Asanaで部門横断ワークフローを構築する

キャンペーンの形式は毎回ほとんど同じであるため、Michelleさんはキャンペーンを開始するたびに最初から始めるのではなく、同じカスタムテンプレートを使用してプロジェクトを構築します。これにより、多くの時間を節約できています。 カスタムテンプレートを使用するたびに重要なタスクが確実に表示されるため、重要な作業の見落とし防止につながります。

このようなタスクのタイトルの例として「SNS用のクリエイティブリクエストを提出する」というものがあります。 このタスクは、プロジェクト作成時にMichelleさんに自動的に割り当てられ、デザインチームに画像をリクエストするように促します。 デザインチームのクリエイティブリクエスト受け付けフォームは、いつもタスクの説明に関連付けられるため、とても便利です。 Michelleさんはフォームに入力し、その結果をデザインチームの受け付けプロジェクトに送信します。

デザインチームのクリエイティブプロデューサーであるJamieさんは、この受け付けフォームを通じて会社全体からクリエイティブリクエストを受け付けます。

 

Jamieさんは、ワークフロービルダーを使用してリクエストを効率化し、適切な担当者に届けます。 このワークフローは単一のプロジェクトに属し、受け付けられたリクエストはタスクに変換され、異なるステージを移動していきます。 ワークフローは、仕事がどのように受け付けられ、どのようなトリガーやアクションによって仕事がプロジェクト内の特定のステージやセクションを移動していくのかといった仕組みを可視化するのに役立ちます。

仕事の優先順位付けと委任

 

Jamieさんがワークフロービルダーでフォームのカスタムルール、カスタム フィールド、カスタムフィールドマッピングを設定したので、Michelleさんがフォーム入力時に選択した回答に基づいて、適切なタイミングで最適なチームに仕事を割り当てることが可能になりました。 Michelleさんが特定の種類のビジュアルアセットをリクエストしたため、そのタスクはルールによってデザイナーのChrisさんに割り当てられました。

Jamieさんのワークフローを通じて、Chrisさんは最終的にMichelleさんの画像リクエストを受け取ります。

 

最終承認と完了

Chrisさんは外部ベンダーに画像の提供を依頼し、ビジュアルアセットに関するフィードバックを共有するために校正機能を使用することになっています。 Chrisさんとベンダーが共同作業するためのタスクがワークフロービルダーによってすでに作成されているため、Chrisさんはこのセットアップを行う必要はありません。

アセットが仕上がると、ChrisさんはMichelleさんに承認タスク(ワークフロービルダーによる自動生成)を割り当てて、画像への承認をリクエストします。 Michelleさんによって画像が承認され、タスクが完了すると、ワークフローの設定により、リクエストは法務チームの確認プロジェクトにマルチホーム(同時に追加)されます。 法務チームのVeronicaさんも、画像の最終的な承認を行うための承認タスクを受け取りました。このタスクが完了すると、Michelleさんは別のルールによって作成されたタスク経由で、自分のアセットが公開可能になった旨の通知を受け取ります。

手動でタスクを割り当てたり、同じ説明を繰り返したり、仕事を見落としたりすることは

なく、Michelleさんおよび異なる部門の同僚たちは、それぞれのタスクでは成功を収め、重要なプロジェクトではコラボレーションしながら進めました。 MichelleさんはSNSの投稿を作成し、マーケティングキャンペーンを開始する準備が万端です。