Projecten begrijpen

Met projecten kunt u alle taken organiseren gerelateerd aan een specifiek initiatief, doel of groot deel van het werk op een lijst of bord.

Leer de basis van taakbeheer in onze virtuele Asana-training Aan de slag. Registreer nu

Een project maken

create

Een nieuw project maken:

  1. Klik op de knop Snel toevoegen
  2. Project selecteren

Op een nieuw scherm krijgt u 3 opties om uit te kiezen: een Leeg project aanmaken, Een sjabloon gebruiken of Spreadsheet importeren.

Klik op + in het lege projectvenster om van nul te beginnen.

create a project 2

In organisaties moet je lid zijn van een team voordat je een project kunt maken.

Uw nieuwe project opzetten

Zodra u op Leeg project klikt, kunt u de details van uw project invullen, uw indeling kiezen, een projectkleur en -pictogram kiezen, en uw privacy-instellingen instellen.

U kunt uw project ook personaliseren met behulp van aangepaste projectpictogrammen. Upload een jpg of een png om het standaard projectpictogram te vervangen. Deze aangepaste pictogrammen verschijnen in de zijbalk, * * home * *, * * team * * pagina 's, **portfolio' s * * en maken het makkelijker dan ooit om uw projecten te vinden en Asana persoonlijker dan ooit te maken. 

create a project 3

Vanuit het scherm met projectdetails kunt u:

  1. Een projectnaam en omschrijving invoeren
  2. Selecteer het team waaraan u het project wilt toevoegen
  3. Uw privacy-instellingen configureren
  4. Een lijst-, bord-, tijdlijn- of agendalay-out selecteren
  5. Maak een project zodra de details zijn toegevoegd

Onder organisaties wordt met de knop Project maken automatisch het team ingevuld dat bovenaan staat in de zijbalk. Klik op het Teamveld om handmatig te selecteren in welk Team je project gemaakt wordt.

Zodra je deze velden ingevuld hebt en op de knop Project maken hebt geklikt, wordt je nieuwe project geladen in het hoofdvenster en wordt het ook weergegeven in de zijbalk.

Projectacties

Er zijn veel beschikbare acties die u in Asana op uw projecten kunt uitvoeren. De hieronder getoonde acties gelden voor projecten. Zoekweergaven en mijn taken zullen variaties hiervan hebben.

project actions

Klik op het vervolgkeuzepictogram om naar de volgende opties te gaan:

  1. Projectgegevens bewerken - wijzig de naam of beschrijving van je project
  2. Kleur & pictogram instellen - de kleur van het project wijzigen
  3. Projectlink kopiëren
  4. Lay-out opslaan als standaard
  5. Dupliceren - het project dupliceren
  6. Omzetten naar sjabloon
  7. Aan portfolio toevoegen
  8. Importeren/exporteren of afdrukken/verplaatsen naar een ander team
  9. Archiveren - het project archiveren
  10. Project verwijderen

Maak een favoriet van het project door op het sterretje naast de projectnaam te klikken en voeg het toe aan uw zijbalk voor gemakkelijke toegang.

Projectnaam en -beschrijving

De naam en de beschrijving van een project geven een context over wat het project is en wat het wil bereiken. Wanneer je een project opent, wordt de projectnaam prominent weergegeven in de koptekst.

change project description

Om de naam en de beschrijving van een project te wijzigen:

  1. Klik op het vervolgkeuzemenu
  2. Selecteer Details project bewerken.

Projectbeschrijving ondersteunt tekst met opmaak en emoji 's.  

 

Een project afdrukken

print project

Een project afdrukken:

  1. Klik op het vervolgkeuzemenu
  2. Klik op Exporteren/Afdrukken
  3. Selecteer de optie Afdrukken 

Uw gedrukte exemplaar zal bevatten:

  • Taaknamen en beschrijvingen
  • Namen en beschrijvingen van subtaken
  • Sectie- of kolomnamen
  • Vinkje voor onvoltooid/voltooid
  • Aangepaste velden
  • Taakvervaldatums

De afgedrukte versie geeft de huidige weergave van uw project of Mijn Taken weer. Als u de afgedrukte versie op een andere manier gesorteerd of gefilterd wilt hebben, verandert u gewoon de weergave en drukt u opnieuw af.

