작업이란?
작업은 누가 무엇을 담당하며 언제까지 마칠지를 명확히 하는 실행 가능한 단계나 할 일을 나타내지만, 아이디어와 참조 항목을 나타낼 수도 있습니다. 팀원에게 필요한 것이 있을 때마다 이메일을 보내는 데 익숙하다면 작업을 대신 사용해 보세요.
예를 들어, 예정된 캠페인 동영상을 애니메이션으로 제작하는 작업이 있고 다른 팀원이 이를 기획하는 업무를 맡는다면 이러한 작업은 캠페인 관리 프로젝트에서 추적할 수 있습니다.
작업에는 관련된 모든 파일, 댓글, 지침이 저장되므로 정보를 하나의 적절한 곳에 보관할 수 있습니다. 작업은 보통 프로젝트의 일부이기 때문에 팀원들이 작업을 쉽게 찾아서 확인할 수 있습니다. 자세한 내용은 asana.com/apps에서 확인하세요.
작업을 생성하는
방법
작업을 생성하는 주요 방법 3가지는 다음과 같습니다.
- 상단 바에 있는 주황색 빠른 추가 버튼에서
- 프로젝트의 작업 추가 버튼에서
- 작업 목록을 클릭하고, Enter 키를 누르고, 입력하여 생성합니다.
이메일, Slack 메시지 및 기타 외부 앱에서 작업을 생성할 수도 있습니다. Asana는 자주 사용되는 툴과 연동되어 시간이 단축되고 작업을 더 손쉽게 관리할 수 있습니다.
작업 담당자
각 작업에는 담당자를 한 명만 지정할 수 있지만, 협업 참여자는 여러 명 추가할 수 있습니다.
작업의 담당자와 협업 참여자 모두 작업을 볼 수 있으며, 작업의 권한 설정에 따라 작업을 편집할 수 있습니다.
담당자 필드는 작업을 수행하는 사람을 나타냅니다.
사용자에게 배정된 작업은 해당 사용자의 내 작업에 표시됩니다.
작업의 협업 참여자는 작업이 업데이트될 때 알림을 받습니다.
작업 생성자와 작업 담당자는 작업의 협업 참여자로 자동 추가됩니다.
작업을 배정하려면:
- 작업 상세 정보 창에서 담당자 필드를 클릭합니다
- 담당자의 이름이나 이메일 주소를 입력합니다.
- 자동 완성 결과에서 담당자를 선택합니다
작업을 본인에게 배정하려면
Tab + M을 누르세요.
작업 배정을 취소하는 방법:
담당자 필드로 이동하여 표시되는 X 아이콘을 클릭합니다.
작업 복제본
배정
여러 멤버를 위해 동일한 작업을 생성하고 싶다면 조직의 개인이나 팀 전체에 여러 작업을 쉽게 할당할 수 있습니다.
작업 복사본 여러 개를 배정하는 방법
- 작업 상세 정보 창에서 담당자 필드를 클릭합니다
- 드롭다운 메뉴에서 작업 복제본 배정을 선택합니다
- 목록에서 복제본을 할당할 사용자를 선택합니다
- 복제본 배정을
클릭하세요.
화면 끝에 x가 성공적으로 복제되었다는 알림을 받게 됩니다.
복제본을 배정한다고 해서 원본 작업이 여러 멤버에게 배정되는 것은 아닙니다. 작업 복제본 여러 개가 생성되어 개개인에게 배정됨을 의미합니다.
작업의 협업 참여자
작업의 협업 참여자가 되면 다음 변경 사항이 발생할 시 알림을 받습니다.
- 첨부 파일이 작업에 추가될 때
- 작업에 새로운 댓글이 게시될 때
- 다른 사용자가 해당 작업에 좋아요를 눌렀을 때
- 작업이 완료된 것으로 표시될 때
협업 참여자를 작업에 추가하는 방법:
협업 참여자 옆에 있는 + 버튼을 클릭하여 협업 참여자를 추가하거나 제거합니다
협업 참여자는 수신함 알림을 받게 되며 설정에 따라 이메일을 통해 알림을 받습니다.
