Overzicht
Aangepaste sjablonen kunnen uw team heel wat tijd besparen door u in staat te stellen gestandaardiseerde projecten te maken om uw workflow te stroomlijnen. Met onze verbeterde projectsjabloonbouwer kun je in één oogopslag alle elementen en aspecten van je projectsjabloon zien, en die van je team.
Met de nieuwe projectsjablonen kun je aangepaste, herbruikbare sjablonen maken om je team te helpen nieuwe projecten in enkele seconden op te starten.
Doordat u nu projectsjablonen vanaf het begin kunt maken, kunt u de bijbehorende taken, medewerkers en tijdlijnen aan uw eigen wensen aanpassen.
Leer hoe je tijd kunt besparen en processen kunt standaardiseren met aangepaste sjablonen. Doe nu mee met onze virtuele training Basisworkflows maken in Asana.
Een project maken met projectsjablonen vanuit een bestaand project
- Klik op de uitklappijl naast de projecttitel
- Klik op Opslaan als sjabloon
Hier kun je je projectsjabloon een naam geven en het delen met je team. Je kunt ook de privacy-instellingen aanpassen voor het sjabloon dat je met je team wilt delen, je team toegang geven om het te bewerken of het privé maken voor projectleden. Zodra je dit hebt gedaan, klik je op Een nieuwe sjabloon maken.
Je sjabloon wordt nu gegenereerd, zodat je kunt beginnen met het bouwen en aanpassen aan je behoeften.
Hier krijgt u de optie om de standaardtaken, verantwoordelijken en vervaldatums van het sjabloon toe te voegen of te bewerken.
Projectdatums instellen voor een aangepast sjabloon
Datums in projectsjablonen zijn relatief. Dit maakt het gemakkelijker om taken te volgen door te laten zien hoeveel dagen er tussen de startdatum en de einddatum van het project liggen.
Datums binnen projectsjablonen zijn nu relatief ten opzichte van de startdatum of de einddatum van het project dat op basis van het sjabloon is gemaakt.
Als je naar de datumkiezer gaat, kun je startdatums en/of einddatums instellen bij het maken van je projectsjabloon, waarbinnen Asana alle bijbehorende taken zal plannen. Alleen relatieve datums (bijv. 3 dagen nadat het project begonnen is) zullen in deze kiezer getoond worden.
De referentiedatum
instellen
Bij het instellen van een schema kunt u het volgende doen:
Kies je ofwel Vanaf project startdatum om alle taakdatums relatief te maken ten opzichte van de startdatum van het project wanneer het aangemaakt wordt vanuit het sjabloon.
-
Of kies je Vanaf projectvervaldatum om alle taakdatums relatief te maken ten opzichte van de vervaldatum van het project wanneer het aangemaakt wordt vanuit het sjabloon.
Je hebt ook de optie om geen datums op te nemen of weekenden over te slaan.
Zodra u datums gekozen hebt, hebt u ook de mogelijkheid om op Tijd toevoegen te klikken, links onderaan het scherm van de datumkiezer. Dit zal u automatisch naar een vervaldatum met een overeenkomstige starttijd leiden. Uw sjabloon aanpassen
Sjablonen kunnen op maat gemaakt en aangepast worden door naar het tabblad Aanpassen te gaan in de rechterhoek van het sjabloon.
Van hieruit kunt u velden, formulieren, taaksjablonen en regels aanpassen.
Bovendien hebt u de mogelijkheid om elk veld van uw keuze toe te voegen, te bewerken of te verwijderen. Zodra je de taakdatums en de aangepaste velden hebt gekozen, klik je op Doorgaan links van je projectsjabloon.
Taken toegewezen in een projectsjabloon verschijnen niet in de Mijn taken van de verantwoordelijke.
Leer hoe je tijd kunt besparen en processen kunt standaardiseren met aangepaste sjablonen. Neem nu deel aan onze virtuele Streamline-werktraining.
