운영팀은 Asana를 사용하여 프로젝트와 프로세스를 생성하고, 확장하고, 간소화할 수 있습니다. 이 기사는 이미 Asana 프로젝트에 대한 기초 지식을 가지고 있으면서 업무 효율을 높이고 유료 기능을 체험하려는 팀에 적합합니다. 위에 있는 링크를 통해 특정 사용 사례로 이동하거나 아래에 설명된 팁을 활용하여 시작해 보세요.
Asana 프로젝트를 처음 사용한다면 운영 프로젝트 템플릿 으로 프로젝트를 정리하는 방법을 알아보세요. 또는 운영 업무를 이미 계획 중인 스프레드시트를 가져와서 프로젝트를 Asana에 신속하게 매핑하세요.
운영 프로젝트를 위한 일반적인 팁
다음 팁을 다양한 운영 프로젝트 유형에 활용하면 프로젝트 계획, 타임라인, 상태 업데이트, 우선순위 등을 손쉽게 관리하는 데 도움이 됩니다.
포트폴리오로 프로젝트 그룹, 타임라인, 팀 실행 가능한 업무량을 관리 및 모니터링
- 포트폴리오를 사용하면 여러 프로젝트의 상태를 모니터링하여 어디에 주의를 기울여야 하는지 알 수 있습니다. 예를 들어, 모든 소프트웨어를 도입하는 포트폴리오를 생성하여 진행 상황을 모니터링할 수 있습니다.
- 프로젝트 매니저와 리더가 정기적으로 상태 업데이트를 게시하여 프로젝트의 상태가 포트폴리오에 표시되도록 하세요.
- 프로젝트 일정을 타임라인에서 보고 싶다면 프로젝트 일정을 포트폴리오에 추가한 후 타임라인 탭을 사용하여 일정이 중복되지 않도록 하세요. 분기 또는 연간 기본 운영 캘린더로 사용할 수도 있습니다.
- 팀의 진행 중인 프로젝트를 포트폴리오에 추가한 후 워크로드 탭으로 이동하여 일정을 확인하여 팀의 실행 가능한 업무량을 관리하고 정보를 기반으로 인력을 배정하세요.
작업 우선순위 지정 및 정리
- 사용자 지정 필드를 사용하면 드롭다운, 숫자 또는 텍스트 필드를 사용하여 각 작업의 정보를 지속적으로 파악할 수 있습니다. 예를 들어, 작업 진행 상태, 비용 또는 우선순위를 추적하는 필드를 생성할 수 있습니다.
- 사용자 지정 필드별로 프로젝트를 정렬하여 스프레드시트에서 열의 순서를 지정하듯이 작업을 필드별로 그룹화하거나 필드를 사용하여 어떤 작업이 위험한 상태인지를 파악할 수 있는 보고서를 생성하세요.
- 종속 관계는 프로젝트에 참여하는 사람이 중간에 끼어들거나 자신이 담당하는 부분을 언제 시작해야 하는지 궁금해하지 않도록 작업을 정확한 순서대로 진행합니다.
- 모든 프로젝트에서 규칙을 설정하여 업무를 자동화하세요. 예를 들어, 운영 요청 프로젝트에 추가된 신규 작업의 우선순위를 지정하거나, 작업이 특정 단계에 도달하면 팔로워를 추가하도록 규칙을 설정할 수 있습니다.
프로젝트 제안 또는 요청 프로젝트를 위한 팁
운영팀이 다른 팀으로부터 업무에 관한 요청, 질문, 제안을 많이 받나요? 다음 팁을 활용하면 모든 세부 사항을 미리 준비하고 최종 승인을 간소화하여 요청을 더욱 빠르게 처리할 수 있습니다.
- 양식으로 요청을
표준화합니다. 요청과 요구 사항을 반복해서 확인하는 대신 누구나 작성이 가능한 양식을 만들어 팀에 정확한 세부 사항을 제공하세요.
- 마감일이 지정된 요청을 팀원에게 배정하고 작업의 우선순위가 지정된 경우에만 우선순위 사용자 지정 필드를 설정하여 팀이 시간을 낭비하지 않도록 하세요. 그러면 팀이 업무를 방해하는 다수의 무작위 질문이나 요청을 받지 않거나 다른 업무와 우선순위를 정하는 데 어려움을 겪지 않습니다.
벤더 온보딩을 위한 팁
운영팀이 새 벤더를 선정하거나 온보딩을 담당한다면 벤더 승인부터 소개까지 모든 것을 Asana에서 실행할 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다.
- Asana for Gmail 또는 Asana for Outlook 연동을 사용하여 벤더 선정 및 온보딩 시 이메일을 실행 가능한 작업으로 전환하여 누락되는 일이 없도록 하세요.
- 팀이 명확한 실행 계획을 작성하도록 온보딩 프로젝트를 생성하세요. 커뮤니케이션과 질문에 프로젝트를 사용하면 모든 것을 한 곳에서 추적할 수 있습니다.
- 계약 업체가 실행 가능한 할 일을 확인하고 온보딩 프로젝트에서 팀의 질문에 바로 답할 수 있도록 Asana에 게스트로 초대하세요.
목표 계획을 위한 팁
종종 운영팀이 팀이나 회사의 목표와 목적을 계획하기도 합니다. 분기 계획이든 연간 계획이든, 이 목표 계획 흐름으로 손쉽게 부서 간 계획을 수립하세요.
- 템플릿을 사용하여 시간을
절약하세요. 목표와 목적은 주기적으로 설정됩니다. Asana에서 제작한 템플릿을 사용하거나 사용자 지정 템플릿을 저장하여 필요한 모든 단계를 빠르게 시작하세요.
- 승인 작업을 생성하여 승인을 명확하고 간소하게 만드세요. 승인자는 작업에 피드백을 남길 수 있습니다. 작업이 완료되면 승인 여부와 이유가 명확하게 기록되어 있습니다.
- 목표를 설정했다면 목표에 기여하는 주요 프로젝트를 추적할 수 있는 포트폴리오를 생성하여 진행 상태와 타임라인을 확인하세요. 프로젝트 매니저와 팀 리더가 자신이 담당하는 목표의 상태를 주기적으로 업데이트하는지 확인하세요.
Asana에서 승인 작업을 생성하는 방법.
운영팀을 위한 추가 리소스
시각적인 교육이 더 필요하신가요? Asana를 사용하는 고객들이 Asana로 운영을 어떻게 간소화하는지 알고 싶으신가요? 다음 리소스를 참조하세요.
| 리소스 | 링크 |
|---|---|
| 운영팀 템플릿 | 모든 운영 템플릿 보기 |
| 비디오 튜토리얼 | Asana 사용법 동영상 시청하기 |
| 케이스 스터디 | Epitaph Records, Barfoot & Thompson, Morning Coworking이 Asana로 어떻게 운영을 관리하는지 알아보기 |
| 커뮤니티와 교류 | 예정된 교육 참가 또는 커뮤니티 포럼에서 스레드 시작 |