この記事では、チームリーダーとして、チームがAsanaを最大限活用できるように支援するための実践的な方法をご紹介します。
Asanaに招待されたばかりで、どこから手をつければよいのかわからない場合は、招待されたユーザーを対象としたこちらの記事を参考にしてください。
チームを作成する
Asanaに初めてログインまたは登録すると、チームのメンバーになります。 チームとは、プロジェクトに共同で取り組むグループを指します。 たとえば、IT部署には独自のチームがあります。このチームでは、IT関連のプロジェクトを追加したり、IT部署に関連するメッセージのやり取りを行えます。
チームを作成して同僚を招待したり、既存のチームに追加したりすることで、さまざまなプロジェクトに共同で取り組めるようになります。 新しいチームを作成する場合は、チームの名前とチームの簡単な説明を追加し、適切な権限を選択できます。
チームの作成後、そのチーム内でプロジェクトとテンプレートを作成できるようになります。
プロジェクトを新たに作成すると、担当チームの選択を求められます。 チームに属するすべてのプロジェクトは、チームページに表示されます。
チームページには、チームの説明、メンバー、プロジェクト、テンプレートが表示されます。
チームの仕事をAsanaに追加する
チームのプロジェクトをAsanaに移す
つづいて、チームが取り組んでいるプロジェクトやイニシアチブ(重要な取り組み)をAsanaに移します。 プロジェクトでは、タスクとメッセージを一元管理します。 ここで、仕事をチームメンバーに割り当て、進捗状況をモニタリングすることができます。
たとえば、チームが取り組んでいるプロジェクトの1つが季節に合わせたマーケティングキャンペーンであるとします。 この場合、プロジェクトを作成してからタスクを作成し、それらをチームのメンバーに割り当てます。
プロジェクト作成時にはAsanaのテンプレートライブラリが役に立ちます。もしくは、独自のプロジェクトを一から作成することも可能です。
プロジェクトは複数のビューで確認できます。 コンテンツ管理のプロジェクトには、カレンダービューが便利です。クリエイティブリクエストのプロジェクトには、ボードビューが向いているかもしれません。 最終的には、チームリーダー自身やチームにとって、最も有効なビューを採用しましょう。
1 on 1ミーティングのプロジェクトを作成する
1 on 1ミーティングのプロジェクトを通じて、チームはタスクの割り当てに慣れることができます。 一般的に、チームリーダーは毎週チームメンバーとミーティングを行い、進捗状況を確認するほか、プロジェクトなどメンバーが関心を持つ事柄について話し合います。
1 on 1ミーティングのプロジェクトを作成する際も、他のプロジェクトを作成するときと同じステップを踏みます。 リームリーダーとチームメンバーは、次のミーティングで話し合いたいトピックをこのプロジェクトに追加できます。 これらのミーティングでは機密情報が話し合われる可能性があるため、プロジェクトを非公開にします。こうすることで、チームリーダーと当該のメンバーのみがプロジェクトにアクセスできるようになります。
以下に、1 on 1ミーティングのプロジェクト設定方法の一例をご紹介します。
- さまざまなセクションを追加してタスクを整理する
- プロジェクトのプライバシー設定を非公開にする
毎週の定例会議の議題を作成する
毎週チームと定例会議を行う場合は、会議の議題プロジェクトを作成するアプローチをおすすめします。この方法はチームメイトがAsanaを使用するきっかけにもなります。
会議の議題を使用してディスカッションのトピックを追加することで、会議をより効率的に進められます。 チームメンバー全員が議題にタスクを追加して、そのタスクを自分に割り当てます。こうすることで、会議中に誰が何を担当しているのかがわかります。
チームメンバーごとに繰り返しタスクを作成し、次の会議で話し合うトピックを追加するというタイトルをつけます。すると、チームメイトは、忘れずに会議の前にディスカッションのトピックを追加できるようになります。
リファレンスのプロジェクトを作成する
リファレンス(参考資料)のプロジェクトは、チームが必要とするすべての社内のリソースを一元管理する上で役立ちます。 このプロジェクトをポリシーとリソースの信頼できる唯一の情報源として扱いましょう。 新入社員に向けて、必要なすべての関連情報を集めたリファレンスのプロジェクトを作成できます。
ポートフォリオを作成してプロジェクトを整理する
ポートフォリオを使用すると、複数のプロジェクトを1か所にまとめて整理できます。 複数のプロジェクトの進捗状況を一度にモニタリングできるため、プロジェクトを予定どおりに進行する上で役立ちます。 ポートフォリオの作成方法について詳しくは、こちらをご覧ください。
たとえば、上のポートフォリオ
仕事を割り当て、進捗状況を随時確認する
プロジェクトを作成し、チームを整理したら、同僚にタスクを割り当てられるようになります。
チームリーダーは、チームのキャパシティをモニタリングするためにワークロードを使用できます。 ワークロードを使用すると、チームのキャパシティを表示することが可能です。そのため、必要に応じてタスクを再割り当てできます。 ワークロードの活用方法について詳しくはこちらをご覧ください。
タスクの割り当てを開始すると、同僚の受信トレイにタスクに関する通知が届きます。 タスクやプロジェクトの最新情報、メッセージが、Asanaの受信トレイに届くことをチームに知らせましょう。 通知設定を調整して、不要な情報を避けることができます。
ルールを作る
ルールを設定することで、チームはタスクやプロジェクトを整理でき、その結果、それらを理解しやすくなります。 チームの運用ルールを設定する方法について詳しくは、Asanaルールを確立するをご覧ください。
タスクのエチケット
タスクの割り当てには緊張が伴います。特に、Asanaを使い始めたばかりのユーザーの多くは苦労するようです。 この緊張感を緩和し、安心して自信を持ってタスクを割り当てできるように、このタスクのエチケットをチームに伝えることをおすすめします。
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