AsanaでIT Helpdesk Request Projectを作成する方法
プロジェクトを作成する方法はいくつかあります。 すばやく始めるには：
- ITヘルプデスクテンプレートをチームのニーズに合わせてカスタマイズします。
- 現在リクエストを追跡している既存のスプレッドシートをインポートします。
慎重な対応が必要なIT課題については、ITチームのみが閲覧できる非公開のプロジェクトを作成することができます。
すべてのAsanaテンプレートへのアクセス方法
無料ユーザーの場合、一から独自のヘルプデスクプロジェクトを構築したい場合、またはAsanaプロジェクトの全般的なベストプラクティスを確認したい場合は、こちらをご覧ください。
ITリクエストを追跡するためのヒント
1.リクエストを均等に取り込み、フォームを使ってその対応をスピードアップする
基本的なヘルプデスクのリクエストの詳細で前後に移動すると、仕事が遅くなります。 代わりにフォームを作成して、ITリクエストの正確な情報を把握しましょう。 フォームはリクエストプロジェクトに直結しているため、チームは必要な情報を持って作業に着手することができます。また、リクエストをする人も簡単に必要な情報を提供できるようになります。
Asanaのユーザーでなくても、
ます。 次に、プロジェクトルールを追加して、送信されたフォームのタスクをITのチームメイトに自動的に割り当てて、送信されたリクエストが確実に優先されるようにします。
2.会話やメールのリクエストを実行可能に保つ
チャットやメール経由で多くのリクエストを受け取る場合は、フォームのリンクをリクエスト元にいつでも送信できますが、連携を利用して会話にすばやく対応することもできます。
実行可能な仕事や質問をチャットやメールで受け取ったら、それを受信トレイやメッセージから直接Asanaに追加し、タスクとして割り当てたり、リクエストプロジェクトに追加したりすることができます。
メールの場合は、Asana for Gmail、Outlook、またはその他のメールクライアントアドオンを使用します。 チャットについては、Asana for Slackとの連携をお試しください。
3.カスタムフィールドでリクエストの優先度設定と整理を行う
フォームのセットアップ後は、カスタムフィールドを使うと、送られてくるリクエストの優先度を設定したり、それをカテゴリでソートできます。 スプレッドシートに慣れている方なら、列をソートしたり絞り込んだりしてこれを行っているかもしれません。 カスタムフィールドはそれよりも強力な機能で、(プロジェクトマネージャーやチームリーダーだけが見ることができる場所ではなく)仕事のコンテキストの中でこの情報を追跡することができます。
フォームに「リクエスト種別」フィールドを追加した場合、これをプロジェクトの同じカスタムフィールドにマッピングできます。 こうすることでフォームが送られたときに、チームが技術的な問題のトラブルシューティングや新規ハードウェアの手配に着手しているかどうかが新規タスクに記載されます。
4.複数のプロジェクトでリクエストタスクを追跡することで仕事の重複を避ける
ITリクエストが大規模なIT案件やイニシアチブに反映されることはよくあることです。 個別のタスクを作成する代わりに、タスクを複数のプロジェクトに保存して両方のプロジェクトで仕事を追跡することができます。 仕事が重複することなく、適切なコンテキストで適切な情報を得られるようになります。
- タスクを開き、
Tab + Pを押してタスクの追加先のプロジェクトの名前を入力します。
たとえば、ITチームが貸与コンピューターを追跡する非公開プロジェクトを所有しているとします。 この際、貸与プロジェクトは非公開のままにすることが可能です。
5.迫る期日も忘れず追跡
急ぎで対応が必要なリクエストには、締め切り時間を利用して、プレゼンテーションやデモ、出張前に問題が解決されるようにすることができます。 タスクの期日をクリックし、「期日を追加」を選択して時間を選択します。
定期的に完了する必要があるタスクは、繰り返しタスクとして設定することができます。アカウントの更新や毎月の注文サイクルなどの設定に便利です。
リクエストに対するレポートと人員配置のヒント
ポートフォリオとワークロードでプロジェクトの進捗をモニタリングし、IT作業の人員配置を管理する
プロジェクトの進捗を理解し、チームの余力を測るために、ITチームのリーダーは通常、会議やメール、スプレッドシートなどの情報をつなぎ合わせていますが、これは時間がかかる上に正確さにも問題が生じがち。 そこですべての主要なITプロジェクトとITヘルプデスクが入ったプロジェクトポートフォリオを作成すれば、進捗や期限、優先度をすべて1か所でリアルタイムに確認することができます。
続いて「ワークロード」タブを使えば、Asanaですでに割り当てられているタスクに基づいてチームのキャパシティを視覚化することが可能。 ワークロードによって、インフォームドディシジョン(情報を得た上で行う決定)によるタスクの割り当てを行うことで、仕事量のバランスを取り、重要なIT関連の仕事を順調に進められます。
ワークロードのデフォルトはタスク数ですが、もちろんもちろんすべてのタスクが同じように作成されるわけではありません。 ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトに対して労力カスタムフィールドをセットアップすれば、全体の時間数や労力レベルをさらに把握しやすくなります。
ITヘルプデスクのリソース
もっとヒントが欲しいですか？視覚的な学習者のほうが多いですか？ あなたのようなお客様がITリクエストをどのように管理しているかを見てみたいと思いますか？ 以下のリソースをご覧ください。
| ITリクエストのリソース | リンク |
|---|---|
| ITリクエストテンプレート | テンプレートを使用 |
| ビデオチュートリアル | 一般的な仕事リクエストについては、How to Asanaを視聴してください |
| オンデマンドコース | Asanaアカデミーに登録して一般的な仕事リクエストを受け取る |
| コミュニティでつながる | 近日中に開催されるトレーニングに参加するか、コミュニティフォーラムでスレッドをはじめる |