이메일을 사용하면 조직 전체 (뿐만 아니라 전 세계) 에서 사람들이 서로 소통할 수 있습니다. 하지만 이메일은 작업, 프로젝트, 업무 관리를 위해 개발된 것이 아닙니다. Asana에서는 내부적으로 이메일을 사용하지 않습니다. 이 도움말은 팀이 이메일 사용을 줄이는 동시에 이메일이 여전히 필요한 경우를 위한 팁을 제공합니다.
팀의 이메일 사용 줄이기
거의 모든 사람이 이메일에 익숙해져 있으며 오래된 습관을 깨는 것은 어려울 수 있습니다. 하지만 팀이 Asana를 사용할 때와 이메일을 사용할 때를 이해하고 정해진 규칙을 따르게 하는 것이 중요합니다. 그렇지 않으면 동일한 문제가 발생합니다. 아래의 규칙 팁과 예제 워크플로우는 이메일에서 Asana로 특정 작업을 전환하는 데 도움이 될 수 있습니다.
Asana와 이메일을 함께 사용하는 방법에 대해 간략히 알아보려면 Asana 사용법 을 확인하세요.
업무를 Asana로 옮기는 가장 쉬운 방법은 이메일을 작업으로 전환하는 것입니다. 거래처, 대행사, 고객 등 조직 외부의 사람들과 커뮤니케이션할 때 특히 유용합니다. 이렇게 하면 이메일을 주고받으면서 Asana를 사용하여 업무를 관리하고 우선순위를 정할 수 있습니다. 이메일 연동을 통해 빠르고 쉽게 문제를 해결할 수 있습니다.
Asana for Gmail 또는 Asana for Outlook 앱 사용해 보기
Gmail과 Outlook을 사용하고 있다면, Asana for Gmail의 부가기능 또는 Asana for Outlook 앱을 사용하여 이메일 수신함을 나가지 않고도 이메일을 바로 작업으로 전환하고, 팀원에게 작업을 배정하고, 마감일을 설정하고, 프로젝트에 작업을 추가할 수 있습니다. 이를 통해 워크플로 속도가 매우 빨라집니다.
예를 들어, 고객이 팀을 위한 교육 세션을 요청하는 이메일을 보낸 경우, 연동 기능으로 요청 기능을 작업으로 바로 전환할 수 있습니다. 이렇게 하면 이메일에 있는 모든 배경 정보가 포함된 상태로 추적 가능한 작업으로 전환됩니다. 따라서 다른 업무와 함께 우선순위를 정하고, 교육에 유용하게 사용할 수 있는 문서를 첨부하고, 언제 시작하는지 잊어버리지 않을 수 있습니다.
이메일을 Asana 작업으로 전환하기
Gmail이나 Outlook을 사용하지 않는 경우, x@mail.asana.com으로 이메일을 전달하면 해당 이메일이 자동으로 내 작업으로 이동합니다. 자세한 지침은 Asana로 이메일 전달하기에 대한 도움말 을 참조하세요.
Newton과 같은 이메일 연동을 사용해 볼 수도 있습니다.
Asana에서 이메일 관리하기
Asana로부터 새로운 알림에 대한 이메일을 받아볼 수 있습니다. Asana 사용에 익숙해지고 수신함을 매일 확인하는 습관이 생길 때까지는 이메일 알림 기능을 사용하는 것이 좋습니다. 이메일로 처리하는 업무가 많은 경우에도 수신함에서 바로 작업에 대한 조치를 취할 수 있으므로 이메일 알림 기능이 도움이 됩니다. Asana에서 보내는 알림 이메일을 통해 다음을 수행할 수 있습니다.
- 작업을 완료로 표시: '
Complete' 를 회신합니다 - 작업에 댓글 달기: 이메일 본문에 댓글을 작성하여 회신합니다
- 작업 배정: 수신란에 팀원의 이메일 주소를 입력하여 회신합니다
- 작업 팔로워 추가: 참조란에 팀원의 이메일을 입력하여 회신합니다
너무 많은 이메일 알림을 받고 있거나 알림을 받지 않아도 되는 경우, 내 설정 에서 알림 기능을 끌 수 있습니다.
