製品リリース

Asanaでの製品発売プロジェクトの作成

始める方法は いくつかあります。 Asanaの製品リリーステンプレートを使用したり、既存のスプレッドシートをインポートしたり、プロジェクトを一から構築したりして、製品リリースプロジェクトをセットアップすることができます。

立ち上げごとにプロジェクトを作成し、ポートフォリオを使ってプロジェクトを追跡します。

定義された役割、明確なプロジェクトの要旨、タイムラインでリリースを開始する

SCREENSHOT of Overview view showing project brief and roles for a product marketing project

製品リリースに取り組むチームのメンバーは、いつでもマーケティング計画にアクセスできることが重要

です。 プロジェクトの概要タブにプロジェクトの要旨とマーケティング計画を配置すれば、チーム全員がこれらの文書にいつでもアクセスでき、関係者は何度も同じ質問に対応しなくて済むようになります。

大半の製品リリースには、リリース日までに多くの重要な期限や部門間の仕事の依存関係があるもの。 タイムラインで計画を立てれ 、すべての要素がぴたりとはまります。

仕事が始まってからも、タイムラインを活用すれば、計画が台無しになる前に問題にすばやく対処できます。 たとえば、ローンチメッセージの原稿作成に予想より長い時間がかかっている場合は、タイムラインで依存しているタスクを移動することができます。 期限が調整されると、タスク担当者にその通知が自動的に送られます。 これにより、混乱が生じたり、会議が増えたり、手遅れになることなく、適切なタイミングで仕事に着手できるようになります。

テンプレート、ワークフロー、バンドルで時間短縮

テンプレート

リリースごとに細かい点は違っても、必ず中心となる共通のタスクがあるものです。 ローンチごとに計画を作り直したり、作業ファイルや指示と切り離されたドキュメントにテンプレートを保存したりする代わりに、Asanaでプロジェクトテンプレートを構築、保存して時間を節約しましょう。 

GIF saving an Asana project as a template to copy in the future
  1. プロジェクトに核となるローンチプロセスを構築します。
  2. プロジェクト名の横にあるドロップダウンの矢印をクリックし、「テンプレートとして保存」を選択します。
  3. テンプレートを編集できるメンバーを制限したい場合は、他のメンバーにコメント限定の権限を付与します
  4. 新製品のリリースのたびに、微調整されたテンプレートを使って始めましょう。 Asanaの左上にある「作成」をクリックし、「プロジェクト」を選択して、「テンプレートを使用」を選択します。 組織のテンプレートライブラリからテンプレートを選択します。

ワークフロー

ワークフローを使えば、フォームやタスクテンプレートを活用して、必要な情報をすべて正しい形式で取り込むことができます。 これにより、混乱が軽減され、関係者に明確性を求める手間が省けます。

ワークフローを使用すると、ルールを使用してローンチプロジェクトの作業を自動化し、期日を確実に遵守し、手作業の多忙な作業を最小限に抑えることができます。 ルールを設定すると、適切なタイミングで、または適切な条件を満たしたときに、適切なメンバーに仕事を割り当てられます。また、タスクを複数のプロジェクトにマルチホームさせることで、サポートが必要になったときに、複数部門のチームに通知することもできます。 これは、すべての通知で攻撃される必要はないかもしれませんが、貢献する時が来たときに通知する必要があるステークホルダーにとっては、ノイズが少なくなることを意味します。

バンドル

バンドルとは、複数のプロジェクトで同時に実装できる、ルール、フィールド、セクション、およびタスクテンプレートの集まりを指します。 バンドルが変更または更新されるたびに、これらの変更はその特定のバンドルを利用するすべてのプロジェクトに自動的に反映されます。 バンドルを使用すると、大規模なプロセスを統一することができ、時間を節約し、製品リリースプロジェクト全体で一貫したプラクティスを確保できます。

ステータス更新でシンプルかつ明確にコミュニケーションをとる

リリースに向けて部門間コラボレーションが多く発生すると、すべての会議やメールスレッドに関係者全員を含めたくなる場合があります。 しかし、これは誤解や時間の無駄につながる恐れがあります。

そうならないように、チームメイトにステータス更新を定期的に投稿してもらいましょう。 これらの更新はすべてのプロジェクトメンバーに通知され、プロジェクトが存在するポートフォリオに表示されます。 チームメイトやタスク、その他のプロジェクトを@メンションすることで、通知やコンテキストを提供できます。

すばやくステータス更新をするには、プロジェクトのマイルストーンを作成て、大きなリリース目標や完了する必要がある仕事の重要なフェーズをモニタリングしましょう。 その後、完了しているか、リスクがあるかなど、自分が投稿する更新情報の中でこれらを簡単に参照できます。 ポートフォリオを使えば、マイルストーンを使ってプロジェクトの進捗状況を一目で把握することもできます。 進捗タイプのフィルターをマイルストーンに変更すると、完了したマイルストーンと未完了のマイルストーンが一目で確認でき、マイルストーンのタスクを直接確認して詳細を確認することができます。

カスタムフィールドで優先度を管理し、仕事を整理する

スプレッドシートに慣れている方なら、列をソートしたり絞り込んだりして大切な情報を確認しやすくしていることがあるかもしれません。 カスタムフィールドはそれよりもずっと強力な機能で、プロジェクトマネージャーだけが見ることができる場所ではなく、仕事のコンテキストの中でこの情報を追跡することができます。

GIF of accessing and creating custom fields by clicking the blue link at the top of a project in Asana

たとえば、優先度カスタムフィールドをローンチプロジェクトに追加した場合、各タスクの優先度を設定できるため、どこに注意を注げば良いかがすべてのチームメイトにとって明確になります。 そして、優先度でプロジェクトをソートすれば、特に優先度が高いタスクがトップに表示されるため、これらのタスクが順調に進んでいるかを確認できます。

タスクをタイムラインでカスタムフィールド別に表示することで、計画の視認性が向上 し、色で障害となっている問題を特定することができます。

ポートフォリオとワークロードを組み合わせて進捗を追跡し、余力を管理する

会議やメール、スプレッドシートから情報を収集して進捗やチームの余力を理解するのではなく、ポートフォリオを作成してリアルタイムの進捗やローンチ日、優先度を一度に確認しましょう。

続いて「ワークロード」タブで、Asanaですでに割り当てられているタスクに基づき、全リリースについて製品マーケティングチームのキャパシティを視覚化します。 ワークロードによって、インフォームドディシジョン(情報を得た上で行う決定)によるタスクの割り当てを行うことで、仕事量のバランスを取り、リリースを順調に進められます。

SCREENSHOT of using Workload to see teammate who’s overloaded and reassigning their workワークロードのデフォルトはタスク数ですが、もちろんもちろんすべてのタスクが同じように作成されるわけではありません。 ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトに対して労力カスタムフィールドをセットアップすれば、全体の時間数や労力レベルをさらに把握しやすくなります。

その他のリソース

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