Projectsjablonen

Aangepaste sjablonen kunnen uw team heel wat tijd besparen door u in staat te stellen gestandaardiseerde projecten te maken om uw workflow te stroomlijnen. Met onze verbeterde projectsjabloonbouwer kun je in één oogopslag alle elementen en aspecten van je projectsjabloon zien, en die van je team.

Met de nieuwe projectsjablonen kun je aangepaste, herbruikbare sjablonen maken om je team te helpen nieuwe projecten in enkele seconden op te starten. Bekijk het artikel Sjabloon maken en gebruiken voor meer informatie over het maken en gebruiken van projectsjablonen. 

Doordat u nu projectsjablonen vanaf het begin kunt maken, kunt u de bijbehorende taken, medewerkers en tijdlijnen aan uw eigen wensen aanpassen.

Leer hoe je tijd kunt besparen en processen kunt standaardiseren met aangepaste sjablonen. Doe nu mee met onze virtuele training Basisworkflows maken in Asana.

Projectsjablonen lokaliseren 

Om projectsjablonen te vinden, scrolt u naar de onderkant van de startpagina van uw team en selecteert u het sjabloon dat u wilt gebruiken.

templates.gif

Je kunt ook de zoekbalk gebruiken om naar een sjabloon te zoeken.

Een projectsjabloon maken vanuit een bestaand project

Guests
  1. Klik op de uitklappijl naast de projecttitel
  2. Klik op Opslaan als sjabloon

Hier kun je je projectsjabloon een naam geven en het delen met je team. Je kunt ook de privacy-instellingen aanpassen zodat het sjabloon wordt gedeeld met je team, je team toegang geven om het te bewerken of het privé maken voor projectleden. Zodra je dit hebt gedaan, klik je op Een nieuwe sjabloon maken. 

Guests

Je sjabloon wordt nu gegenereerd, zodat je kunt beginnen met het bouwen en aanpassen aan je behoeften.

Guests

Hier krijgt u de optie om de Standaard Taken, Verantwoordelijken en Vervaldatums van het Sjabloon toe te  voegen of te bewerken.

Projectdatums instellen voor een aangepast sjabloon

Datums in projectsjablonen zijn relatief. Dit maakt het gemakkelijker om taken te volgen door te laten zien hoeveel dagen er tussen de startdatum en de einddatum van het project liggen.

Datums binnen projectsjablonen zijn nu relatief ten opzichte van de startdatum of de einddatum van het project dat op basis van het sjabloon is gemaakt.

Als je naar de datumkiezer gaat, kun je start- en/of einddatums instellen bij het maken van je projectsjabloon, waarbinnen Asana alle bijbehorende taken zal plannen. Alleen relatieve datums (bijv. 3 dagen nadat het project begonnen is) zullen in deze kiezer getoond worden.

Relative dates

De referentiedatum
instellen

Set schedule type

Bij het instellen van een schema kunt u het volgende doen:

  1. Kies je ofwel Vanaf project startdatum om alle taakdatums relatief te maken ten opzichte van de startdatum van het project wanneer het aangemaakt wordt vanuit het sjabloon.

  2. Of kies je Vanaf projectvervaldatum om alle taakdatums relatief te maken ten opzichte van de vervaldatum van het project wanneer het aangemaakt wordt vanuit het sjabloon.

Je hebt ook de optie om geen datums op te nemen of weekenden over te slaan.

Zodra u datums gekozen hebt, hebt u ook de mogelijkheid om op Tijd toevoegen te klikken, links onderaan het scherm van de datumkiezer. Dit zal u automatisch naar een vervaldatum met een overeenkomstige starttijd leiden.

Je sjabloon aanpassen

Sjablonen kunnen op maat gemaakt en aangepast worden door naar het menu Aanpassen te gaan in de rechterhoek van het sjabloon.

Project content

Van hieruit kunt u velden, formulieren, taaksjablonen en regels aanpassen.

Bovendien hebt u de mogelijkheid om elk veld van uw keuze toe te voegen, te bewerken of te verwijderen. Zodra je de taakdatums en de aangepaste velden hebt gekozen, klik je op Doorgaan links van je projectsjabloon.

Taken toegewezen in een projectsjabloon verschijnen niet in de Mijn taken van de verantwoordelijke.