U kunt ook de afdrukoptie gebruiken om uw project als pdf op te slaan. De meeste browsers zullen in hun afdrukdialoog een optie "Opslaan als pdf" aanbieden. Kies deze optie om de afdrukweergave van het project op uw computer op te slaan.

Een project dupliceren

Dupliceer een project om het te gebruiken als sjabloon voor gemeenschappelijke workflows.

duplicate project

Een project dupliceren:

  1. Klik op het vervolgkeuzemenu naast de titel van het project
  2. Duplicaat selecteren
duplicate project dialog

Vanaf hier krijgt u een lijst van taakvelden om in uw nieuwe project op te nemen. Vink de gewenste velden aan en klik op Nieuw project aanmaken als u klaar bent.

Voor workflows die je de hele tijd gebruikt, zou je kunnen overwegen om projectsjablonen te gebruiken in plaats van de projecten een voor een te dupliceren.

Neem deel aan onze virtuele training Basisworkflows maken in Asana en leer hoe u effectieve projecten kunt bouwen. Registreer u nu.

 

Opgeslagen weergaven

saved

Bekijk wat het meest relevant is voor u en uw team met opgeslagen weergaven voor projecten. Met opgeslagen weergaven kunnen projectbeheerders en redacteuren maximaal 12 tabbladen per project maken met meerdere lijst-, bord-, agenda- of tijdlijntabbladen. Als projectbeheerder of -editor kunt u ook filters en sorteringen toepassen op projecten, en de weergave opslaan als een tabblad in uw project of opnieuw ordenen, als standaard instellen, tabbladen hernoemen of verwijderen.

Enkele weergaven die u zou kunnen proberen:

  • Stel meerdere agendaweergaven in om de projectenplanning per maand te bekijken
  • Een bordweergave instellen om de voortgang voor open taken weer te geven
  • Herschik projectweergaven om de belangrijkste of meest gebruikte weergave op de eerste plaats te zetten

Niet-taakweergaven (Overzicht, Werkstroom, Dashboard, Berichten, Bestanden) kunnen niet worden gedupliceerd of hernoemd.

Als uw organisatie momenteel een Enterprise-plan heeft, is het mogelijk dat de projectbeheerder de projectmachtigingen heeft bijgewerkt naar "Alleen projectbeheerders". Dit betekent dat de Projecteditor geen tabbladen in het project kan wijzigen.

Een project naar een ander team verplaatsen

Deze actie is beschikbaar voor zowel openbare projecten als privéprojecten in organisaties.

Het voorbehoud is dat u lid moet zijn van beide teams om een privé-project te kunnen verplaatsen.

Je kunt alleen een project verplaatsen naar teams waar je lid van bent.

move project to another team

Een project naar een ander team verplaatsen:

  1. Klik op het vervolgkeuzemenu
  2. Selecteer Verplaatsen naar een ander team.
  3. Selecteer het team van bestemming (het vinkje geeft aan in welk team het project zich momenteel bevindt)

Je kunt ook projecten tussen teams verplaatsen door ze in je zijbalk te slepen.

Projecten naar een andere werkruimte of organisatie verplaatsen

Werkruimtes en organisaties hebben harde afbakeningen. Om een project naar een andere ruimte te verplaatsen, moet je een nieuw project maken in de door jou gekozen werkruimte en organisatie, en takenlijsten handmatig kopiëren en plakken van het bestaande project naar dit nieuwe project.

Maar misschien wilt u deze integratie van derden gebruiken. Kothar is een hulpmiddel om Asana-projecten over te zetten tussen werkruimten. Het kopieert uw project en repliceert het in de door u gekozen ruimte, terwijl het oorspronkelijke project intact blijft.

