Taaktoestemmingen

Toegang tot een taak in Asana is contextueel en er zijn verschillende situaties die van invloed zijn op wie toegang heeft tot een taak:

In dit artikel leggen we het volgende uit:

• Taaktoestemmingen identificeren
• Wie kan uw taak zien
• Toegang geven tot uw taak
• Toegang tot uw taak beperken

Privétaak

 

Controleren of een taak privé is en geen deel uitmaakt van een project:

1. Een banner boven de taaknaam geeft aan dat de taak privé is voor jou en eventuele medewerkers.
2. Het projectveld in het detailvenster van de taak geeft aan of de taak tot een project behoort of niet.

Taken die in Mijn taken zijn gemaakt, zijn standaard privétaken die tot geen enkel project behoren en geen medewerkers hebben.

Wie kan deze taak zien?

Toegang tot een privétaak die niet tot een project behoort:

Alleen medewerkers hebben toegang tot privétaken die niet tot een project behoren.

Hoe kan ik toegang tot deze taak geven?

Een privétaak delen die niet tot een project behoort:

Kijk vóór het toevoegen van de taak aan een project eerst naar de toestemmingen van het project.  

Hoe beperk ik de toegang tot deze taak?

Om de toegang te beperken tot een taak die niet tot een project behoort, kun je:

1. Maak de taak privé voor de medewerkers ervan
2. Alle medewerkers verwijderen om een taak privé voor jou te maken

Verwijder jezelf niet als medewerker van een taak, anders verlies je zelf ook de toegang tot de taak.

Openbare taak

Verifiëren of een taak openbaar is en niet tot een project behoort:

1. Een banner boven de taaknaam geeft aan dat de taak zichtbaar is voor iedereen in [organisatienaam]
2. Het projectveld in het deelvenster met taakdetails geeft aan of de taak tot een project behoort of niet

Wie kan deze taak zien?

Wie kan een openbare taak zien die niet tot een project behoort:

1. Alle organisatieleden
2. Taakmedewerkers

Hoe verleen ik toegang tot een taak die niet tot een project behoort?

1. Iemand toevoegen als taakmedewerker: door iemand als taakmedewerker toe te voegen, krijgen ze toegang tot deze ene taak. Als hij een lid is van de organisatie, dan heeft hij al toegang tot de taak via Zoeken.
2. Voeg de taak toe aan een project — Het toevoegen van de taak aan het project geeft alle projectleden toegang tot de taak.

Zorg dat u, voordat u de taak aan een project toevoegt, de toestemmingen van het project kent en weet wie de leden van het project zijn.  

Hoe beperk ik de toegang tot een openbare taak die niet tot een project behoort?

1. Mensen verwijderen als taakmedewerkers: door alle taakmedewerkers te verwijderen, behalve jezelf, ontvangen organisatieleden niet langer taakmeldingen, maar hebben ze nog steeds toegang tot de taak door ernaar te zoeken.
2. De taak privé maken: klik op de knop taakacties in het deelvenster met taakdetails en selecteer Privé maken.   Aangezien de taak tot geen enkel project behoort, zal ze alleen zichtbaar zijn voor jou en eventuele taakmedewerkers.

Taken in een openbaar project

Controleren of een taak deel uitmaakt van een openbaar project:

1. Het projectveld in het deelvenster met taakdetails geeft het project aan waar de taak toe behoort. Klik op de projectnaam om het project te laden.
2. Na het laden van het project geeft de koptekst aan dat het project Openbaar is voor [teamnaam].

Wie kan deze taak zien?

Wie kan taken in een openbaar project zien:

1. Projectleden
2. Taakmedewerkers
3. Teamleden

Hoe geef ik toegang tot taken in een openbaar project?

1. Iemand toevoegen als taakmedewerker: door iemand toe te voegen als taakmedewerker, ontvangt hij updates over de taak. Als hij al project- of teamlid is, heeft hij al toegang tot de taak.
2. Voeg iemand toe als projectlid — Wanneer je iemand toevoegt als projectlid geef je ze toegang tot alle taken in een project. Als ze al teamlid zijn, dan hebben ze al toegang tot de taak.

Hoe beperk ik de toegang tot deze taak?

