込みます。 次に、カスタムフィールドを使用するルールを作成し、ワークフローを自動的に先に進めます。

rules in forms

たとえば、クリエイティブチームは、カスタムフィールドのアセットタイプが動画(Video)になるたびに、リクエストを特定の人に割り当てることができます。

フォームは有料のAsanaサブスクリプションで利用できます。

バンドルを使用すると、ルール、カスタムフィールド、セクション、タスクテンプレートを複数のプロジェクトに同時に適用できます。

タイムラインビューでプロジェクトを視覚化して効果的に計画を立てる

プロジェクトを計画する際に、タイムラインビューを使用して、プロジェクトのスケジュール、依存関係、締め切りを視覚化すると、プロジェクトの進捗状況を明確に把握し、リソースを効率的に管理できます。

タイムライン上で依存関係を確認することで、どのタスクが他のタスクをブロックしているかを確認し、ボトルネックを特定できます。 その後、手動で期日を変更するか、いずれかの自動日付調整オプションを選択します

タイムラインビューでは、期日のないタスクなど、スケジュールされていないタスクをすばやく見つけてスケジュールできます。 それらのタスクをすばやくスケジュールすると、重要な要素が見落とされることがなくなり、特に便利です。 色を使用することも、タイムラインのタスクを識別するための優れた方法です。 プロジェクトのカラーロジックとして、Asanaのデフォルト設定を使用するか、独自のカスタムフィールドの色を使用できます。

timeline view

プロジェクトの計画プロセス

を最適化するために、タイムライン上のクリティカルパスの活用を検討してください。 クリティカルパスは、プロジェクトを完了するために欠かせないタスクを示すものです。 スケジュール上の障害物が明らかになり、プロジェクトのスケジュールを管理するのに役立ちます。

タイムラインビューは、有料のAsanaサブスクリプションで利用できます。

クリティカルパスは、Asana AdvancedEnterprise、Enterprise +プラン、および旧プランのBusiness、旧Enterpriseプランで利用できます。 

Asanaのネイティブ連携機能で複数のツールを接続し、仕事をつなげる


Asanaは、Zoom、Slack、Microsoft Teams、Gmailなど、多くの一般的なツールとシームレスに連携します。 このような連携により、チームはAsanaを既存のワークフローと連携させ、複数のプラットフォーム間で楽にコラボレーションできるようになります。

連携は、生産性を最大化し、社外・社内の利害関係者とのつながりを維持するのに役立ちます。 たとえば、Gmailの連携機能を使って、メールから直接タスクを作成できます。 これらのタスクには、添付ファイルを含むメールからのすべての情報が含まれます。特に社外の関係者と仕事をしている場合に最適です。

Slackも素晴らしいツールです。 Slackとの連携により、Slackで行われる会話のアイデアをAsanaの実行可能なタスクに変換することで、作業の見落としを防止できます。

日常的に使用するツールを連携させることで、仕事の調整はもちろん、全員の認識共有が容易になり、チーム間のコラボレーションと透明性が向上します。

さらに一歩進んで、連携アプリとルールを組み合わせることもできます。

シームレスな導入と直感的なユーザーエクスペリエンス

小規模・大規模どちらの組織にとっても、Asanaの導入はスムーズで直感的です。

簡単なセットアップ

Asanaの初期設定をする際には、プロセス全体を通して明確な指示とプロンプトによる案内が用意されています。 これらの初期ステップに沿って、Asanaをニーズに合わせてカスタマイズし、特定のニーズやユースケースに合ったプロジェクトやタスクを作成できます。 どの役割の従業員も、自分の領域を柔軟にカスタマイズできます。

使いやすいインターフェイス

Asanaのインターフェイスは、シンプルさと使いやすさを念頭に置いて設計されています。 クリーンで直感的なレイアウトのため、新規ユーザーはAsanaの機能を簡単にナビゲートして理解できます。 単純で合理化されたユーザーエクスペリエンスを促進するインターフェイスにより、Asanaに移行するチームは最小限の学習コスト・学習時間で習得できます。 その後、チーム自身で独自のプロセスやプロジェクトに応用できるため、時間とコストを節約できます。

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