Wat zijn taken?
Taken vertegenwoordigen actiegerichte stappen of taken om duidelijk te maken wie waarvoor verantwoordelijk is en tegen wanneer, maar ze kunnen ook ideeën en referentie-items vertegenwoordigen. Als u gewend bent om e-mails te sturen telkens als u iets nodig hebt van een teamgenoot, probeer dan eens een taak te maken.
U hebt bijvoorbeeld de taak om een video voor een komende campagne te animeren, en een andere teamgenoot is verantwoordelijk voor de enscenering ervan. Deze taken kunnen worden bijgehouden in een campagne-beheerproject.
Taken slaan alle bestanden, reacties en gerelateerde instructies op zodat informatie op de juiste plaats (en op één plaats) blijft. Taken maken meestal deel uit van een project, zodat ze gemakkelijk te vinden zijn en zichtbaar voor je teamgenoten. Bekijk asana.com/apps voor meer informatie.
Taken aanmaken
Er zijn drie manieren om taken te maken:
- Via de oranje Quick add toets in de bovenste balk.
- Via knop Taak toevoegen in een project.
- Klik in een takenlijst, druk op enter en begin te typen.
U kunt ook taken maken vanuit e-mails, Slack-berichten en andere externe apps. Asana integreert met de beste hulpmiddelen om u tijd te besparen en uw taken gemakkelijker te beheren.
Taakverantwoordelijke
Elke taak kan maar één verantwoordelijke hebben, maar kan wel vele medewerkers hebben.
Zowel de taakverantwoordelijke als de medewerkers van een taak kunnen de taak bekijken en mogelijk ook bewerken, afhankelijk van de toestemmingsinstellingen van de taak.
Het veld verantwoordelijke duidt de persoon aan die het werk doet.
Elke taak toegewezen aan een gebruiker zal verschijnen in Mijn taken van die gebruiker.
Taakmedewerkers ontvangen meldingen wanneer de taak wordt bijgewerkt.
De aanmaker en de verantwoordelijke van de taak worden automatisch toegevoegd als medewerkers aan de taak.
Een taak toewijzen:
- Klik op het veld Verantwoordelijke in het deelvenster met taakdetails
- Begin met het typen van de naam of het e-mailadres van de persoon
- Selecteer de persoon uit de autoaanvulresultaten
Druk op
Tab+Mom uzelf een taak toe te wijzen.
De toewijzing van een taak ongedaan maken:
Ga naar het veld Verantwoordelijke en klik op het X-pictogram dat verschijnt
Duplicaattaken toewijzen
Als je dezelfde taak wilt maken voor meerdere personen, kun je gemakkelijk meerdere taken toewijzen aan individuen of aan een heel team in je organisatie.
Om meerdere kopieën van een taak toe te wijzen:
- Klik op het veld Verantwoordelijke in het deelvenster met taakdetails
- Selecteer Duplicaattaken toewijzen in het vervolgkeuzemenu
- Kies uit de lijst aan wie u een duplicaat gaat toewijzen
- Klik op Duplicaat toewijzen
.
U krijgt een melding aan het eind van uw scherm met de tekst x is gedupliceerd.
Kopieën toewijzen wijst de oorspronkelijke taak niet aan meerdere personen toe; het maakt meerdere kopieën van de taak en wijst die aan elke persoon toe.
Taakmedewerkers
Word medewerker van een taak om op de hoogte te blijven van de volgende wijzigingen:
- Een bijlage is toegevoegd aan de taak.
- Een nieuwe reactie is geplaatst op een taak.
- Iemand vindt de taak leuk
- Wanneer de taak gemarkeerd is als voltooid
Een medewerker aan een taak toevoegen:
Klik op de knop + naast Medewerkers om medewerkers toe te voegen of te verwijderen
Medewerkers ontvangen inboxmeldingen en kunnen meldingen via e-mail ontvangen, afhankelijk van hun instellingen.
Als je meldingen krijgt voor een taak waarin je niet langer geïnteresseerd bent, kun je jezelf verwijderen uit de lijst met taakmedewerkers.
Een taak verlaten:
Klik op de knop Taak verlaten
Een medewerker verwijderen:
Van hieruit kun je ofwel:
- Een medewerker verwijderen door met de muis over zijn naam te gaan en op het pictogram X te klikken
- Een medewerker toevoegen door hun naam of e-mail in te voeren en ze te selecteren in de autoaanvulresultaten
Als u een andere persoon @vermeldt in de beschrijving of reactie van een taak, zal deze automatisch worden toegevoegd als medewerker aan de taak.
Taken: tips en beste praktijken
Deze tips leren u hoe u een goede taak kunt maken en hoe u moet reageren op taken die u worden toegewezen.
Een goede taak aanmaken
- Schrijf duidelijke, actiegerichte taaknamen. U zou bijvoorbeeld kunnen zeggen “Eerste ontwerp van blogbericht votooiien” in de plaats van “Blogbericht.”
- Wijs de taak toe aan uzelf of aan een teamgenoot. Taken hebben slechts één verantwoordelijke, zodat er geen verwarring is over wie verantwoordelijk is voor het werk.
- U kunt een taak opsplitsen in subtaken als meerdere mensen moeten bijdragen aan de voltooiing ervan.
- Voeg een startdatum en vervaldatum toe om de duur en deadline van een taak aan te geven. Teamgenoten kunnen de tijd voor de taak beter budgetteren en weten wanneer die verwacht wordt.