Leer hoe je tijd kunt besparen en processen kunt standaardiseren met aangepaste sjablonen. J oen onze Streamline werk virtuele training nu.

Projectrollen

U kunt nu rollen toevoegen aan projectsjablonen. Rollen maken tijdelijke aanduidingen die automatisch taken aan de juiste teamgenoot toewijzen wanneer het sjabloon wordt gebruikt. Project rollen zijn beschikbaar op Asana AdvancedEnterprise, en Enterprise+ niveaus, evenals evenals legacy tiers Bedrijf en Legacy Enterprise.

Rollen toevoegen aan een projectsjabloon:

Adding project roles

Om een rol toe te voegen aan een projectsjabloon, maak je eerst een nieuw projectsjabloon of klik je op Bewerken in de rechterbovenhoek van een bestaand sjabloon.

Add role

Klik op de knop + Rol toevoegen in de zijbalk om te beginnen met het toevoegen van projectrollen.

Add roles
  1. Klik op + Rol toevoegen en voer de relevante rolnaam in; bijvoorbeeld Project Manager of Designer.
  2. Klik op Aanmaken om de rolnaam op te slaan.

Bewerk of voeg extra projectrollen toe:

Edit roles
  1. Klik op Rol bewerken onder Project rollen in de zijbalk
  2. Klik op + Rol toevoegen om een extra projectrol toe te voegen
  3. Op een bestaande rol klikken om te bewerken of wijzigingen aan te brengen

Een projectrol verwijderen:

Remove roles
  1. Klik op Rol bewerken
  2. Beweeg de muis over de rol die u wilt verwijderen en klik op de x die verschijnt en klik vervolgens op Verwijderen
  3. Klik op Gereed om terug te keren naar je sjabloon

Projectrollen toewijzen:

Assign roles
  1. Klik op Gereed zodra u klaar bent met het bewerken van uw sjabloon
  2. Klik op Sjabloon gebruiken om door de normale flow te gaan om uw project een naam te geven en klik vervolgens op Doorgaan
  3. Op de volgende pagina kunt u verantwoordelijken kiezen voor elke projectrol. Eenmaal toegewezen, klikt u op Naar project gaan. Je kunt ook op Overslaan klikken om deze stap over te slaan, maar dit wordt niet aanbevolen. Bekijk de onderstaande Asana tip.

Houd er rekening mee dat als deze stap wordt overgeslagen, de verantwoordelijke achteraf niet kan worden toegevoegd, wat betekent dat het veld voor de verantwoordelijke leeg blijft. Het wordt daarom aanbevolen om de verantwoordelijke toe te voegen bij de eerste aanmaak.

Sjablooninstellingen

Template settings

Van Sjabloon Instellingen, krijgt u de optie om:

  1. De titel van je sjabloon te bewerken
  2. Een sjabloonbeschrijving toe te voegen
  3. Het team dat toegang heeft tot het sjabloon te kiezen
  4. Een privacy-instelling te kiezen
  5. Medewerkers van projectsjablonen te kiezen
  6. Project aan portfolio 's toevoegen

 

Settings

Sjabloon eigenaren kunnen beslissen of leden projectsjablonen mogen bewerken of gebruiken.

Guests
  1. Degenen met de machtigingen Kan bewerken kunnen alles in de sjabloon toevoegen, bewerken en verwijderen.
  2. Degenen met de toestemming Kan gebruiken kunnen de sjabloon gebruiken om projecten te maken, maar kunnen niets in de sjabloon bewerken.
  3. Leden kunnen toegang krijgen om als nieuwe sjablooneigenaar ingesteld te worden.
  4. Leden kunnen ook verwijderd worden als sjabloonlid.

Asana-beta-.png

 

U kunt de bouwer ook gebruiken om projecten aan portfolio 's toe te voegen. Dit betekent dat alle projecten die door dit sjabloon zijn gemaakt, worden toegevoegd aan het geselecteerde portfolio. 

