前の記事でセットアップしたワークフローを機能させるために、仕事の受け渡しやオートメーションはどのように追加すれ
ばよいのでしょう。 ワークフローを流れるように進行させるにはどうすればよいのでしょうか。
この記事は、3部構成シリーズのパート3です。 最初の2つの記事をまだ読んでいない方は、こちらからお読みいただけます:記事1 記事2
ワークフロービルダー
ワークフロービルダーを使って、さっそく始めましょう。
各プロジェクトには、「ワークフロービルダー」というタブがあります。 この機能を使って、作業を進めるステップを最初から最後まで構築します。 ワークフロービルダーは、ワークフローを構築するためのもので、実行するためのものではありません。 ワークフロービルダーでワークフローを構築したら、プロジェクトの他のビューに切り替えます。
4種類の節目
ワークフロービルダーを使う場合も、使わない場合も、4種類の節目を探し、Asanaの適切な機能に結び付けます。
1.開始
すべてのワークフローには、作業が開始される開始時点があります。 ワークフローに応じて、以下のいずれかの方法で仕事を開始します。
手動:新製品リリースに合わせて新しいブログ記事を公開する場合など、チームが手動で仕事を始める場合もあります。 このような場合は、新しいプロジェクトやタスクを作成します。
2.受け渡し
多くのワークフローでは、作業はフィニッシュラインに到達するまで一人のメンバーから他のメンバーへと渡されていきます。 チームは、以下の一般的なプラクティスに従って作業の引き継ぎを行います。
手動再割り当て
タスクに担当者を追加して、仕事が実行可能であることを確認しましょう。 ワークフローによっては、異なるステージで別のチームメイトが一連の仕事を担当します。
たとえば、クリエイティブプロデューサーが、アクションのリクエストをデザイナーにハンドオフした場合などです。 このような場合は、タスクを再割り当てします。
サブタスクを追加
ワークフローの作業を引き継ぐためにタスクをさらに分割する必要がある場合は、サブタスクを追加します。
たとえば、リクエストを管理するチームは、プロジェクトのタスクとして各成果物を追跡します。 ワークフローの各ステージ間のステップを整理するためにサブタスクを追加します。
依存関係を追加
あるタスクが別のタスクの進行を妨げている場合もあります。 このような場合は、依存関係を使用します。 依存関係を使用すると、あるタスクが別のタスクによってブロックされていることを示すことができます。
たとえば、顧客からの製品フィードバックを管理するチームは、フィードバックを送信したチームに戻る前に、開発チームが作業を処理するのを待つ必要があります。 そのため、1つのタスクが他のタスクによってブロックされていることを示す依存関係を追加します。
承認リクエストを使う
引き継ぎの多くでは、作業を進める前にその承認を得ることが必要になります。 そうした場合は、承認リクエストが最適です。 承認は、担当者に「承認」「差し戻し」または「却下」する選択肢を与えるタスクです。 たとえば、デザイナーは、成果物を完成させる前に、対象となるアセットをさまざまな関係者にレビューおよび承認してもらう必要があります。
3.交点
ワークフローによっては、他のチームやツールと連携して仕事をします。 仕事の交点にたどりついたら、以下について検討しましょう。
マルチホーミング
Asanaでは、タスクを重複させずに同時に複数のプロジェクトに追加できます。 タスクが更新されると、両方のプロジェクトで確認できます。 これをマルチホーミングといいます。
Asanaで異なるプロジェクトやチームをまたいで同じタスクへの可視性を共有したい場合は、マルチホーミングを使用します。
Integrations
仕事が別のツールと交わる場合は、そのツールとの連携機能があるかどうかを確認しましょう。 連携できれば、ツール間でワークフローをつなげられます。
当社が提供する連携機能の一覧はこちらでご確認いただけます
4.繰り返し
多くのワークフロー
ワークフロービルダーを使えば、ワークフローの各ステージでルールをシームレスに作成できます。
実際、この記事ですでに説明した各タイプの動きを自動化することができます。たとえば、次のようになります。
複数のトリガーと複数のアクション
開始:フォームの提出により、プロジェクトに新しいタスク→が追加されるタスクにサブタスク→を追加してすぐにフォローアップできるようにする
受け渡し:カスタムフィールド→が更新されるタスクを特定のチームメイトに→再割り当てする
交点:タスク→が特定のセクションに移動するタスクを別のチームのプロジェクトに→追加する
ワークフローでは、以下のようなルールも一般的です。
| トリガー | アクション |
|---|---|
| (すべての新期タスクを特定のセクションに移動したいとき)新規タスクがプロジェクトに追加される | タスクを特定のセクションに移動する |
| (タスクを完了のセクションに移動したら、そのタスクが自動的に完了されるようにしたいとき)タスクが完了済み作業のセクションに移動する | タスクを完了にする |
| (近日予定の作業に関する最新情報について聞きたいとき)期日が迫る | タスクにコメントを追加する |
| (担当者にプロジェクトのタスクを確認してもらう必要があるとき)タスクが特定のセクションに移動する | タスクに、そのプロジェクトテンプレートが@メンションされているコメントを投稿する。 |
| (承認者の返答を基に、承認リクエストタスクを別のステージに移動させたいとき)承認タスクが「承認済み」「差し戻し済み」または「却下済み」とされる | タスクを関連するセクションに移動する |