관심이 없는 작업에 대한 알림을 받고 있는 경우, 작업의 협업 참여자에서 본인을 제거할 수 있습니다.
작업을 나가는 방법은 다음과 같습니다.
작업 나가기 버튼을 클릭합니다
협업 참여자를 제거하는 방법
다음 중 하나를 수행할 수 있습니다.
- 이름 위에 마우스를 올려놓고 X 아이콘을 클릭하여 협업 참여자를 제거합니다.
- 이름이나 이메일을 입력하고 자동 완성 결과에서 선택하여 협업 참여자를 추가합니다
작업 설명이나 댓글에서 다른 사용자를 @ 멘션하면 자동으로 해당 작업의 협업 참여자로 추가됩니다.
작업 팁 및 모범 사례
효과적인 작업을 생성하는 방법과 회원님에게 배정된 작업에 대응하는 방법에 대한 팁을 알려드리겠습니다.
효과적인 작업
생성하기
- 명확하고 실행 가능한 작업 이름을 붙입니다. 예를 들어, 단순히 “블로글 게시물” 이라고 작성하기 보다는 “블로그 게시물 첫 번째 초안 작성” 이라고 작성합니다.
- 작업을 자신이나 팀원에게 배정합니다. 작업에는 한 명의 담당자만 지정할 수 있으므로 해당 업무를 맡은 사람을 명확하게 파악할 수 있습니다.
- 여러 사람이 작업에 참여한다면 작업을 하위 작업으로 나눌 수 있습니다.
- 시작일과 마감일을 추가하여 작업 기간과 최종 마감일을 표시합니다. 팀원들이 해당 작업에 시간을 더 효과적으로 배정하고 마감일을 명확하게 파악할 수 있습니다.
- 작업 설명에 자세한 내용, 지침 또는 배경 정보를 추가하여 담당자가 업무를 시작하고 완료하는 데 필요한 모든 정보를 파악할 수 있습니다. 팀원이나 프로젝트를 언급하고, 작업 설명을 서식 있는 텍스트로 서식을 지정하고, 테이블을 사용하고, 작업 설명에 대화형 미리 보기로 표시되는 YouTube 및 Figma 등의 장소에서 삽입 미디어를 추가할 수 있습니다.
- 필요한 파일을 첨부합니다. Asana는 Google 드라이브, Dropbox, OneDrive, Box와 연동되어 이미 사용하고 있는 툴에서 파일을 손쉽게 첨부할 수 있습니다.
- 다른 업무가 완료될 때까지 착수하지 못하는 작업이 있을 수 있습니다. 작업 종속 관계를 설정하면 정확한 순서와 시간에 따라 업무를 원활하게 진행할 수 있습니다.
- 마지막으로, 협업 참여자를 작업에 추가할 수 있습니다 (이메일에서 참조에 추가하는 것과 유사). 협업 참여자는 작업 활동에 대한 알림을 받습니다. 언제든지 협업 참여자를 추가하거나 제거할 수 있습니다.
- 작업이 완료되면 작업 이름 옆에 있는 체크 표시를 클릭합니다. 팀원에게 완료한 작업을 알려주려면 댓글을 게시합니다.
마일스톤을 생성하여 매출 목표 달성과 같은 주요 프로젝트 목표를 나타내거나 이벤트 장소 확정과 같이 다음 단계를 진행하기 위해 필요한 주요 업무를 나타낼 수도 있습니다.
프로젝트, 작업, 하위 작업 중 무엇을 생성하면 좋을까요?
