キャパシティ計画

キャパシティ計画を使用すると、長期間にわたってプロジェクトのスタッフ配置を可視化することで、リソーシングの意思決定を最適化できます。 タスクの割り当てを管理する「ワークロード」とは異なり、「キャパシティプラン」ではプロジェクトに個人を割り当て、ワークストリーム間でどのように人員が配置されているかを俯瞰できます。

キャパシティ計画とワークロードは現在接続されていないことに注意してください。 同僚はキャパシティ計画でプロジェクトに割り当てられていても、まだタスクが割り当てられていない場合もあれば、その逆もあります。

キャパシティ計画機能は、Asana EnterpriseおよびEnterprise +プラン、および旧プランの旧Enterpriseプランで利用できます。

キャパシティ計画の作成

キャパシティ計画を設定するには、左側のバーの[インサイト]セクションにある[レポート]に移動します。 「+作成」ボタンをクリックして、「キャパシティプラン」を選択します。

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リソースを配分する

次に、左上隅にある「+メンバーを追加」ボタンをクリックし、プロジェクトに参加するチームメイトを選択してチームを追加します。

チームを追加したら、次はリソースを割り当てます。 キャパシティプランのプロフィール写真をクリックし、「+プロジェクトを追加して割り当てる」を選択して、さまざまなプロジェクトにわたってチームにスタッフを配置します。 現在取り組んでいるプロジェクトと今後取り組むプロジェクトを追加して、チームのキャパシティの長期的な概要を把握しましょう。

同僚がすでに他のキャパシティプランで割り当てられたプロジェクトを持っている場合でも、他の人によってであっても、あなたはそれらの割り当てを見ることができます。 これは、プロジェクトのプライバシー設定に基づいて、関連するプロジェクトを閲覧する権限があることを前提としています。

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割り当ての作成と編集

プロジェクトの割り当てを作成するには、プロジェクトを追加する場所をクリックします。 タイムズームレベル(日、週、月)に一致する割り当てが自動的に作成されます。

どちらかの端を必要な日付にドラッグして、これらの割り当てを延長または縮小できます。 計画が変更された場合は、割り当て全体をドラッグできます。 割り当てを選択してDeleteキーを押すか、右クリックすることで、割り当てを削除することもできます。

一括操作

割り当てを一括移動および一括削除するには、CtrlキーまたはCommandキーを押しながら割り当てを選択し、それらをすべてまとめてドラッグするか、Deleteキーを押します。

以下の例は、割り当ての一括移動、一括再割り当て、および一括削除の方法を示しています。

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複数のメンバーを単一のプロジェクトに割り当てる

複数のユーザーを同時に1つのプロジェクトに割り当てることができます。 プロジェクトの担当者全員を表示するには、プロジェクト名をクリックし、役割情報を含むプロジェクトの詳細を表示します。

以下のGIFを見て、キャパシティプランを離れることなくプロジェクトの詳細をすばやく開く方法を確認してください。

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人物を絞り込む

名前や役職で特定のチームメイトにすばやく絞り込むことができます。 ITチームメンバーだけのワークロードを表示したい場合は、「IT」と入力し、「 すべて選択してフィルターを適用」をクリックします。

ジョブタイトルは管理者コンソールを通じて管理されていることに注意してください。 組織の設定に応じて、各個人で管理することもできます。

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キャパシティの測定方法を管理する

プロジェクトを計画する際には、キャパシティをどのように測定するかを決定します。 割当率推定時間、または単純なプロジェクト数のいずれかを選択できます。 チームにとってベストな選択肢と整合性を保つことをおすすめします。

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パーセント単位の割り当て

パーセントの割り当ては、時間を計算することを気にすることなく、人々がどこで時間を費やしているかを測定する最も一般的で簡単な方法です。

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下の

例では、Alanは90%の時間をグローバルシステムオーバーホールプロジェクトに費やすことになっています。 Beverlyは、日付が重複する2つのプロジェクトに取り組んでおり、それぞれに80%の時間を費やす予定です。 彼女はある週にキャパシティを超えようとしているため、キャパシティは赤で表示され、彼女、彼女のチーム、または彼女のマネージャーに何らかの通知をして、物事を変えるか、この時間のためにいくつかの追加のヘルプをもたらします。

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プロジェクト件数

「プロジェクト数」は、選択した時間内に個人が取り組んでいるプロジェクトの合計数を示しています。 この例では、Alanさんが数週間にわたって1つのプロジェクトに取り組んでおり、他の週には2つずつ取り組んでいることがわかります。

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推定作業時間

見積もり時間は、プロジェクトを時間単位で正確に計画し、これらの見積もりに対して割り当てを作成する場合に最適です。 月ごとに勤務日数が異なるため、週ごとに計画する場合は、推定勤務時間が最も簡単になる傾向があります。

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キャパシティを調整する

割当率または推定作業時間を使用している場合は、メニューで各個人のキャパシティを調整できます。 全員のキャパシティを同じにすることも、各メンバーを手動で調整することもできます。 推定時間の場合、これは1週間あたりのキャパシティに適用されます。

通知、プライバシー、権限

通知

キャパシティ計画を使用してプロジェクトにメンバーを割り当てても通知されません。プロジェクトに割り当てられている場合、ユーザーには受信トレイの通知やメールが届きません。 これは、変更を加えたり、試したり、最初からやり直したりすることができるため、事前に計画するのに理想的です。共有する準備が整うまで、通知やタスクでチームを混乱させることはありません。

プライバシーと権限

誰かがプロジェクトに割り当てられた場合、その割り当てはプロジェクト上に存在し、単一のキャパシティプランに固有のものではありません。

つまり、たとえば、Alanがグローバルシステムオーバーホールプロジェクトに割り当てられているキャパシティプランが存在し、同僚がAlanを追加する別のキャパシティプランを作成した場合、特定の日付のグローバルシステムオーバーホールプロジェクトに割り当てられていることがわかります。 これは、同僚がそのようなプロジェクトを見る権限を持っていることを前提としています。 

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