Een projectlink kopiëren

Kopieer de taak-URL om gemakkelijk te delen met teamleden

copy link

Om een projectlink te kopiëren:

  1. Klik op het vervolgkeuzemenu
  2. Selecteer Projectlink kopiëren.

Projectkleuren

Hebt u veel projecten, maar zijn er maar een paar voor u relevant of dringend, gebruik dan de kleurenfunctie om die projecten visueel duidelijker te maken.

project colors

De kleur van een project wijzigen:

  1. Klik op het vervolgkeuzemenu
  2. Kleur & pictogram instellen selecteren
  3. Vink het vakje Ingesteld voor iedereen aan om de projectkleur in te stellen voor iedereen in je werkruimte of organisatie

Een project importeren in Asana

U kunt taken importeren naar een project in Asana met CSV.

import tasks

Ga naar het vervolgkeuzemenu in de koptekst van het project naast de naam van je project, beweeg je muis over Importeren en kies vervolgens CSV.

import tasks

Volg de instructies die volgen, en kies het project waaraan je je CSV-bestand wilt toevoegen, en de organisatie waar het in staat.

Om projecten of taken in Asana te importeren, kunt u ook de taken die u naar Asana wilt verplaatsen als lijst dupliceren, en die lijst in een project plakken. Asana zal automatisch een nieuwe taak aanmaken na elk regeleinde.

Merk op dat ons Ondersteuningsteam geen hulp kan bieden met tools van derden, omdat die niet door Asana ontwikkeld zijn.

Een project exporteren

U kunt uw project exporteren naar de tekstgebaseerde bestandsformaten JSON of CSV.

Behalve projecten, kunt u ook een Zoekweergave of uw Mijn Taken exporteren.  

export project

Een project exporteren:

  1. Klik op het vervolgkeuzemenu naast de titel van het project
  2. Beweeg de muis over Exporteren/Afdrukken
  3. Kies het gewenste bestandstype

Meer informatie over projecten exporteren.  

Een project archiveren

Door een project te archiveren kunt u zich op actievere projecten concentreren.

archive project

Een project archiveren:

  1. Klik op het vervolgkeuzemenu
  2. Archiveren selecteren

Iedereen met een link naar het gearchiveerde project heeft nu makkelijk toegang tot het project. Je kunt het ook vinden via Zoeken.

Taken in gearchiveerde projecten die aan u zijn toegewezen zullen nog steeds in uw Mijn taken getoond worden.

Wenst u een taak te markeren als voltooid? We raden aan een project in de projectstatus te voltooien, want een project archiveren, zal de status ervan niet updaten.

Een project archiveren ongedaan maken

Je kunt een project altijd herstellen via de projectkoptekst of via de zijbalk.

unarchive project

Het archiveren van een project ongedaan maken:

  1. Klik op het vervolgkeuzemenu
  2. Dearchiveren selecteren
  3. Of klik op de herstelknop in de rechter bovenhoek

Gearchiveerde projecten verlopen nooit en worden niet verwijderd.

Een project verwijderen

Als u een project verwijdert, wordt het voor iedereen verwijderd. Verwijder alleen projecten waarvan u zeker weet dat niemand ze wil behouden.

Toegewezen taken en taken verbonden met andere projecten worden niet verwijderd.

delete project

Een project verwijderen:

  1. Klik op het vervolgkeuzemenu
  2. Project verwijderen selecteren

Alle projectleden krijgen een e-mailmelding over de verwijdering, en de persoon die het verwijderd heeft krijgt een link om het ongedaan te maken, als hij of zij dat wil. Deze link om de verwijdering weer ongedaan te maken vervalt na 30 dagen. E-mails over het verwijderen van projecten worden niet verstuurd als het project minder dan één dag oud is en er geen taken in staan.