많은 분이 이에 대해 궁금해합니다. 정답은 무엇을 달성하고 싶은지와 정보를 표시하고자 하는 방식에 따라 다릅니다. 적합한 선택에 도움이 될 수 있도록 몇 가지 요점을 아래와 같은 프레임워크로 정리했습니다.
| 프로젝트 생성... | 작업 생성... | 하위 작업 생성... | 예시 | |
|---|---|---|---|---|
| 작업량 수준 | 장기 목표를 위해 여러 이해관계자가 협업하는 대규모 작업입니다. 또는 업무를 한 곳에서 추적하기 위한 장소입니다. | 한 사람의 몇 분 또는 며칠만에 달성할 수 있는 할 일을 기록하고 파악할 수 있습니다. | 작업이 여러 사람에게 배정되어 개개인이 작업을 완료하는 데 기여합니다. |
프로젝트: 편집 캘린더 작업: 블로그 게시 하위 작업: 블로그용 고객 피드백 수집 |
| 보기 | 여러 보기 (목록, 보드, 타임라인, 캘린더) 로 프로젝트와 작업을 확인하고 포트폴리오와 대시보드 차트로 이를 보고할 수 있습니다. | 업무를 타임라인, 대시보드 또는 워크로드 보기에 표시할 수 있습니다 (하위 작업은 여기에 자동으로 표시되지 않습니다). | 하위 작업을 타임라인, 대시보드 또는 워크로드 보기에 표시할 필요가 없습니다. |
프로젝트: 제품 출시 작업: 시장 조사 수행 하위 작업: 마케팅 조사 요약본 작성 |
| 복잡도 | 수행하는 업무에 단계, 절차, 이해관계자 또는 레벨이 많이 있습니다. | 프로젝트 전체가 아닌 특정 업무에 관해 일부 이해관계자와 의사소통할 수 있습니다. | 작업을 작은 부분으로 나눌 수 있습니다. (단, 서로 다른 이해관계자에게 배정된 하위 작업이 5개를 초과할 경우 프로젝트로 설정해야 하는 것이 아닌지 확인해 주세요.) |
프로젝트: 새해 캠페인 작업: 캠페인 메시지 마무리 하위 작업: 캠페인 메시지 검토 |
작업에
대응하고 협업하기
작업은 Asana 공간에 있는 누구나 생성하고 배정할 수 있습니다. 다음 팁을 활용하여 협업을 더욱 강화하세요.
- 다른 사람이 회원님에게 작업을 배정한 경우 '좋아요' 를 눌러서 이를 확인했고 수행할 수 있다는 것을 표시할 수 있습니다.
- 작업을 수행하기에 적합한 사람이 아니라면 작업을 재배정하거나 작업 댓글에서 논의할 수 있습니다.
- 작업을 수행하면서 작업 댓글이 포함된 업데이트를 제공하면 작업의 협업 참여자가 진행 상태에 따라 대응하고 조치를 취할 수 있습니다.
- 댓글에 중요한 세부 정보가 포함되어 있거나 최종 결정 사항이 있으면 쉽게 찾을 수 있도록 상단에 고정할 수 있습니다.
- 작업이나 댓글에 다른 사용자의 주의를 집중시키려면 @ 멘션을 사용하세요. 팀원이 알림을 받고 해당 작업으로 빠르게 이동할 수 있습니다. 작업에서 다른 사용자를 @ 멘션하면 해당 사용자가 협업 참여자로 자동으로 추가되며 해당 사용자의 수신함으로 알림이 전송됩니다.
- 프로젝트, 작업, 메시지, 팀의 이름을 @ 멘션하여 업무를 연결하고 쉽게 참조할 수도 있습니다.
작업을 마스터하기 위한 추가 리소스
시각적인 교육이 더 필요하거나 심층적인 교육이 필요하신가요? 다음 리소스를 참조하세요.
| 리소스 | 링크 |
|---|---|
| Asana 레슨 | 5분 만에 작업 기초 내용 배우기 |
| 작업 동영상 튜토리얼 | Asana 사용법 동영상 시청하기 |
| 작업 관리 주문형 과정 | Asana 아카데미 등록하기 |
| 커뮤니티와 교류 | 예정된 교육 참가하기 또는 커뮤니티 포럼에서 작업 관련 대화 시작하기 |