オペレーションチームは、Asanaを使えばプロジェクトとプロセスを構築し、スケールアップし、合理化できます。 この記事は、Asanaプロジェクトの基本を知り、効率アップに取り組んでいると同時に、有料機能を試すことを検討しているチームを対象に書かれています。 上のリンクから特定のユースケースに移動するか、下の基本的なヒントからお読みください。
Asanaプロジェクトに慣れていない場合は、オペレーションプロジェクトのテンプレートから始めて、プロジェクトの整理方法を把握しましょう。 また、すでに運用作業を計画しているスプレッドシートをインポートして、プロジェクトをAsanaにすばやくマッピングすることもできます。
オペレーションプロジェクト用の基本的なヒント
これらのヒントはさまざまなオペレーションプロジェクトでプロジェクト計画、タイムライン、ステータス更新、優先度をより簡単に管理することに役立ちます。
ポートフォリオを使って一連のプロジェクト、タイムライン、チームの余力を管理し、モニタリングします。
- ポートフォリオは、一連のグループのステータスをモニタリングして、注意が必要が部分を把握するのに役立ちます。 たとえば、導入されているすべてのソフトウェアを含めたポートフォリオを作成すれば、それぞれの状況をモニタリングできます。
- プロジェクトマネージャーとリーダーは、定期的なステータス更新を投稿し、それがポートフォリオに表示されるようにしましょう。
- タイムラインでプロジェクトのスケジュールを確認したい場合は、ポートフォリオに追加し、「タイムライン」タブを使用して重複しないようにします。 また、四半期または年間のマスターオペレーションカレンダーとして使用することもできます。
- チームの進行中プロジェクトをポートフォリオに追加し、「ワークロード」タブに移動してスケジュールを確認すれば、チームの余力を管理し、適切な情報に基づいてタスクを割り当てられます。
タスクの優先度設定と整理を行う
- カスタムフィールドは、ドロップダウン、数字、またはテキストフィールドを使って各タスクの情報を一貫して取得できます。 たとえば、タスクの進捗、コスト、優先度などを追跡するためのフィールドを作成できます。
- カスタムフィールドでプロジェクトをソートしてタスクをフィールドでグループ化(スプレッドシートで列を並べ替えるなど)したり、フィールドを使ってレポートを作成してリスクのあるものを確認したりできます。
- 依存関係は、タスクが正しい順序で処理されることを保証するので、誰も先に進んだり、いつ始めることができるのか疑問に思ったりすることはありません。
- プロジェクトでルールを設定すれば、作業を自動化できます。 たとえば、オペレーションリクエストプロジェクトに追加される新しいタスクの優先順位を付けるために使うルールや、タスクが一定のステージに達するときにフォロワーを追加するためのルールなどを設定できます。
プロジェクトの提案やリクエストプロジェクトのためのヒント
オペレーションチームは他のチームから仕事のリクエスト、質問、仕事の提案をたくさん受けていますか？ これらのヒントを使えば、最初にすべての詳細を確認し、最終的な承認を合理化することで、より迅速にリクエストに対応できます。
- フォームを使えばリクエストを
標準化できます。 リクエストとその要件について何度もやりとりをする代わりに、誰もが入力できるフォームを作成すれば、チームは適切な詳細情報を得られます。
- チームメイトへのリクエストの割り当ては期日を設定して行い、優先度カスタムフィールドの設定はタスクに優先度が付けられたときにのみ行うようにして、チームの時間を大切にしましょう。 そうすれば、チームはランダムな質問攻めやリクエスト攻めに遭ったり、それを他の仕事に合わせてどのように優先順位を付ければよいのかと悩まなくて済みます。
ベンダーをオンボーディングするためのヒント
オペレーションチームが新しいベンダーの選択やオンボーディングを担当している場合、ベンダーの承認からAsanaでのロールアウトまで、すべてを実行できます。手順は次のとおりです。
- Asana for GmailやAsana for Outlookとの連携を使用すれば、ベンダーの選定とオンボーディングプロセスの際にメールをアクションに変換できるため、タスクを見落とすことはありません。
- オンボーディングプロジェクト を作成すれば、チームは明確な導入計画を立てられます。 このプロジェクトを使ってコミュニケーションをとり、質問をし合えば、すべての情報を1か所にまとめられます。
- Asanaに請負業者をゲストとして招待すれば、請負業者はオンボーディングプロジェクトの中でそれぞれの実行可能なTo - Doを確認し、チームからの質問に回答できます。
目標計画のヒント
オペレーションチームがチームや会社の目標と戦略の計画を担当することは多々あります。 この目標計画用のフローを活用すれば、四半期の計画でも、その年度の計画でも、部門をまたいだ計画が簡単に立てられます。
- テンプレートで時間
を節約しましょう。 一般的に目標と戦略は定期的に設定します。 Asanaテンプレートを使うか、独自のカスタム テンプレートを保存しておけば、必要な詳細がすべて揃った状態ですばやく目標設定に取りかかれます。
- 承認タスクを作成することで承認リクエストを明確かつ合理化できます。 承認者はフィードバックをタスクに書き込むことができます。 承認リクエストが完了になれば、承認されたのか(されなかったのか)、そしてその理由を明確にした記録が残ります。
- 目標を設定したら、目標の達成に貢献する主要なプロジェクトの進捗を追跡できるポートフォリオを作成して、進捗とタイムラインを確認します。 プロジェクトマネージャーとチームリーダーは、それぞれの担当する目標について定期的なステータス更新を行ってください。
Asanaで承認タスクを作成する方法
オペレーションチームが使えるその他のリソース
視覚的な学習者の方が多いですか？ Asanaを使ってお客様の業務を合理化する方法を知りたいですか？ 以下のリソースをご覧ください。
| リソース | リンク |
|---|---|
| オペレーションチーム用のテンプレート | オペレーション用の全テンプレートを見る |
| ビデオチュートリアル | How to Asanaを視聴 |
| ケーススタディ | Epitaph Records、Barfoot & Thompson、Morning CoworkingがAsanaを使用してオペレーションを管理する方法についてお読みください。 |
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