Als u klikt op Sjabloon gebruiken, kunt u kiezen uit een bibliotheek met algemene sjablonen.

Template

Er zijn voor u aanbevolen sjablonen op basis van uw teamtype, maar als u in die functie geen sjablonen ziet die u wilt, kunt u gemakkelijk van team veranderen om andere sjabloonopties te zien.

Aangepaste sjablonen

Het is ook mogelijk om aangepaste sjablonen te zien en te gebruiken die specifiek voor je Organisatie gemaakt zijn als je daar de voorkeur aan geeft. Deze aangepaste sjablonen zijn georganiseerd op team.

Template 2

Een aangepast sjabloon gebruiken:

  1. Selecteer de naam van je organisatie
  2. Selecteer een aangepaste sjabloon die u wilt gebruiken

 

Voorbeeld sjabloon

Als u het sjabloon hebt gevonden dat u wilt gebruiken, bekijk dan het voorbeeld voor meer informatie. Selecteer Sjabloon gebruiken als u klaar bent om te beginnen.

Als u Sjabloon gebruiken selecteert, kunt u het sjabloon hernoemen en beginnen met uw nieuwe project.

Stap 1 vereist u om nieuwe projectdetails toe te voegen.

Template preview

Inputdetails:

  • Voeg projectdetails, naam, team toe en selecteer een privacyoptie

Stap 2 projectdatums plannen.

Template step 2

Schema

  • Voeg een startdatum en een einddatum toe om een project te maken
  • Klik op de knop Project maken 

Projecttoestemmingen

Meer informatie over projecttoestemmingen en hoe deze aan te passen in het artikel toestemmingen.

Projecten vinden en openen

accessing projects

Er zijn veel manieren om toegang te krijgen tot een project:

  1. Zoek op de projectnaam
  2. Vanuit de lijst van projecten in Teams
  3. Vanuit de lijst van projecten in de zijbalk

 

Lees nog meer over aan de slag gaan met projecten in het Asana-gemeenschapsforum.

Bezoek de gemeenschap

Projecteigenaar en -leden

Elk project heeft slechts één projecteigenaar, maar kan vele projectleden hebben.

Zowel de projecteigenaar als de projectleden kunnen taken aan het project toevoegen of eruit verwijderen, en deze bewerken.

Zowel de projecteigenaar als de projectleden kunnen de projectstatus bijwerken en de de voortgangsgrafiek van het project aanpassen, alsook meldingen over het project ontvangen.

Projecteigenaar

Een van de projectleden kan de projecteigenaar worden.

project owner identification

De projecteigenaar kan als volgt worden geïdentificeerd:

  1. Navigeer naar de sectie Overzicht van het project
  2. U vindt de projecteigenaar onder Projectrollen

Standaard wordt de persoon die het project aanmaakt, ingesteld als de eigenaar van het project.

Projecteigenaar opnieuw toewijzen

change project owner

De projecteigenaar wijzigen:

  1. Navigeer naar de sectie Projectrollen van het tabblad Overzicht van het project
  2. Klik op de vervolgkeuzepijl naast de naam van een projectlid en selecteer Instellen als projecteigenaar
remove project owner

U kunt ook klikken op de vervolgkeuzepijl naast de naam van de huidige projecteigenaar en Verwijderen als projecteigenaar selecteren

Projectleden

Houd uzelf en uw collega 's op de hoogte van de projecten door projectlid te worden.

Projectleden ontvangen een melding (via e-mail of inbox, afhankelijk van uw meldingsinstellingen) wanneer:

  • De projecteigenaar de projectstatus heeft bijgewerkt
  • Iemand een nieuwe taak maakt of toevoegt aan het project
  • Een nieuw gesprek wordt gepost in het project

U hoeft niet noodzakelijk een projectlid te zijn om een project te zien. De zichtbaarheid van een project wordt bepaald door de toestemmingen van het project.  