Projectrollen
U kunt nu rollen toevoegen aan projectsjablonen. Rollen maken tijdelijke aanduidingen die automatisch taken toewijzen aan de juiste teamgenoot wanneer het sjabloon wordt gebruikt. Projectrollen zijn beschikbaar met een Asana Business- of Enterprise-abonnement.
Rollen toevoegen aan een projectsjabloon:
Om een rol toe te voegen aan een projectsjabloon, maak je eerst een nieuw projectsjabloon of klik je op Bewerken in de rechterbovenhoek van een bestaand sjabloon.
Klik op de knop + Rol toevoegen in de zijbalk om te beginnen met het toevoegen van projectrollen.
- Klik op + Rol toevoegen en voer de relevante rolnaam in; bijvoorbeeld Projectmanager of Ontwerper.
- Klik op Aanmaken om de rolnaam op te slaan.
Bewerk of voeg extra projectrollen toe:
- Klik op Rol bewerken onder Projectrollen in de zijbalk
- Klik op + Rol toevoegen om een extra projectrol toe te voegen
- Op een bestaande rol klikken om te bewerken of wijzigingen aan te brengen
Een projectrol verwijderen:
- Klik op Rol bewerken
- Beweeg de muis over de rol die u wilt verwijderen en klik op de x die verschijnt en klik vervolgens op Verwijderen
- Klik op Gereed om terug te keren naar je sjabloon
Projectrollen toewijzen:
- Klik op Gereed zodra u klaar bent met het bewerken van uw sjabloon
- Klik op Sjabloon gebruiken om door de normale flow te gaan om uw project een naam te geven en klik vervolgens op Doorgaan
- Op de volgende pagina kunt u verantwoordelijken kiezen voor elke projectrol. Klik na toewijzing op Ga naar project. Je kunt ook op Overslaan klikken om deze stap over te slaan, maar dit wordt niet aanbevolen. Bekijk de onderstaande Asana-tip.
Houd er rekening mee dat als deze stap wordt overgeslagen, de verantwoordelijke achteraf niet kan worden toegevoegd, wat betekent dat het veld voor de verantwoordelijke leeg blijft. Het wordt daarom aanbevolen om de verantwoordelijke toe te voegen bij de eerste aanmaak.
Sjablooninstellingen
In Sjablooninstellingen krijgt u de mogelijkheid om:
- De titel van je sjabloon te bewerken
- Een sjabloonbeschrijving toe te voegen
- Het team dat toegang heeft tot het sjabloon te kiezen
- Een privacy-instelling te kiezen
- Projectsjabloon-medewerkers te kiezen
Sjablooneigenaars kunnen beslissen of leden projectsjablonen mogen bewerken of gebruiken.
- Degenen met de machtigingen Kan bewerken kunnen alles in de sjabloon toevoegen, bewerken en verwijderen.
- Degenen met de toestemming Kan gebruiken kunnen de sjabloon gebruiken om projecten te maken, maar kunnen niets in de sjabloon bewerken.
- Leden kunnen toegang krijgen om als nieuwe sjablooneigenaar ingesteld te worden.
- Leden kunnen ook verwijderd worden als sjabloonlid.
Een project vanaf nul maken met projectsjablonen
U kunt de bouwer ook gebruiken om een sjabloon vanaf nul te maken:
- Een nieuw project maken.
- Een sjabloon gebruiken selecteren
- Scrol omlaag naar de sectie aangepaste sjablonen
- Klik op + Nieuw sjabloon
Opmerking: Als uw team eenmaal zijn eerste sjabloon gemaakt heeft, kunt u ook een nieuw sjabloon maken vanaf de teampagina, in de sectie sjablonen.
Een sjabloon verwijderen
Projectsjablonen in een bepaald team kunnen gemakkelijk bekeken en geïdentificeerd worden door gewoon naar de teampagina te gaan.
Van hieruit kunnen de sjablonen gemakkelijk bewerkt en gewist worden door op het driepunten-pictogram te klikken, rechts bovenaan het sjabloon.
Bevalt het wat je ziet? Begin vandaag nog met een gratis proefperiode van 30 dagen met Asana Business. Probeer het gratis