Taken begrijpen

Taken vertegenwoordigen uitvoerbare stappen of taken om duidelijk te maken wie waarvoor verantwoordelijk is, maar ze kunnen ook ideeën en referentie-items vertegenwoordigen. Als u gewend bent om e-mails te sturen telkens als u iets nodig hebt van een teamgenoot, probeer dan eens een taak te maken.

Taken slaan alle instructies, opmerkingen en bijlagen op die ermee verband houden, zodat informatie op één plaats blijft. Taken maken meestal deel uit van een project, zodat ze gemakkelijk te vinden zijn en zichtbaar voor je teamgenoten.

Taken aanmaken

Er zijn drie manieren om taken te maken:

  1. Via de oranje Quick add toets in de bovenste balk
  2. Via knop Taak toevoegen in een project
  3. Klikken op  + naast de sectie

U kunt ook taken maken vanuit e-mailsSlack-berichten en andere externe apps.

Taakverantwoordelijke

Elke taak kan maar één verantwoordelijke hebben, maar kan wel vele medewerkers hebben.

Zowel de verantwoordelijke als de Medewerkers van een taak kunnen de taak bekijken en mogelijk ook bewerken, afhankelijk van de toestemmingsinstellingen van de taak. De aanmaker en de verantwoordelijke van de taak worden automatisch toegevoegd als medewerkers aan de taak. Medewerkers aan de taak ontvangen meldingen wanneer de taak wordt bijgewerkt.

Taken toegewezen aan verschijnen in uw Mijn taken.

Een taak toewijzen:

  1. Klik op het veld Verantwoordelijke in het Deelvenster met taakdetails
  2. Begin met het typen van de naam of het e-mailadres van de persoon
  3. Selecteer de persoon uit de autoaanvulresultaten

Om de toewijzing van een taak ongedaan te maken, navigeert u naar het veld Verantwoordelijke en klikt u op de X.

Druk op Tabblad+M om uzelf een taak toe te wijzen.

Duplicaattaken toewijzen

U kunt dezelfde taak maken voor meerdere personen.

Assign to multiple people.png

Om meerdere kopieën van een taak toe te wijzen:

  1. Open het Deelvenster met taakdetails en klik op het veld Verantwoordelijke
  2. Klik op Duplicaattaken toewijzen.
  3. Kies aan wie u een duplicaat gaat toewijzen
  4. Klik op Toewijzen
    .

Kopieën toewijzen wijst de oorspronkelijke taak niet aan meerdere personen toe; het maakt meerdere kopieën van de taak en wijst die aan elke persoon toe.

Taakmedewerkers

Word medewerker van een taak om op de hoogte te blijven van de volgende wijzigingen:

  • Een bijlage is toegevoegd
  • Er is een nieuwe reactie geplaatst
  • Iemand vindt de taak leuk
  • De taak is gemarkeerd als voltooid

Medewerkers ontvangen inboxmeldingen en kunnen meldingen via e-mail ontvangen, afhankelijk van hun instellingen.

Om een medewerker aan een taak toe te voegen, klikt u op de knop + naast Medewerkers om Medewerkers toe te voegen of te verwijderen.

Als je meldingen krijgt voor een taak waarin je niet langer geïnteresseerd bent, kun je jezelf verwijderen uit de lijst met Medewerkers door op de knop Taak verlaten te klikken.

Als u een andere persoon @vermelding geeft in de beschrijving of reactie van een taak, zal deze automatisch worden toegevoegd als medewerker aan de taak.

Een project, taak of subtaak maken?

Bekijk hieronder ons kader om u te helpen de juiste weg te kiezen:

Project maken...   Een taak maken... Een subtaak maken... Voorbeelden
Mate van inzet Het gaat om een grote inspanning met een groep belanghebbenden die in de loop van de tijd naar een doel toewerken, of u wilt een centrale plaats om het werk te volgen. U probeert voor één persoon een enkele taak vast te leggen, die binnen een paar minuten of werkdagen kan worden verwezenlijkt. Meerdere mensen dragen bij tot de voltooiing van een taak om u te helpen verdelen en overwinnen. Project: Redactionele agenda
Taak: Blog publiceren
Subtaak: Citaten van klanten verzamelen voor blog
Complexiteit Wat u doet heeft veel stappen, fasen, belanghebbenden of lagen. U wilt communiceren met een subgroep van belanghebbenden over een specifiek werkstuk (in plaats van het hele project). U probeert een taak in hapklare brokken te verdelen. Project: Nieuwjaarsactie
Taak: Campagneberichten voltooien
Subtaak: Campagneberichten herzien

Meer middelen om taken onder de knie te krijgen

Was dit artikel nuttig?

Thanks for your feedback