Voeg projectlid toe

add project member

Een projectlid toevoegen

  1. Klik op het profiel-pictogram van het lid in de koptekst van het project
  2. Voer de naam of het e-mailadres van de persoon in
add project member

U kunt meerdere personen toevoegen in het veld projectleden. Zodra u de naam of het e-mailadres van de persoon hebt ingevoerd, krijgt u een knop Lid toevoegen 

Alle projectleden zullen e-mailberichten ontvangen over projectverwijderingen. Het is niet mogelijk om deze meldingen uit te zetten.

Meldingen van verwijderde projecten bevatten ook een link om het verwijderde project te herstellen.

Instellingen meldingen leden

access project notification settings

Toegang tot de instellingen voor meldingen van leden

  1. Klik op het profiel-pictogram van het lid in de koptekst van het project
  2. Lidmeldingen beheren selecteren
project notification settings

Vanuit je lidmeldingsinstellingen kun je:

  1. Meldingen aanpassen voor elk projectlid

In de instellingen voor projectmeldingen zijn er drie opties waaruit u kunt kiezen:

  • Statusupdates - meldingen wanneer de projecteigenaar de status van het project bijwerkt
  • Gesprekken - meldingen wanneer iemand een projectgesprek post
  • Taak aanmaken - meldingen wanneer taken aangemaakt worden of toegevoegd worden aan het project

Er zijn twee categorieën van meldingen in projecten:

Getriggerd door projectacties

  • Taak toegevoegd aan een project
  • Projecteigenaar gewijzigd
  • Project vervaldatum veranderd
  • Projectverhaal delen - wanneer iemand een project met u deelt

Gerelateerd aan een project

  • Een gesprek aanmaken - heeft zijn eigen Asana inbox-thread
  • Een statusupdate maken - heeft zijn eigen Asana inbox-thread
  • Uitnodiging geaccepteerd - wanneer iemand uw uitnodiging accepteert

Asana-gebruikers ontvangen e-mailmeldingen wanneer er reacties of @vermeldingen worden geplaatst bij een taak waaraan ze meewerken.

Secties

Met secties kunt u de taken in uw project verdelen en organiseren. Secties kunnen gebruikt worden om categorieën, workflowfasen, prioriteiten en meer te maken.

U kunt op de desktopversie van Asana een sectie aanmaken met de sneltoets Tab-N.

sections

Secties maken

create section

Een sectie in je project maken:

  1. Klik op het vervolgkeuzemenu naast de knop Nieuwe toevoegen 
  2. Klik op Sectie toevoegen.

Taken tussen secties verplaatsen

change sections

Er zijn twee manieren om een taak naar een andere sectie te verplaatsen:

  1. Sleep de taak tussen de secties in het hoofdvenster
  2. Klik op de sectienaam in het deelvenster met taakdetails en kies een andere sectie uit de vervolgkeuzelijst

Al je taken verhuizen automatisch naar je nieuwe sectie

Secties bekijken

identify section

Er zijn twee manieren om te bepalen in welke sectie een taak zich bevindt:

  1. Vanuit het hoofdvenster
  2. Vanuit het deelvenster met taakdetails

Om een sectie toe te voegen onder een lijst van subtaken, moet je de sneltoets TAB+N gebruiken.

Samenvouwbare secties

Secties kunnen naar wens worden uitgevouwen en samengevouwen.

Klik op de pijl naast een sectie en u kunt de taken onder die sectie uitvouwen en samenvouwen.

Collapsible Sections

Een sectie verwijderen

Je kunt op elk moment een sectie verwijderen.

delete section

Om een sectie te verwijderen:

  1. Klik op het Driepunten-pictogram naast de koptekst van de sectie
  2. Sectie verwijderen selecteren

Vanaf hier wordt u gevraagd om de verwijdering te bevestigen.

delete section 2

Het is geen geheim — Asana biedt gratis proefversies van 30 dagen. Start de jouwe vandaag nog. Probeer het gratis