대다수 비영리 조직은 미션을 달성하기 위해 자원봉사자의 도움이 필수적입니다. Asana를 사용하면 자원봉사자가 성공적으로 업무를 수행하는 데 필요한 정보와 온보딩을 제공할 수 있으며 사내 팀에 진행 상태와 프로젝트에 대한 인사이트를 전달할 수 있습니다.
이 가이드에서는 두 가지 유형의 자원봉사 프로젝트를 생성하고 관리하는 방법을 소개합니다. 첫 번째 유형은 자원봉사자 지원서를 접수하기 위한 프로젝트이며 두 번째 유형은 자원봉사자를 온보딩하기 위한 프로젝트입니다. 그런 다음 자원봉사자와 그들의 업무를 효과적으로 관리하기 위한 일반적인 팁을 제공합니다.
Asana에서 자원봉사자 지원서 검토 및 승인하기
자원봉사를 시작하기에 앞서 자원봉사자는 지원한 뒤 승인을 받아야 합니다. 자원봉사자 접수용 프로젝트를 만들면 자원봉사자 지원서 양식을 생성하고, 지원서를 승인하고, 자원봉사자 프로세스를 점검하는 일을 모두 한 곳에서 처리할 수 있습니다.
처음부터 직접 프로젝트를 생성하거나 현재 이러한 업무를 추적하고 있는 스프레드시트를 가져와서 프로젝트를
'봉사 활동 후보' 열을 추가하여 조직 구성원 누구나 적합하다고 생각하는 자원봉사자를 목록에 추가할 수 있도록 합니다. 지금은 채용이 되지 않았지만 향후 진행할 활동에 적합할 가능성이 있는 지원자를 이 열로 옮겨 놓을 수도 있습니다.
1. 상세한 정보를 추적하고 정리하기 수월하도록 사용자 지정 필드를 사용합니다
자원봉사 활동마다 필요한 것이 다를 수 있습니다. 따라서 프로젝트에 사용자 지정 필드를 추가하면 지원자의 특정 스킬, 관심사, 참여 가능 여부를 추적할 수 있어 조직에 필요한 것을 제공해 줄 수 있는지 확인할 수 있습니다.
예를 들어, 그래픽 디자인, 소셜 미디어, 자금 조달 등과 같이 조직에서 필요로 하는 '스킬' 을 중심으로 필드를 생성할 수 있습니다. 자원봉사자가 한 주에 봉사할 수 있는 총시간을 표시하는 필드를 생성하여 미리 일정을 파악할 수 있습니다.
이러한 필드는 다음 단계에서 알아볼 자원봉사자 지원서 양식에서 사용하는 필드와 일치합니다!
2. 자원봉사자 지원서 제출을 위한 양식을 생성합니다
자원봉사 지원자 추적을 시작하려면 지원자가 작성할 양식을 만들어야 합니다. 양식을 사용하면 지원서를 평가하는 데 필요한 모든 정보를 확보한 상태로 시작할 수 있습니다.
- 프로젝트 상단에 있는 양식 탭으로 이동합니다.
- 양식을 맞춤 설정하여 앞서 소개한 단계에서 생성한 필드를 포함하고 이 외에도 지원자가 적합한지 판단하기 위한 필드를 추가적으로 생성합니다. 예를 들어, 첨부 파일 필드를 만들어서 지원자가 이력서나 자기소개서를 첨부하도록 할 수 있습니다. 또한, 봉사 활동에 참여 가능한 날을 표시할 수 있는 날짜 선택기를 추가할 수도 있습니다.
- 양식이 준비되면 활성 상태로 설정하고 지원자에게 링크를 공유하거나 웹사이트에 게시합니다. 누구나 Asana 계정이 없더라도 Asana에서 양식을 제출할 수 있습니다.
- 양식이 제출되면 해당 양식이 자원봉사자 접수 프로젝트에서 작업으로 전환됩니다.
- 이제 팀이 지원서를 검토하고 승인하는 일만 남았습니다. 담당자에게 작업을 배정하고 마감일을 지정하세요. 담당자가 작업을 적절한 열에 끌어다 놓아 어떤 검토 단계에 있는지 명확히 표시하도록 합니다.