- Gebruik de taakbeschrijving om meer details, instructies of context bij de taak te geven, zodat de toegekende persoon alle informatie heeft die hij nodig heeft om het werk te beginnen en af te maken. Je kunt een teamlid of een project vermelden, je taakbeschrijving opmaken met tekst met opmaak, tabellen gebruiken en media insluiten vanuit plaatsen zoals YouTube en Figma die zal verschijnen als een interactieve voorbeeldweergave in de taakbeschrijving.
- Voeg alle benodigde bestanden toe. Asana integreert met Google Drive, Dropbox, OneDrive en Box om het gemakkelijk te maken bestanden bij te voegen van de tools die u al gebruikt.
- Sommige taken kunnen afhankelijk zijn van de voltooiing van ander werk. Stel taakafhankelijkheden in zodat het werk in de juiste volgorde, op het juiste moment gebeurt.
- Tenslotte kun je medewerkers toevoegen aan de taak (het is alsof je ze een CC geeft in een e-mail). Zij zullen meldingen ontvangen over elke activiteit in de taak. U kunt op elk moment medewerkers toevoegen of verwijderen.
- Wanneer u een taak hebt voltooid, klikt u op het vinkje naast de naam van de taak. Plaats een reactie zodat de teamgenoten weten wat u bereikt hebt.
Je kunt ook mijlpalen maken die belangrijke projectdoelen weergeven, zoals het halen van een streefcijfer voor de inkomsten, of belangrijke onderdelen van het werk die de volgende fase deblokkeren, zoals het vastleggen van een locatie voor een evenement.
Een project, taak of subtaak maken?
Veel klanten stellen deze vraag, het antwoord is meestal dat het gewoon afhangt van wat u probeert te bereiken en hoe u de informatie wilt zien. Bekijk hieronder ons kader, samen met een paar aanwijzingen om u te helpen de juiste weg te kiezen:
| Project maken... | Een taak maken... | Een subtaak maken... | Voorbeelden | |
|---|---|---|---|---|
| Mate van inzet | Het gaat om een grote inspanning met een groep belanghebbenden die in de loop van de tijd naar een doel toewerken, of u wilt een centrale plaats om het werk te volgen. | U probeert voor één persoon een enkele taak vast te leggen, die binnen een paar minuten of werkdagen kan worden verwezenlijkt. | Meerdere mensen dragen bij tot de voltooiing van een taak om u te helpen verdelen en overwinnen. |
Project: Redactionele agenda Taak: Blog publiceren Subtaak: Citaten van klanten verzamelen voor blog |
| Weergaven | Je wilt het project en de taken ervan in verschillende weergaven zien (lijst, bord, tijdlijn, agenda) en erover rapporteren met portfolio 's en dashboardgrafieken. | Je wilt dat het werk zichtbaar is in de tijdlijn-, dashboard- of werkbelastingweergave (subtaken worden hier niet automatisch getoond). | Je hoeft de subtaken niet te zien in de tijdlijn-, dashboard-, of werkbelastingweergave. |
Project: Productlancering Taak: Uitvoeren van marktonderzoek Subtaak: Een onderzoeksverslag schrijven voor marketing |
| Complexiteit | Wat u doet heeft veel stappen, fasen, belanghebbenden of lagen. | U wilt communiceren met een subgroep van belanghebbenden over een specifiek werkstuk (in plaats van het hele project). | U probeert een taak in hapklare brokken te verdelen. (Maar als u meer dan vijf subtaken hebt die aan verschillende belanghebbenden zijn toegewezen, controleer dan of het toch stiekem geen project is). |
Project: Nieuwjaarscampagne Taak: Campagneberichten voltooien Subtaak: Campagneberichten herzien |
Reageren op en meewerken aan taken
Taken zijn bedoeld om door iedereen gemaakt en toegewezen te worden, voor iedereen in je Asana-domein. Maak de samenwerking extra verbonden met deze tips:
- Als iemand u een taak toewijst, kunt u die erkennen met een like om te laten zien dat u het gezien hebt en eraan kunt werken.
- Als u niet de juiste persoon bent om aan de taak te werken, kunt u de taak opnieuw toewijzen of een gesprek starten in de taakreacties.
- Terwijl u aan de taak werkt, geeft u updates met taakreacties waardoor taakmedewerkers kunnen reageren en de vorderingen kunnen volgen.
- Als een opmerking belangrijke details bevat of een leermoment bevat, kunt u het bovenaan vastzetten om het makkelijk vindbaar te maken.
- Als je iemands aandacht moet vestigen op een taak of opmerking, gebruik dan @vermelden. Ze worden op de hoogte gesteld en kunnen snel naar die specifieke taak navigeren. Als u iemand bij een taak @vermeldt, wordt deze persoon automatisch als medewerker toegevoegd en krijgt deze persoon een melding in zijn of haar inbox.
- U kunt ook de namen van projecten, taken, berichten en teams @vermelden om uw werk met elkaar te verbinden en er gemakkelijk naar te kunnen verwijzen.
Meer middelen om taken onder de knie te krijgen
Bent u meer een visuele leerling of wilt u een grondige training ? Kijk dan eens naar deze middelen:
| Bronnen | Link |
|---|---|
| Asana-lessen | Leer de basis van taken in 5 minuten |
| Video-zelfstudie voor taken | Bekijk Asana gebruiken |
| On-demand cursus taakbeheer | Registreren voor de Asana Academie |
| Contact met de Gemeenschap | Een aankomende training bijwonen of een gesprek beginnen op ons gemeenschapsforum over taken |