Asana와 이메일을 함께 사용하는 워크플로의 예시
Asana와 이메일을 함께 사용하는 방법에 대해 알아보았습니다. 각 툴에서 생산성을 극대화하는 방법에 대해 소개합니다.
일반적인 팁:
- 팀원에게 이메일을 통해 요청하거나 질문하는 대신 작업을 배정하세요. 작업의 협업 참여자로 지정할 사람을 추가하여 항상 업데이트 내용을 공유하세요.
- 이메일을 작성하거나 답장하는 대신 작업의 댓글을 사용하세요. 이렇게 하면 업무와 관련된 모든 정보가 배경 정보에 포함됩니다. 엄지척 아이콘을 클릭하여 감사를 표현하거나 댓글을 확인했음을 표시하세요.
- 이메일에서는 첨부 파일을 찾거나 관리하기가 어려울 수 있습니다. Asana 작업에 파일을 첨부하면 작업에 착수할 때 필요한 곳에 파일이 보관됩니다.
- 이메일에 대해 후속 조치를 취해야 하는 경우, 다른 곳에서 작업을 추적하는 대신 이메일 연동을 사용하거나 이메일을 전달하여 Asana에서 리마인더 작업을 생성하세요.
커뮤니케이션:
- 게스트 초대 - Asana 도메인 외부의 사람과 자주 커뮤니케이션한다면 Asana에 게스트로 초대하세요. 커뮤니케이션과 실행 항목을 더 직접적이고 추적 가능한 방식으로 진행할 수 있습니다.
- 비공개 커뮤니케이션: 메시지를 사용하면 Asana에 있는 다른 작업을 @ 멘션하여 참조하면서 원하는 사용자나 팀과 비공개로 커뮤니케이션할 수 있습니다.
- 상태 업데이트 - 업데이트에서 Asana에 있는 팀원, 작업, 프로젝트를 @ 언급할 수 있습니다. 팀원은 업데이트 내용에 댓글을 달 수 있으므로 꼬리에 꼬리를 무는 이메일을 주고받으며 첨부 파일이나 답장을 놓칠 일이 없습니다.
특정 프로젝트:
- 캠페인 계획 -대행사와 함께 작업하는 경우, 이메일을 승인 작업으로 전환하여 검토자가 이를 파악하고 승인을 받을 때 확실히 알 수 있습니다.
- 크리에이티브 요청 - 조직 내에서 누군가가 크리에이티브 제작이나 디자인을 요청하는 이메일을 보내는 경우, 연동을 사용하거나 이메일을 전달하여 작업으로 전환하고 요청 프로젝트에서 다른 작업과 함께 추적할 수 있습니다. 그런 다음 다른 업무와 비교하여 우선순위를 지정하고 동일한 업무가 다른 곳에서 수행되지 않도록 할 수 있습니다. 이메일에서는 할 수 없는 작업이죠.
- 이벤트 계획 - 공급 업체에서 이메일을 통해 견적이나 명세서를 제시하는 경우, 해당 이메일을 이벤트 프로젝트의 Asana 작업으로 전환하여 팀과 논의할 수 있습니다.
- 디자인 검토 - 이메일로 피드백을 주고받는 대신, 교정 기능을 사용하여 이미지에 직접 댓글을 남길 수 있습니다. 이렇게 하면 크리에이터가 맥락을 파악하고 쉽게 참조할 수 있습니다.
팀마다 다른 방식으로 Asana와 이메일을 함께 사용하지만, Asana가 이메일 사용을 줄이는 데 도움이 되길 바랍니다. 주고받는 모든 이메일을 Asana로 손쉽게 전환하여 항상 업데이트 내용을 파악하고 생산성을 높일 수 있습니다.
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