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워크플로 빌더는 프로세스를 자동화하여 업무를 매끄럽게 진행하여 팀 간 업무를 원활히 조율하는 데 도움이 됩니다. 워크플로 빌더는 한 곳에서 팀을 연결하고, 업무를 정리하고, 프로젝트를 간소화하는 시각적 툴을 사용하여 더 효율적인 워크플로를 생성하도록 설계되었습니다. 워크플로를 통해 적절한 정보를 적절한 사람에게 적절한 때에 전달할 수 있으므로 팀이 중요한 업무를 달성하는 데 집중할 수 있습니다.
워크플로 빌더에서는 작업을 프로젝트에 추가하는 방식을 선택할 수 있습니다. 수신 출처를 여러 가지 선택할 수도 있고 전혀 선택하지 않을 수도 있습니다.
프로젝트에 액세스할 수 있는 사람은 수동으로 작업을 추가할 수 있습니다.
- 양식 제출: 제출한 내용을 작업으로 변환하는 양식을 생성하세요.
- 작업 템플릿: 템플릿을 생성하여 작업을 쉽게 표준화할 수 있습니다.
- 다른 앱에서: 다른 앱이 이 프로젝트에 작업을 추가할 수 있도록 승인합니다.
수신 카드의 드롭다운 메뉴를 클릭하여 수신 출처를 선택하세요.
양식을 수신 출처로 설정하는 방법에 대해 더 자세히 알아보려면 양식 생성에 대한 Asana 가이드 기사를 읽어보세요. 작업 템플릿을 설정하는 방법은 작업 템플릿 생성에 대한 가이드 기사에서 자세히 확인할 수 있습니다.
섹션
섹션을 '준비', '진행 중', '완료' 와 같은 단계로 사용하여 특정 워크플로를 추적하세요. 워크플로 빌더는 이러한 섹션 카드를 작업 보기 (예: 목록 및 보드 보기) 의 섹션에 바로 매핑합니다. '우선순위 지정', '진행 중', '승인 필요', '완료된' 와 같이 프로젝트의 연속적인 업무 단계에 상응하는 섹션을 설정하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 각 프로젝트의 멤버가 작업이 어떤 단계에 있는지 쉽게 확인할 수 있습니다.
새 섹션
생성
+ 버튼을 클릭하여 섹션을 추가한 다음 이 섹션에 규칙을 추가하고 해당 규칙에 트리거를 할당할 수 있습니다. 섹션 내에서 두 개의 자동 인스턴스에 대한 규칙을 생성해야 합니다.
트리거: 작업이 이 섹션으로 자동으로 이동하는 시기 또는 원인입니다. 오른쪽 창의 옵션 목록에서 이 전환 규칙을 선택할 수 있습니다. 예: '마감일이 다가올 때 예정된 작업으로 → 이동' 또는 '작업이 완료되면 완료된 작업으로 → 이동'
동작: 그런 다음 작업이 이 섹션으로 이동할 때 자동으로 수행되는 동작도 결정해야 합니다. 예를 들어, 협업 참여자 를 추가해야 하는 경우, 작업에 특정 담당자가 있어야 하는 경우, 댓글을 추가해야 하는 경우 등입니다. 위와 같이 권장 규칙 목록에서 선택하거나 기타 동작 버튼을 사용하여 사용자 지정 규칙을 생성할 수 있습니다.
기존 섹션 관리하기
섹션의 이름을 수정하거나 규칙을 추가 또는 삭제하려면 섹션 제목의 오른쪽에 있는 점 세 개 아이콘을 클릭합니다.워크플로 보고
대시보드 보기에서 섹션 내에 미완료 상태의 작업이 몇 개인지 등 프로젝트의 섹션에 대한 메타데이터를 확인하고 시간의 경과에 따른 변동 추이를 모니터링할 수도 있습니다.
끌어다 놓기
섹션을 끌어다 놓아서 단계 간 작업을 다시 정리하거나 단계 간 작업을 이동할 수 있습니다. 프로젝트 멤버는 필요에 따라 섹션을 재배열할 수 있습니다.
