キャンパスイベントプランニング

イベントプロジェクトをセットアップ

1. イベント用にプロジェクトを新規作成します。 「秋のハッカソン」や「チャリティコンサート」のようにわかりやすい名前を付けます。俯瞰的な概要を含め、プロジェクトの説明を追加します。
2. 他のクラスメートやイベントプランナーをプロジェクトメンバーに 招待し、全員がタスクを割り当てて完了し、重要な最新情報を把握できるようにします。
3. ワークバックカレンダーに基づいてセクションを使用してイベント計画のタイムラインを整理します。 「1か月後」、「週」、「前日」などの見出しを使用します。
4. 各セクションにタスクを追加し、各タスクに期日、担当者、関連するファイルを添付して、誰が何をしているのか、いつまでに終わるのかを全員が確認できるようにします。    
5. イベント当日は、設営、ベンダーの到着、ゲストの到着、ディナー等各ステップごとに締め切り時間を設定したタスクを追加することでAsanaを使ってスケジュールを視覚化できます。 イベントの進行に合わせ、チームはモバイルデバイスからタスクを完了し、スケジュール通りであることを確認できます。

IOSやAndroidのためのAsanaアプリをダウンロードし、イベントプランニングチーム間でスムーズなイベント当日の調整を行いましょう。

イベントプランニングにAsanaをもっと活用

スポンサーの追跡

イベントプロジェクトで簡単にスポンサーの追跡ができます。 スポンサーごとにタスクを作成し、サブタスクを利用して打診、プレゼンの電話、資料、連絡先、ロゴやメッセージなどのスポンサーアセットなど、プロセスのステップごとに追跡しましょう。 スポンサーに関するアイデアを募ったり、イベントの資金集めの進捗を追跡するにも最適です。 Asanaの顧客管理の例も参考にしてください。

イベントプロジェクトのコピー

連続するイベントや、定期的に同じイベントを開催するなら、複製用のプロジェクトテンプレートを作成できます。 過去のイベントで学んだ教訓に基づき、テンプレートに項目を追加しましょう。 新しいイベントごとにプロジェクトテンプレートをコピーして使用します。 テンプレートがあれば卒業時にイベントプランニングを引き継ぐのも簡単です。

ゲストリストの管理

Asanaでゲストリストを管理しましょう。 ゲストの参加確認にはGoogleフォームを使用し、イベントプロジェクトか新規プロジェクトに統合します。 ゲストが参加の有無を回答すると、氏名がAsanaのタスクとして表示されます。 さらにこのプロジェクトは受付リストとしても利用できます。 ゲストがイベントに到着するたびに、モバイルデバイスからタスクを完了しましょう。

外部ベンダーの管理

プロジェクトを使って外部ベンダーとのやり取りを管理しましょう。 ベンダーごとにタスクを作成し、見積もり作成、契約締結、タイムラインの確認、請求書支払いなどプロセスのステップごとにサブタスクを設定します。 請求書をメールで受取ったら、メール転送機能を使ってAsanaにタスクを作成します。

クリップボードやメールでイベント管理を行っていた時代はもう過去のこと。 Asanaがあれば、チームは次のイベントに向けて準備万全、イベント参加者に心から満足してもらえるのは間違いありません。