규칙을 설정하여 제출 프로세스의 일부를 자동화하세요. 예를 들어, 새로 제출된 양식을 팀원이 검토하도록 자동으로 배정할 수 있습니다. 또는 지원자가 본인의 스킬 중 하나가 소셜 미디어라고 명시한 경우, 해당 지원서 작업을 소셜 미디어 프로젝트에 자동으로 배치하여 담당 팀이 이를 파악하게 할 수 있습니다.
자원봉사자가 승인되면 이제는 온보딩할 차례입니다! 지금부터는 자원봉사자를 온보딩하는 방법에 대해 알아보겠습니다.
자원봉사자 온보딩 방법
1. 자원봉사자 온보딩 템플릿을 사용합니다
자원봉사자는 업무를 성공적으로 수행하기 위해 많은 양의 정보를 숙지해야 합니다. 온보딩 템플릿을 구성하면 온보딩 프로세스를 간소화하거나 확대할 수 있습니다. 자원봉사자를 게스트로 초대하여 첫날부터 필요한 모든 것을 갖춘 상태에서 시작할 수 있도록 지원하세요.
Asana 온보딩 템플릿을 사용하여 프로젝트를 시작하고 필요에 맞게 맞춤 설정한 다음 사용자 지정 템플릿으로 저장하세요.
2. 이메일 대신 대화 기능을 사용하여 새로운 소식을 공유합니다
모든 자원봉사자에게 보내는 단체 이메일은 빠르게 혼잡해질 수 있으며 중요한 정보를 놓치기 쉽습니다. 대화 내용을 복제하고 이메일에 응답하느라 팀이 허비하는 시간은 말할 필요도 없죠. 대신, Asana에서 대화 기능과 상태 기능을 사용하세요.
- 팀의 대화 기능은 팀 전체에 공지를 전달하고, 주요 성과를 축하하고, 여러 가지 프로젝트를 동시에 의논할 수 있는 휼륭한 수단입니다.
- 상태 업데이트를 사용하면 모든 구성원에게 업무 현황을 알리고 완료된 작업, 예정된 작업, 마일스톤을 강조하고 계획 실행에 방해가 될 수 있는 요소를 알릴 수 있습니다. 또한, 상태 업데이트에서 팀원을 @ 멘션하여 팀원에게 칭찬을 건넬 수도 있습니다!
상태 업데이트는 모든 멤버가 응답할 수 있는 수신함에 표시됩니다. 또한, 가장 중요한 정보를 쉽게 찾을 수 있도록 논의 내용 상단에 중요한 댓글을 고정할 수 있습니다.
3. 자원봉사자를 대상으로 Asana 기본 사용 방법을 교육합니다
많은 조직에는 자체적인 Asana 사용 규칙과 온보딩 프로세스가 있습니다. 만약 없더라도 새로 합류한 자원봉사자가 라이브 교육 웨비나에 등록하면 빠르게 Asana 사용법을 익히고 Asana를 시작할 수 있어 매우 유용할 것입니다.
간략한 동영상 튜토리얼을 시청하시거나 지금 보고 계신 Asana 가이드를 읽고 자신의 학습 속도에 맞게 배울 수도 있습니다.
자원봉사자 업무량 및 실행 가능한 업무량 관리
자원봉사자가 Asana를 사용하기 시작하면 이제는 자원봉사자 프로젝트를 한 곳에서 관리할 수 있습니다.
포트폴리오를 사용하면 여러 프로젝트의 업무를 한 곳에서 정리하고 모니터링할 수 있습니다. 또한 포트폴리오를 사용하면 워크로드 기능으로 팀의 업무 가능 여부를 명확하게 파악할 수 있습니다. 포트폴리오를 생성하는 것부터 시작한 다음 그룹으로 함께 묶을 프로젝트를 추가하세요.
바로 이러한 이유로 정기적으로 상태를 업데이트하는 것이 중요합니다. 상태 업데이트는 여기에 한꺼번에 표시되므로 쉽게 탭을 관리하고 빠진 것이 없는지 확인할 수 있습니다.