Een project vanaf nul maken met projectsjablonen

U kunt de bouwer ook gebruiken om een sjabloon vanaf nul te maken:

  1. Een nieuw project maken.
  2. Een sjabloon gebruiken selecteren
  3. Selecteer de sjabloon die u wilt gebruiken
  4. Klik om de sjabloon te gebruiken of te bewerken

Opmerking: Als uw team eenmaal zijn eerste sjabloon gemaakt heeft, kunt u ook een nieuw sjabloon maken vanaf de team pagina, in de sectie Sjablonen.

template1.gif

Een sjabloon verwijderen

Projectsjablonen in een bepaald team kunnen gemakkelijk bekeken en geïdentificeerd worden door gewoon naar de teampagina te gaan.

Van hieruit kunnen de sjablonen gemakkelijk bewerkt en gewist worden door op het driepunten-pictogram te klikken, rechts bovenaan het sjabloon.

Frame 630779.png

Bundels in projectsjablonen

Beschikbaar op Asana Enterprise en Enterprise+ niveaus, evenals legacy tier Legacy Enterprise.

Ga naar onze pagina met prijzen voor meer informatie.

Gebruikers kunnen bundels toevoegen aan projectsjablonen via het menu Aanpassen bij het maken van een project op basis van een projectsjabloon. Bundels in projectsjablonen stellen gebruikers in staat om hun projecten en workflows te standaardiseren en te beheren, zelfs nadat een project is gemaakt, wat betekent dat:

  • Projecten die zijn gemaakt met behulp van het projectsjabloon, zullen de bundel hebben toegepast.
  • Updates van de bundel worden automatisch gesynchroniseerd met alle andere projecten en projectsjablonen die die bundel gebruiken. Wanneer de bundel zelf wordt bijgewerkt, worden deze wijzigingen weergegeven overal waar de bundel in gebruik is

Een bundel toevoegen aan je projectsjabloon

  1. Begin met het maken van een nieuw project en kies Een sjabloon gebruiken om een projectsjabloon uit de bibliotheek te kiezen.
  2. Klik op Bewerken om het projectsjabloon te bewerken.
  3. Klik op Aanpassen en kies + Bundel toevoegen in het menu Aanpassen.
  4. U kunt dan kiezen tussen een bestaande bundel of een nieuwe bundel maken vanuit de Bundels galerij
  5. Nadat u de bundel hebt gemaakt, moet u ervoor zorgen dat u de bundel op dat projectsjabloon toepast door deze in het dashboard voor bundels te selecteren.

Nadat je een bestaande bundel hebt gemaakt of geselecteerd vanuit de galerij, moet je de bundel toevoegen aan het projectsjabloon vanuit het dashboard voor het beheer van bundels, zodat het sjabloon de bundel kan ontvangen.

Toepassen van bundels vanuit het dashboard voor bundels beheer

Een bundel kan ook worden toegepast op een projectsjabloon vanuit het dashboard voor bundels beheer, zoals hieronder weergegeven.

  1. Klik op de knop Aanpassen in je project en scroll naar beneden naar Bundels.
  2. Klik op de bundel die u wilt gebruiken en ga naar het tabblad Dashboard.
  3. Klik op de knop + Toevoegen aan mijn werk om het relevante projectsjabloon te zoeken en te selecteren.

Projectsjablonen bekijken in het dashboard voor bundels beheer

  1. Klik op de knop Aanpassen in je project en scroll omlaag naar Bundels.
  2. Klik op de bundel die u wilt bekijken en navigeer naar het tabblad Dashboard
  3. Onder Werksoort ziet u of elk vermeld item een project of een projectsjabloon is.

Opmerkingen over bundels in projectsjablonen

  • Aangezien de bundel aan het projectsjabloon is gekoppeld, worden wijzigingen aan de bundel automatisch in het projectsjabloon weergegeven.
  • Bestaande bundels uit de bundelgalerij kunnen aan een projectsjabloon worden toegevoegd.
  • Gebruikers kunnen een lijst met bundels zien die zijn toegevoegd aan het projectsjabloon (dit is afhankelijk van de projectmachtigingen van een gebruiker).
  • Gebruikers moeten bewerkingstoegang tot een projectsjabloon hebben om een bundel aan de sjabloon toe te voegen of om eerder toegevoegde bundels te bekijken.

Bevalt het wat je ziet? Begin vandaag nog met een gratis proefversie van Asana. Probeer het gratis

Was dit artikel nuttig?

Thanks for your feedback