採用は企業にとっても応募者にとっても、長期で複雑なプロセスになりがちです。 Asanaで応募者の状況を追跡すると、チームメンバー間で採用の進捗、応募者の連絡先情報や履歴書の保管、面接内容のフォローアップが可能になります。 社内の採用ワークフローが整備されていることで、応募者にもよい印象を与えることができます。
面倒な設定なしでAsanaの応募者追跡テンプレートを利用しましょう。
応募者追跡プロジェクトの作成方法
「応募者の追跡」という名前のプロジェクト を作成します。名前を「応募者追跡」とし、プロジェクトの説明を「全社の採用応募者状況」などのように入力します。
新しい応募者ごとに複製するテンプレートタスク を追加します。 タスクのタイトル「[コピーを作成]応募者を追加するには」タスクの説明に、コピーを作成するときにテンプレートの名前を変更し、履歴書(およびその他の関連文書)を添付し、応募者のメールアドレス、電話番号、ソースを含める手順を記入します。
各応募者が応募している職位、面接のステージ(リクルーターのスクリーニング、電話面接、社内面接、社内面接、決定待ち)、採用ステータス(採用、不採用、内定承諾、内定辞退)についてのカスタムフィールドを 作成します。 各応募者の状況が進むごとにフィールドも更新してください。 カスタムフィールドを追加するには、プロジェクトの上部にある青色のカスタムフィールドの追加リンクをクリックします。
プロジェクトにセクション を追加し、応募者を部署やチームごとに振り分けます。 採用を辞退した、または不採用となった応募者のセクションも参考として作成することもできます。
このプロジェクトを管理するプロジェクトオーナーを 指名します。 オーナーは応募者を適切なセクションに移す、採用マネージャーにタスクを割り当てる、コメント機能を使って質問へのフォローアップを求めるなどのアクションを行う必要があります。 人事採用担当が応募者の進捗に応じてタスクを更新することもできます。
応募者追跡プロジェクトを管理するためのヒント
カスタムフィールドをさらに追加する
各応募者に関する更に多くの情報を追跡するには、更にカスタムフィールドを追加します。 たとえば、現在の都市（地元の場合は「はい」または「いいえ」のドロップダウン）や個人のウェブサイトやポートフォリオのテキストフィールドを追加できます。 可能性は無限です。
カスタムフィールドは、応募者プロジェクトの整理に便利な有料機能です。 まずは無料トライアルから始めましょう。
リマインダータスクを設定
応募者が現在の募集職種に最適ではないが将来的に採用を検討できそうな場合は、今日から6か月後を期日とするタスクを自身に割り当ててフォローアップを行うことができます。 期日の前日になるとマイタスクリストの「今日」のセクションに自動的に昇格するため、忘れずに忘れずに応募者に連絡をとることができます。 この情報をフォローアップセクションやカスタムフィールドに保存しておくことも可能です。
紹介用ウェブフォーム
紹介用のWufooフォームまたはGoogleフォームを作成します。 フォーム内のフィールドはAsanaタスクのフィールドと連動しており、フォームが送信されると紹介プロジェクトの中にタスクが作成されます。 必要な情報はすべてタスクに記載されるため、情報を転記する必要もありません。
Asanaは応募者の採用プロセスを進めながら、同時に社内の関係者にその状況を周知できる柔軟なツールです。 優れた人材の雇用は会社の成功に直結します。 雇用プロセスをシンプルにしてシームレスなシステムを作ることで、最高の応募者を勝ち取りましょう。