패널 사용자 지정하기
화면의 오른쪽에 있는 사용자 지정 패널을 통해 다음과 같은 전역 워크플로 요소를 추가할 수 있습니다.
- 사용자 지정 필드
- 워크플로우의 특정 섹션에 국한되지 않는 전역 규칙
- 앱 (예: Slack 또는 Microsoft 팀)
- 양식
- 작업 템플릿
워크플로 빌더에서 앱 수신
외부 앱을 추가하여 Asana에서 작업을 생성합니다.
워크플로에 앱을
수신 출처로 추가하는 방법:
- 다른 앱에서
를 클릭하세요.
이 목록에서 설정하려는 앱을 클릭합니다.
프로젝트에서 이미 수신 출처로 추가된 앱이나 관리자가 허용하지 않는 앱은 표시되지 않습니다.
설치를 완료하기 위해 앱의 사이트로 이동할 수 있습니다.
설치를 완료하기 위해 외부 앱에서 다음 단계를 완료해야 합니다.
- [앱 이름] 에서 Asana 연동을 설정합니다.
- 앱을 사용하여 [프로젝트] 에 작업 추가하기
이 단계를 완료하면 워크플로 빌더에서 앱을 확인할 수 있습니다.
이전 단계를 완료하지 않은 경우, 설정을 완료하세요라는 메시지가 표시됩니다.
또한, 사용자 지정 메뉴에서 앱 버튼을 클릭하여 앱을 추가할 수 있습니다.
Asana 에 신규 작업을 추가하는 외부 앱은 앱 수신 거부 (App Intake) 가 설정되지 않았어도 여기에 표시됩니다.
'단계의 소요 시간' 워크플로 지표
이제 '단계의 소요 시간' 지표를 사용하여 작업이 워크플로 단계를 통과하는 데 걸린 시간을 손쉽게 보고서에 기록할 수 있습니다. 이 워크플로 지표는 병목 현상을 식별하고 업무 진행에 소요되는 시간을 명확히 하는 데 도움이 됩니다. 작업이 특정 단계에서 지나치게 오래 걸리는 경우, 이에 대해 파악하고 그에 맞게 프로세스를 재측정할 수 있습니다.
보고서와 대시보드를 사용하여 워크플로 지표인 ' 섹션의 소요 시간' 및 '사용자 지정 필드의 소요 시간' 데이터를 표시하는 방법은 두 가지가 있습니다.
섹션의 소요 시간
작업이 워크플로에 따라 Asana 프로젝트 내의 여러 섹션을 거치는 경우, 섹션의 소요 시간을 보고서에 기록하면 작업이 한 섹션에서 다음 섹션을 거쳐 완료까지 이르는 과정의 진행 속도를 파악할 수 있습니다.
이 차트는 각 프로젝트 섹션에서 작업에 소요된 시간이 어느 정도인지 보여줍니다. 이 예시에서는 작업의 계획 섹션에 6일하고도 3시간이 소요되었습니다. 또한, 담당자나 마감일과 같은 다른 매개 변수로 데이터를 필터링할 수도 있습니다.
사용자 지정 필드의 소요 시간
어떤 워크플로에서는 사용자 지정 필드를 사용하여 업무가 새로운 완료 단계로 넘어갈 준비가 되었음을 나타내기도 합니다. 사용자 지정 필드의 시간을 보고서에 기록하면 선택한 사용자 지정 필드 값을 기준으로 특정 단계에 소요된 시간이 수치화됩니다.
이 예시에서 위에 있는 차트는 완료
단계라는 이름의 사용자 지정 필드가 포함된 프로젝트를 보고서에 표시한 것입니다.
완료 단계 사용자 지정 필드는 아직 시작하지 않음, 진행 중, 차단됨, 완료의 4가지 값으로 구성됩니다 . 이 차트는 사용자 지정 필드의 값이 선행 작업 대기 로 되어 있는 작업에 소요된 총 시간을 표시합니다.
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