• Taakmedewerkers verwijderen: ze ontvangen niet langer taakmeldingen. Als ze project- of teamlid zijn, blijven ze toegang houden tot de taak.
• Projectleden verwijderen: ze ontvangen niet langer taak- en projectmeldingen. Als ze echter ook lid zijn van het team waarin het project bestaat, kunnen ze deze taak en andere taken in het project nog altijd bekijken omdat deze openbaar is.
• De taak verwijderen uit het project: projectleden hebben niet langer toegang tot de taak, maar taakmedewerkers behouden toegang tot de taak.
• Het project privé maken: teamleden hebben niet langer toegang tot de taak of het project, maar projectleden en taakmedewerkers behouden toegang tot de taak.

Taken in een privéproject

Een taak in een privéproject verifiëren:

Er verschijnt een gele balk boven het projectveld in het deelvenster met projectdetails als de toegang tot de taak beperkt is tot een groep mensen. De gele balk bevat een lijst van iedereen die toegang heeft tot de taak.

Wie kan deze taak zien?

Wie kan taken in een privéproject zien:

1. Projectleden
2. Taakmedewerkers

Hoe verleen ik toegang tot taken in een privéproject?

1. Iemand toevoegen als taakmedewerker — Wanneer je iemand toevoegt als taakmedewerker krijgt deze persoon toegang tot alleen die ene taak. Als hij projectlid is, heeft hij al toegang tot de taak.
2. Iemand toevoegen als projectlid: door iemand toe te voegen als projectlid, krijgt deze persoon toegang tot alle taken in het project.
3. Het project openbaar maken — Als je het project openbaar maakt krijgen alle leden van het team waarin het project zich bevindt toegang.

Hoe beperk ik de toegang tot deze taak?

• Taakmedewerkers verwijderen: ze hebben niet langer toegang tot de taak. Als de persoon echter ook een projectlid is, dan heeft de persoon wel nog toegang tot de taak van het project, maar ontvangt geen meldingen meer over de taak.
• Projectleden verwijderen: ze hebben niet langer toegang tot de taak of andere eventuele taken in het project, tenzij ze nog steeds medewerker zijn van de taak.
• De taak verwijderen uit het project: projectleden hebben niet langer toegang tot de taak, maar taakmedewerkers hebben nog steeds toegang tot de taak.

Toegang tot een privéproject aanvragen

U kunt contact opnemen met de verantwoordelijke van een privétaak om toegang aan te vragen. Om dit te doen:

1. Klik op de link naar de privétaak waartoe u toegang nodig hebt. U ziet een scherm dat uitlegt dat u geen toegang hebt tot die taak.
2. Klik op Toegang aanvragen om de verantwoordelijke voor die taak om toegang te vragen.
3. De verantwoordelijke krijgt een taak waarin staat dat u toegang hebt gevraagd en heeft de mogelijkheid om u als medewerker toe te voegen.

Verzoeken om medewerkers toe te voegen aan een privétaak
accepteren of weigeren

Als je geen toegang hebt tot een privétaak, kun je verzoeken of je kunt worden toegevoegd als medewerker. Je aanvraag moet goedgekeurd worden voordat je toegang krijgt tot de taak.

• Als je toegang tot een privétaak aanvraagt, dan krijgt de verantwoordelijke een taak waarmee hij of zij wordt geïnformeerd dat iemand toegang heeft aangevraagd. De verantwoordelijke kan je vervolgens toevoegen aan het project en zo toegang verlenen.
• Als er geen verantwoordelijke aan de taak is toegewezen, zal de taak om toegang te verlenen of te beperken, toegewezen worden aan diegene die de taak heeft aangemaakt als deze persoon nog steeds bewerkingstoegang heeft.
• Als er geen verantwoordelijke aan de taak is toegewezen en diegene die de taak heeft aangemaakt geen bewerkingstoegang meer heeft, dan zal de eerste medewerker met bewerkingstoegang de taak krijgen om toegang te verlenen of te beperken.
• Als de taak toegankelijk is voor leden van een project, dan wordt de taak om toegang te accepteren of te weigeren toegewezen aan de projecteigenaar. Als het project geen eigenaar heeft, dan wordt de taak toegewezen aan een lid met bewerkingstoegang voor dat project.

Op zoek naar een betere manier om je werk te beheren? Begin met een gratis proefperiode van 30 dagen met Asana. Probeer het gratis